Publicystyka - ngo.pl

Wybór właściwej platformy do przeprowadzenia webinara nie jest prosty, a to wszystko przez ogromną ilość rozwiązań dostępnych na rynku. Możemy jednak podzielić je na cztery grupy:

• platformy webinarowe
• narzędzia do wideokonferencji
• platformy streamingowe
• social media

Dziś skupimy się przede wszystkim na pierwszej grupie. Ale zanim przejdziemy do konkretnych serwisów oraz ich funkcji, warto zastanowić się nad tym, czego tak naprawdę potrzebujemy?

Sama platforma jest jedynie narzędziem i nie sprawi, że nasz webinar się powiedzie. Jeśli jednak jej wybór będzie świadomy i podyktowany realnymi potrzebami, to z pewnością wpłynie to na komfort prowadzącego, możliwości przekazywania wiedzy, a ostatecznie również na odbiór całości przez uczestników.

Dlatego zacznij od wypisania wszystkich pożądanych cech i funkcji, co pozwoli Ci na właściwą selekcję spośród całej gamy narzędzi dostępnych na rynku. Nie zawsze uda się znaleźć rozwiązanie skrojone na miarę potrzeb, dlatego być może konieczne będą kompromisy lub ustępstwa. Im wcześniej będziesz mieć ich świadomość, tym łatwiej będzie Ci się na nie przygotować lub przygotować na nie swoich odbiorców.

Przykładem takiej sytuacji może być chociażby brak polskiej wersji językowej interfejsu platformy, nieintuicyjna obsługa poszczególnych funkcji lub skomplikowany proces rejestracji. Takie niedogodności mogą skutecznie odebrać spokój nieprzygotowanych na to uczestników i zepsuć im odbiór całego wydarzenia. Jeśli jednak weźmiesz to pod uwagę, możesz odpowiednio wcześniej przygotować poradnik lub krótką instrukcję dla osób, u których mogą pojawić się trudności.

Wracając do potrzeb, spróbuj je pogrupować oraz określ, jak bardzo są dla Ciebie istotne. Pomocnym rozwiązaniem będzie stworzenie prostej tabeli lub checklisty, w której na etapie porównywania różnych platform, będziesz odznaczać sobie spełnione (bądź nie) kryteria.

Najprostszym sposobem na przegląd dostępnych funkcji danego narzędzia, jest zajrzenie do cennika (także w przypadku darmowych rozwiązań, które zazwyczaj oferują płatne plany i pakiety lub możliwość rozszerzenia funkcji o dostosowane do potrzeb dodatki). Ich omawianie podzielmy sobie na poszczególne etapy webinaru, od jego planowania i organizacji, aż po zakończenie.

Kwestie techniczne i organizacyjne

Parametry poszczególnych platform lub oferowanych przez nie planów wyznaczają nam pewne granice, w ramach których możemy się poruszać. Dlatego kluczowymi elementami, jakie warto wziąć pod uwagę przed organizacją wydarzenia są:

• szacowana liczba uczestników
• liczba prezenterów (osób prowadzących webinar)
• czas trwania wydarzenia

Dodatkowo rozważ, czy planujesz pobierać od uczestników opłaty za udział, bowiem nie wszystkie platformy posiadają zintegrowane systemy płatności.

Ponadto, jeśli Twój wybór padnie na płatne rozwiązanie zagraniczne, skonsultuj to ze swoją księgowością. Gdyż do otrzymania prawidłowej faktury niezbędne może być posiadanie numeru identyfikacji podatkowej VAT-EU.

