Publicystyka - ngo.pl

Minęło półtora roku od momentu, kiedy duża część działaczy i działaczek trzeciego sektora musiała się szybko nauczyć pracy z domu. I choć większość z nas przyzwyczaiła się już do realizacji zadań z domowego biura, wciąż wiele osób, pracując w rozproszeniu, narzeka na problemy z organizacją czasu pracy lub na prokrastynację. To właśnie ta ostatnia bywa powodem frustracji, poczucia braku efektywności czy zmęczenia. A dotyka najczęściej osób, które mają przywilej decydowania o sposobie czy też tempie swojej pracy.

Słowo „prokrastynacja” pochodzi z języka łacińskiego, „procrastinatio” oznacza „zwłokę”, a samo słowo „crastinate” – „jutro”. Choć temat prokrastynacji najczęściej omawiany jest w formie żartów – sprowadzających się do dokładnego sprzątania mieszkania zamiast wykonywania ważnych zadań, dla wielu osób jest także realnym problemem, który znacznie wpływa na jakość ich życia.

Odwlekać można różne rzeczy – pracę, ale także zadbanie o nasze zdrowie, finanse, emeryturę czy podjęcie decyzji o zmianie pracy. Odkładanie zadań na później przynosi chwilową ulgę, ten moment jednak szybko mija – bo prokrastynując, mamy świadomość niewykonywania zadania i negatywnych tego konsekwencji – co powoduje stres i zmęczenie często równe temu, którego unikamy.

Technika walki z prokrastynacją zależy od tego, jak duży mamy problem z odkładaniem zadań, jak często nam się to zdarza i jakich obszarów dotyczy. W niektórych przypadkach konieczna może wizyta u psychologa, dokładne przyjrzenie się temu, co jest powodem odwlekania. W niektórych pomocne mogą być proste techniki. Sprawdź, może któraś z nich pomoże także Tobie.

Pierwsza metoda polega na wykonaniu pewnego rodzaju intelektualnej pracy z własnym nastawieniem do planowanych zadań. U jej podstaw leży przekonanie, że przyczyną odkładania „na jutro” jest perfekcjonizm lub lęk przed tym, że nie wykonamy pracy tak dobrze, jakbyśmy tego od siebie oczekiwali.

Jeżeli myślimy „muszę napisać najlepszy program na świecie” albo „tym tekstem muszę wygrać nagrodę Grand Press”, to trudno może być się za takie zadanie w ogóle zabrać. Łatwiej jest, gdy pomyślimy: „napiszę ten program czy tekst najlepiej, jak umiem to zrobić w tej chwili”.

Drugą metodą, trochę podobną do metody pierwszej, ale bardziej „techniczną”, jest metoda 5 minut. Polega ona na zaplanowaniu pracy na 5 minut; po 5 minutach jesteśmy z tego obowiązku zwolnieni. Metoda 5 minut pozwala wykonywać stale mały postęp albo po prostu zacząć, bo po 5 minutach często mamy ochotę wykonywać zadanie dalej.

Jeżeli chcemy wyrobić sobie nawyk ćwiczenia albo nauki języka, to łatwiej jest zmobilizować się, jeżeli założymy, że będzie to 5 minut, niż jeżeli od razu planujemy godzinę. Czas, jaki wybierzemy „na start” zależy od indywidualnych preferencji – niektórzy mówią, że na początek warto zaplanować nawet 2 minuty, inni, że dobry czas to 10 minut, bo pozwala skoncentrować się na zadaniu i wtedy jest większa szansa, że będziemy kontynuować pracę.

Kolejną metodą „antyprokrastynacyjną” jest mierzenie czasu pracy. Ta metoda zrewolucjonizowała życie wielu osób (także autorki tego tekstu). Przydaje się zwłaszcza freelanserom, którzy sami decydują, kiedy pracują, ale także „etatowcom”, bo pozwala sprawdzić, czym zajmują się cały dzień.

Mierzyć czas możemy przy pomocy zwykłego zegarka i notesu albo kalendarza, ale wygodniej jest to robić przy pomocy aplikacji, takich jak np. Timenye, Toggl czy Harvest. Aplikacje pozwalają podzielić pracę na projekty, a te na poszczególne zadania. Zaczynając realizować zadanie, wciskamy „start” i aplikacja mierzy czas. Dzięki mierzeniu czasu widzimy, co jest najbardziej, a co najmniej pracochłonne oraz – co może mieć szczególne znaczenie w przypadku „wolnych strzelców” – co jest bardziej, a co mniej, opłacalne. Aplikacje pokazują na grafach, które zadania, jakiego rodzaju, dla których organizacji czy klientów, angażują nas najbardziej.