Promocja i komunikacja wydarzenia

O ile nie organizujesz webinaru dla zamkniętej grupy, z pewnością istotne będzie dla Ciebie dotarcie do potencjalnych odbiorców. Z pewnością wykorzystasz do tego swoje standardowe kanały komunikacji, jednak funkcje zintegrowane z usługami webinarowymi mogą być ich świetnym uzupełnieniem. Dlatego sprawdź, czy wybrana platforma oferuje:

• stworzenie strony wydarzenia z agendą i informacjami o prelegentach
• wysyłkę zaproszeń
• wysyłkę mailingów do zarejestrowanych uczestników
• prowadzenie książki adresowej
• automatyzację powiadomień o nadchodzących wydarzeniach

Mniej istotnym, jednak miłym dodatkiem, będzie możliwość użycia własnego logo oraz dostosowania kolorystyki narzędzia do swojej identyfikacji wizualnej. Dzięki temu możesz pokazać swój profesjonalizm i dbałość o szczegóły, co pozytywnie wpłynie na odbiór Twojej marki w oczach uczestników. Doskonałym dopełnieniem będą działania po zakończeniu webinaru. Na przykład przekierowanie na stronę z podziękowaniem lub udostępnienie dodatkowych materiałów i zapisu nagrania ze spotkania.

Prezentowanie treści i interakcja z uczestnikami

Pora przejść do jego istoty – czyli samej treści webinaru i sposobu jej przekazania. Musimy mieć świadomość tego, że wszelkie zajęcia w formie online, oprócz niewątpliwych korzyści, stawiają też przed nami nowe wyzwania. Jednym z nich, jest utrzymanie odpowiedniej uwagi uczestników. O ile na sali szkoleniowej mamy z nimi bezpośredni kontakt i większą możliwość kontroli, to w trakcie webinaru wygląda to nieco inaczej. Dlatego sama „gadająca głowa” nie sprawdzi się nawet przy najbardziej charyzmatycznym mówcy.

I właśnie dlatego warto postawić na platformę do webinarów, daje nam ona bowiem dużo większe możliwości, niż na przykład transmisja na żywo w mediach społecznościowych. Wśród najważniejszych funkcji wymieniłbym:

• wyświetlanie prezentacji (np. z programów PowerPoint, Keynote czy też plików .pdf)
• udostępnianie przez prezentera swojego pulpitu, okna wybranego programu lub ekranu telefonu
• odtwarzanie materiałów wideo (własnych lub z serwisu YouTube)
• tablica (whiteboard), na której zarówno prowadzący, jak i uczestnicy mogą pisać lub rysować
• przeprowadzanie ankiet i testów, z możliwością prezentowania uczestnikom ich wyników

Dwa ostatnie punkty dają naszym odbiorcom możliwość aktywnego uczestnictwa w spotkaniu. Oprócz tego, możemy komunikować się z nimi za pomocą określonych reakcji, czatu, prywatnych wiadomości lub pozwolić im na zadawanie pytań, które w wybranym przez nas momencie będą wyświetlane na ekranie.

Dostępność

Udział w webinarze odbywa się poprzez stronę internetową danej platformy, czasem konieczne jest zainstalowanie odpowiedniego programu lub aplikacji. W przypadku niektórych grup odbiorców może to być istotna bariera, która ograniczy możliwość ich udziału. Dlatego jeśli reprezentujesz organizację społeczną i zależy Ci na dotarciu ze swoimi treściami do jak najszerszego grona, sprawdź, czy wybrana przez Ciebie platforma umożliwia jednoczesne transmitowanie webinaru na YouTube lub na Facebooku.

Alternatywnym rozwiązaniem może być zapis nagrania webinaru (w chmurze lub lokalnie) do późniejszego wykorzystania lub udostępnienia w innych kanałach.

Ustawienia zaawansowane

Niektóre, specyficzne potrzeby wymagają bardziej zaawansowanych rozwiązań. Jednym z przykładów jest konieczność udokumentowania liczby uczestników lub wygenerowania listy obecności (chociażby do celów zaraportowania w projekcie) – nie każda platforma daje takie możliwości! Ponadto tam, gdzie w grę wchodzi przetwarzanie danych osobowych, warto sprawdzić, czy narzędzie jest zgodne z przepisami RODO, oraz czy daje nam możliwość wygenerowania umowy powierzenia danych.