Jeżeli zdecydujemy się mierzyć czas pracy, to ważne jest to, żeby być ze sobą absolutnie uczciwym i wyłączać zegarek na czas robienia kawy czy przeglądania Facebooka.

Rejestrując wykonywane zadania dłużej – w perspektywie tygodnia czy roku, możemy zobaczyć, czy poświęcamy czas na rzeczy dla nas ważne czy nieważne – czyli po prostu, jak żyjemy.

Metodą, która również wykorzystuje mierzenie czasu, ale w inny sposób, jest Pomodoro. Nazwa tej metody pochodzi od kuchennego zegara do gotowania, który często ma kształt pomidora. W Pomodoro chodzi o podzielenie czasu pracy na równe bloki przerywane równej długości przerwami.

Przystępując do pracy z Pomodoro, najpierw decydujesz, jakie zadanie będziesz wykonywać, a potem ustawiasz liczbę interwałów. Możesz np. zaplanować, że dwie sesje Pomodoro przeznaczysz na pisanie tekstu, kolejną na odpowiadanie na maile, kolejne trzy na planowanie działań projektowych itd.

Z Pomodoro można pracować przy pomocy budzika i kartki papieru, ale wygodniej jest skorzystać z aplikacji takich jak np. Focus To-do albo Tomato Timer (tutaj nie musimy niczego pobierać, zegar znajduje się na stronie). Większość aplikacji automatycznie ustawia czas pracy na 25 minut, a czas przerwy na 10, ale można go skrócić lub wydłużyć w zależności od zadania.

W przypadku zadań szczególnie przerażających redukuje stres – po prostu siadasz i twoim celem jest uczciwie przepracowanie 25 minut, a nie osiągnięcie oszałamiających efektów (oczywiście nic nie przeszkadza w osiągnięciu takich efektów w tym czasie). Dzięki sesjom możemy także wyznaczać sobie swoiste krótkie „deadliny”, a nie rozwlekać zadanie w nieskończoność. Pomodoro pozwala także zapanować nad przerwami, co przeciwdziała wessaniu w czarną dziurę typu Facebook.

Wadą Pomodoro bywa natomiast to, co jest jego zaletą – dzwonek wybija ze stanu koncentracji, a przerwy nie zawsze wypadają wtedy, kiedy intuicyjnie wynikałoby to z cyklu pracy. Jak każda metoda, Pomodoro nie jest więc dla każdego.

Jeżeli w trakcie pracy co chwila czujesz, że musisz coś zrobić – kawę, obiad albo wstawić pranie, odwlecz te czynności. Umów się ze sobą, że każdą kawę, którą masz ochotę wypić, wypijesz za 5 minut. Z dużym prawdopodobieństwem po 5 minutach nie będziesz już mieć ochoty na kawę.

Jeżeli w trakcie pracy często przypomina Ci się coś ważnego do zrobienia – zapisz to na kartce i wróć do pracy. Zajrzyj do listy dopiero kiedy skończysz pracę.

W przypadku większych zadań, skorzystaj z zasady, która jest podstawowa dla realizacji projektów – rozpisz duże zadanie na wiele mniejszych zadań. Dzięki temu zobaczysz, co konkretnie masz do zrobienia, zamiast abstrakcyjnego celu i łatwiej ci będzie zacząć działać.

Rozbijanie zadania na mniejsze pozwala poczuć, że posuwamy się do przodu. W przypadku dużego zadania gratyfikacja, satysfakcja związana z jego zrealizowaniem, jest zwykle odroczona. Tutaj możemy świętować małe sukcesy.

Listę działań można zrobić sobie na kartce, ale można także wykorzystać programy do zarządzania projektami czy aplikacje typu „to do list”, takie jak np. Nozbi, Asana, Planny, Todoist, Microsoft To-Do czy Remember the milk.

Psychologowie zwracają uwagę na to, że mózg ludzki po każdym rozproszeniu musi pracować kilkanaście minut, aby ponownie wejść w stan koncentracji, a nawet dłużej, jeżeli coś, co zobaczymy czy usłyszymy, nas zdenerwuje albo poruszy. Dlatego dla procesu pracy groźne są maile, telefony i media społecznościowe. Portale typu Facebook, Instagram, ale także kanały streamingowe, takie jak Netflix czy HBO GO skonstruowane są tak, aby przyciągać i zatrzymywać naszą uwagę, więc z tymi mechanizmami po prostu nierzadko nie mamy szans.

Jeżeli nie musisz w trakcie pracy używać internetu – wyłącz router. Jeżeli masz w domu dwa komputery – rozważ używanie jednego wyłącznie do pracy. Jeżeli pracujesz w zespole i musisz się z nim komunikować, wybierzcie odrębny od social mediów sposób komunikacji.

W Internecie znaleźć można wiele aplikacji i rozszerzeń do wyszukiwarek, które odcinają dostęp do wybranych stron internetowych czy aplikacji w laptopie czy telefonie, w wybranym czasie. Przykładowe to np. Stay Focused albo Forest. Ciekawą opcją są też aplikacje proponujące zmiany haseł w mediach społecznościowych – aplikacja proponuje bardzo skomplikowane hasło, które wprowadzamy, a następnie blokuje dostęp do tego hasła na ustawiony przez nas czas – taką aplikacją jest przykładowo Self-Control to Focus. Istnieją też aplikacje, które prawie całkowicie blokują komputer poza programem, który wybierzemy (do tych nie linkujemy, bo bezpieczeństwo naszego sprzętu w przypadku korzystania z nich jest dyskusyjne).

Jeżeli czas pracy zależy od Ciebie, oprócz planowania zadań, zaplanuj, kiedy dokładnie będziesz pracować.

Jak masz się zabrać do pracy, kiedy właściwie nie wiesz, kiedy masz się za nią zabrać? Znacznie łatwiej jest, kiedy wcześniej wpiszesz w kalendarz, kiedy będziesz pracować.

Zanim skończysz pracę danego dnia, zrób sobie plan zadań na dzień następny. Łatwiej będzie Ci się zabrać do pracy, kiedy od razu będziesz wiedzieć, co zrobić, niż zaczynać dzień od zastanawiania się nad tym.

Chociaż podstawowa szkoła głosi – zacznij od najważniejszego, czasami pomocne może być odwrócenie tej metody. Jeżeli zupełnie nie chce nam się pracować nad tekstem, możemy np. poszukać grafiki do tekstu. Jeżeli nie chce nam się pisać raportu, może pomoże sprawdzenie, co znajduje się w innych podobnych?

Uwaga jednak na zadania duże albo szczególnie wciągające – bo te mogą być początkiem tego, czego mamy unikać – odwleczenia ważniejszego zadania.

W ostatnim czasie w internecie znaleźć można wiele tekstów zachęcających do kształtowania nawyków. W kształtowaniu nawyków chodzi o to, aby po pewnym czasie wykonywanie pewnej czynności stało się odruchem, rutyną. Nawykiem, który chcemy wykształcić może być np. zabieranie się do pracy zawsze o konkretnej godzinie czy kilka minut nauki języka obcego dziennie. Śledzeniu postępów w kształtowaniu przyzwyczajeń służą papierowe lub elektroniczne trackery.

Teorie dotyczące nawyków nie wszystkich przekonują, ale trackery można wykorzystywać także w inny sposób – pozwalają sprawdzić, czy dotrzymujemy zawieranych ze sobą umów – jeżeli chcemy np. regularnie ćwiczyć albo codziennie wstać o określonej porze.

Antyprokrastynacyjne działanie mogą mieć także „uprzyjemniacze”. Niektórzy lubią pracować przy muzyce, inni przeciwnie – potrzebują do tego słuchawek z wygłuszeniem otoczenia. Istnieją także aplikacje i strony, które odtwarzają dźwięki deszczu czy kawiarni – takie jak Brain.fm, Coffitivity czy Noisli. Wielu osobom pomaga praca przy małej lampie lub świeczce zapachowej – uwaga na bezpieczeństwo i przepisy przeciwpożarowe!