Inne zaawansowane funkcje, które mogą być dla Ciebie istotne, to:

• integracje z zewnętrznymi serwisami i usługami (np. Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel)
• możliwość uczestnictwa w webinarze drogą telefoniczną
• multi-login (możliwość korzystania z konta usługi przez kilka osób z w organizacji)
• generowanie raportów i statystyk dotyczących organizowanych wydarzeń i uczestniczących w nich osób
• wystawienie certyfikatów/dyplomów
• dodatkowa personalizacja usługi
• zabezpieczenie transmisji przed nieuprawnionym nagrywaniem

W tym miejscu istotna będzie również obsługa klienta i oferowane wsparcie techniczne (np. w zakresie konfiguracji zaawansowanych funkcji), a także dodatkowe zasoby (poradniki, instruktaże, FAQ) udostępniane na stronie usługi.

Wiesz już, jakie możliwości dają platformy do webinarów. Dlatego w tym miejscu chciałbym zaproponować Ci kilka konkretnych narzędzi, tak, by w zależności od potrzeb, każdy znalazł tu coś dla siebie.

ClickMeeting

To jedna z najczęściej polecanych platform do webinarów. Oprócz zaawansowanych możliwości (w zależności od wybranego planu znajdziesz w niej niemal wszystkie opisywane powyżej funkcje), jej największym plusem jest to, że jest to polski produkt. Możesz więc liczyć na:

• polski interfejs
• bazę wiedzy i wsparcie obsługi klienta w ojczystym języku
• zgodność z RODO i innymi przepisami polskiego prawa

Wersja testowa obejmuje większość kluczowych funkcji i pozwala korzystać z narzędzia przez okres 7 dni, z ograniczeniem do 25 uczestników. Natomiast cena pełnej wersji zależna jest od ilości osób mogących uczestniczących w webinarze (określa się ją za pomocą suwaka, który znajduje się w cenniku usługi) oraz od wybranego okresu rozliczeniowego (miesięczny lub roczny).

Jeśli Twoja organizacja prowadzi kampanie e-mail marketingowe, sprawdź, czy wykorzystywana przez was platforma nie oferuje zintegrowanego ze swoją usługą narzędzia do webinarów. Dobrym przykładem są tutaj polskie GetResponse i Freshmail. O tym, jak działają te usługi pisaliśmy w artykule Newsletter w organizacji? Tak, warto. Rozwiewamy wątpliwości.

Zoom

Choć typowym zastosowaniem platformy Zoom są wirtualne spotkania, to świetnie sprawdzi się ona również w webinarach. Jej największymi plusami są przyjazny interfejs, łatwość obsługi, bardzo dobra jakość transmisji i możliwość skonfigurowania wielu zaawansowanych funkcji.

Zoom nie ma ograniczenia strumieni wideo, więc podczas organizowanego spotkania można poprosić uczestników o włączenie swoich kamerek, tak by widzieć ich wszystkich. Z punktu widzenia prowadzącego, możliwość obserwowania reakcji słuchaczy jest bardzo komfortowa, ponieważ pozwala nawiązać zdecydowanie lepszy kontakt.

Poza typowymi funkcjami, jak udostępnianie ekranu, whiteboard, czat (z możliwością przesyłania plików), reakcje, poczekalnia czy nagrywanie spotkania, warto wspomnieć o „breakout rooms”, czyli możliwości dzielenia (ręcznym lub automatycznym) uczestników na mniejsze „pokoje”, w których mogą się ze sobą skomunikować i np. wykonać zadanie grupowe. Ta funkcja z pewnością przypadnie do gustu osobom preferującym warsztatowe formy prowadzenia zajęć i naukę przez doświadczenie.

Darmowa wersja pozwala zorganizować spotkanie dla maksymalnie 100 uczestników, które potrwa do 40 minut. Pakiety płatne można wykupywać na miesiąc lub na rok. 