„Uprzyjemniaczami” pracy mogą być także kolorowe planery czy programy do planowania zadań, ale tutaj warto uważać, żeby nie wciągnąć się za bardzo – bo wtedy osiągamy efekt odwrotny od zamierzonego. To, co dla jednych jest skuteczną metodą, innych może zniechęcać i kompletnie wszystko dezorganizować.

Od pewnego czasu w mediach znaleźć można wiele materiałów o prokrastynacji – tematyka wydajności, produktywności, efektywności, metod organizacji pracy, jest wyjątkowo na topie. Analizując swoje problemy z efektywnością, trzeba jednak życzliwie się sobie przyjrzeć.

Przede wszystkim warto sprawdzić, czy nie jesteśmy po prostu zmęczeni.

Warto też sprawdzić, czy coś w naszym życiu nie odciąga nas po prostu od pracy, czy nas nie dekoncentruje. Może w danym momencie są inne sprawy, którym powinniśmy nadać priorytet. Nie robiąc tego, ale też nie mogąc efektywnie pracować – prokrastynujemy.

Warto też przyjrzeć się rzeczywistości – czy nie bierzemy czasami za trudnych dla nas zadań lub za trudnych na ten moment? Czy nie bierzemy ich za dużo?

Warto także pamiętać, że niektóre procesy – zwłaszcza kreatywne, po prostu muszą trwać – niektórzy mówią w tym kontekście o pozytywnym odwlekaniu. Czasami zwyczajnie nie da się usiąść i napisać tekstu czy projektu. Piszemy kawałek, pojawiają się pytania, na które nie znamy odpowiedzi. Wydaje nam się, że nie pracujemy, ale nasz mózg pracuje – przetwarza informacje.

Prokrastynatorzy „negatywni” często odkładają zadania na ostatnią chwilę, a to powoduje, że pozbawiają się tej możliwości twórczego przetwarzania pomysłów, które ma miejsce, gdy pracujemy dłużej.

Niektórzy psychologowie – np. amerykański badacz Joseph R. Ferrari, zwracają uwagę na to, że jakaś część ludzi ma pewne – wynikające z ich przeszłości, większe skłonności do prokrastynacji, których nie jest w stanie rozwiązać samodzielnie. W takich przypadkach na nic zdadzą się programy i aplikacje. Psychologia wskazuje na różne przyczyny prokrastynacji, takie jak lęk przed porażką, lęk przed podejmowaniem decyzji albo poszukiwanie silnych emocji.

Lęk w takim kontekście dotyczy tego, że to, co chcemy zrobić nie uda się albo nie uda się tak dobrze, jak byśmy od siebie oczekiwali – wolimy utrzymywać stan sprzed wykonania zadania niż zaryzykować jego wykonanie.

Lęk przed podejmowaniem decyzji to obawa przed sprawdzeniem, czy ostatecznie podjęta decyzja będzie prawidłowa – wolimy utrzymywać stan rozważania rozwiązań niż zaryzykować ostateczne działanie, którego efekt jest niepewny.

Poszukiwanie silnych emocji to motywacja, która polega na tym, że podświadomie poszukujemy presji związanej z wykonywaniem zadań, adrenaliny i silnej stymulacji.

Prokrastynacja dotyczyć może dotyczyć jakiegoś obszaru życia, który z różnych powodów jest dla nas trudny, możemy np. nie prokrastynować w pracy, ale prokrastynować w obszarze kontaktów społecznych. Wtedy warto pójść do specjalisty, który pomoże się nad tym zastanowić.

Prokrastynacji służy także brak poczucia sensu i celu – może warto skorzystać ze wsparcia kogoś, kto pomoże nam przyjrzeć się temu, czy rzeczywiście robimy, to chcemy? Trudność z zabraniem się do pracy może być też objawem wypalenia zawodowego lub depresji, która może wymagać leczenia farmakologicznego.

→ Czy to już wypalenie?

Niektórzy badacze zwracają uwagę na obawy związane nie tyle z rezultatem wykonywania zadania, co z samą czynnością – obawiamy się, że będziemy musieli wyjść ze strefy komfortu, będziemy zmęczeni, być może sfrustrowani, być może doświadczymy trudnych emocji związanych z tym, że coś nam nie wychodzi.

Ustalenie, w jakich obszarach prokrastynujemy i jakie emocje się z tym wiążą, może sprawić, że będzie nam się pracowało nie tylko efektywniej, ale też po prostu przyjemniej.