Alternatyw dla Zooma poszukaj w artykule Spotkanie on-line? Z tymi aplikacjami sprawnie zorganizujecie wideokonferencję.

StreamingVideoProvider

Co prawda, platformy streamingowe (służące do prowadzenia transmisji na żywo) nie oferują typowo webinarowych funkcji, a uczestnicy często ograniczeni są jedynie do czatu lub reakcji, to takie rozwiązanie ma jednak kilka innych zalet. Np. transmisję w jakości 4k, możliwości monetyzacji, zabezpieczenie transmisji przed nagrywaniem i wiele innych zaawansowanych funkcji.

StreamingVideoProvider dostępny jest w języku polskim i oferuje 15-dniowy okres próbny z pełną funkcjonalnością platformy. I podobnie jak w innych opisywanych usługach, oferuje płatności w systemie miesięcznym oraz rocznym.

Jeśli zdecydujecie się na taką formę prowadzenia webinaru, to zainteresujcie się również open source'owym oprogramowaniem OBS Studio. Pozwala on na zaawansowany montaż obrazu wychodzącego na zewnątrz. Dzięki temu możecie w bardzo prosty sposób udostępniać dodatkowe treści (np. okno aplikacji, prezentację, materiały multimedialne), wyświetlać obraz z kilku kamer jednocześnie albo nakładać obraz na green screen. Program dostępny jest na systemy operacyjne Windows, macOS oraz Linux.

Facebook, Instagram, YouTube

Na koniec najprostsze, choć dość ograniczone rozwiązanie. Każdy z tych serwisów umożliwia wam bowiem prowadzenie transmisji na żywo, choć odbiorcy są ograniczeni jedynie do czatu, komentarzy lub reakcji. Zdecydowanym plusem jest dostępność i prostota, wystarczy przecież wyciągnąć telefon i rozpocząć nadawanie.

Jeśli macie ograniczone zasoby (sprzętowe, czasowe, finansowe) lub po prostu nie radzicie sobie z zaawansowanymi narzędziami – będzie to dla was najprostsza droga do rozpoczęcia swojej przygody z webinarami. Wystarczą chęci i trochę kreatywności. Ponadto takie rozwiązanie możecie potraktować jako świetne źródło nauki i doświadczenia w mówieniu do kamery, które przecież nie każdemu przychodzi z łatwością. Decydując się na YouTube, zainteresujcie się wcześniej dołączeniem waszych organizacji do programu Google dla Organizacji Non Profit.

Jak widzicie, temat jest bardzo obszerny, dlatego warto poświęcić trochę czasu na przygotowania i wybór odpowiedniej platformy. A kiedy już podejmiecie decyzję, sprawdźcie, co jest potrzebne, żeby zorganizować webinar i jak zrobić to dobrze?

Testy, testy i jeszcze raz testy

Nim jednak zorganizujesz swój pierwszy webinar, dokładnie przetestuj wybraną platformę. Pozwoli Ci to zapoznać się z obsługą interfejsu a w efekcie uniknąć niepotrzebnego stresu już podczas samego wydarzenia. Zadbaj też o swoich odbiorców. Sprawdź, jak przebiega proces rejestracji, dołączania oraz obsługa narzędzia. Dzięki temu będziesz w stanie skutecznie pomóc osobom, dla których będzie to nowe doświadczenie.

Bonusowa wiedza

Chociaż opisywany wcześniej program OBS Studio stworzony jest jedynie do obsługi serwisów streamingowych, to jest sposób, aby wykorzystać go też przy nadawaniu w platformach webinarowych, narzędziach do wideokonferencji oraz w mediach społecznościowych. Wystarczy, że zainstalujesz wtyczkę OBS-VirtualCAM, dzięki której jako obraz z kamery można nadawać dowolną treść (np. prezentację, pulpit, okno programu, widok z wielu kamer). Niestety wtyczka dostępna jest tylko dla Windowsa.

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy! 🙂