Publicystyka - ngo.pl

Magda Dobranowska-Wittels, ngo.pl: – Zaproponował Pan nam rozmowę o produktywności. W pierwszym momencie nie byłam przekonana, czy to jest temat, który zainteresuje organizacje pozarządowe, ale po zastanowieniu pomyślałam, że może to nie jest tak nieprzystające do pozarządowej rzeczywistości. Na początek chciałabym, abyśmy sobie ustalili, co to znaczy produktywność. Jak Pan to rozumie? I jak to można odnaleźć w pozarządowym świecie?

Jarosław Wójcik, trener efektywności metodą Getting Things Done®: – Zgłosiłem się do Państwa głównie dlatego, że sam jestem liderem organizacji pozarządowej. Nie licząc moich zainteresowań stricte zawodowych, związanych z metodą Getting Things Done® (GTD®) i produktywnością, prowadzę klub sportowy. Temat organizacji pozarządowych jest mi więc bardzo bliski. Wiem, że produktywność nie zawsze jest osiągana. Czasem przez brak wiedzy, czasem przez stare przyzwyczajenia. Dlatego uznałem, że jest to ciekawy temat, który możemy wspólnie poruszyć.

Czym w ogóle jest produktywność, szczególnie w rozumieniu GTD®? Powszechnie panuje mit, że produktywność to jest robienie więcej i szybciej. To nie jest prawda. To jest wydajność. Każdy z nas ma pewną wydajność. Koniec końców jesteśmy swego rodzaju maszynami biologicznymi, które przetwarzają określony zasób informacji w ciągu minuty, doby, wieku. Natomiast nasz mózg nie służy do zapamiętywania i przetwarzania informacji. Nasz mózg jest do generowania pomysłów, a nie do ich przechowywania.

To jest ta różnica, która jeszcze w naszym świecie, w tym także w trzecim sektorze, nie jest rozumiana.

Czy tak rozumiana produktywność jest Pana zdaniem wartością, którą trzeba sobie uświadomić i wprowadzić w działania organizacji?

– Zdecydowanie. To jest zagadnienie, które w prowadzeniu organizacji zdecydowanie wymaga naszej uwagi. Szczerze mówiąc, to wymaga naszego maksymalnego wysiłku.

Obserwuję, szczególnie w trzecim sektorze, tendencje do działania na ostatnią chwilę, spontanicznego, ale raczej w negatywnym sensie, czyli mam pomysł, rzucam wszystko i zabieram się za jego realizację, niekoniecznie pamiętając, do czego zobowiązałem się w przeszłości. To wprowadza chaos i sprawia, że zamiast zajmować się tym, co faktycznie uznaję za ważne i priorytetowe, poświęcam uwagę temu, co najświeższe i najgłośniejsze. Zmapowanie swoich zobowiązań, pełne rozeznanie w wartościach i celach, pomysłach i wybór tych działań, które są najwłaściwsze na dany moment – powinno być priorytetem każdej organizacji, a pozarządowej może szczególnie. Większe organizacje, firmy mają przeważnie strukturę, która pozwala uporządkować myślenie i działania. Jestem w dziale HR, zajmuję się HR-em. Jestem w dziale promocji, zajmuję się promocją. Jestem w dziale eventów, zajmuję się eventami. W organizacjach społecznych mamy mniejsze zasoby ludzkie i często musimy się zajmować wieloma zadaniami z różnych dziedzin.

Prowadzi Pan klub sportowy, który nie jest wielką organizacją pozarządową. Skąd pomysł na to, żeby się bliżej przyjrzeć produktywności?

– Około siedmiu lat temu, jako świeżo upieczony prezes klubu sportowego, prężnie działający trener, a przy okazji młody ojciec i jeszcze wtedy pracownik etatowy korporacji, zdałem sobie sprawę, że ciężko mi wszystkie aspekty prowadzenia klubu pomieścić w głowie.

Zdałem sobie sprawę, że jestem przeciążony i zestresowany, co też negatywnie wpływało na moje relacje rodzinne, szczególnie z nowonarodzonym synem. Chciałem być obecny w domu, chciałem poświęcić się wychowaniu dziecka, natomiast moje myśli biegały wokół wszystkich obowiązków, zrealizowanych i niezrealizowanych planów i zobowiązań. Powiedziałem sobie „dosyć”. Pomyślałem, że na pewno istnieje jakiś sposób na to, żeby to wszystko ogarnąć. Stąd moje zainteresowanie metodami produktywności. Jako pracownik korporacji miałem dostęp do wielu źródeł edukacyjnych, więc zgłębiałem takie metody jak Lean, Agile, Scrum, Kanban. W końcu trafiłem na metodę, której sam dzisiaj nauczam, czyli Getting Things Done®. Ona mnie zainteresowała z dwóch przyczyn.

Po pierwsze jest bardzo elastyczna, w przeciwieństwie do metodologii stricte produkcyjnych czy skrojonych na potrzeby konkretnej branży, np. IT_._ Większość tych metodologii wymaga stuprocentowego zaangażowania w dany projekt, co często jest luksusem niedostępnym w organizacjach pozarządowych.

Jak osiągnięcie naszej wizji skutecznie prowadzonej organizacji przyczynia się do tego, w które miejsce dzisiaj pojadę samochodem? GTD® daje link, połączenie, jak takie codzienne czynności, jak pisanie maila, klikanie myszką, pójście w jakieś miejsce, spotkanie się z kimś – wpływa na większe cele, które sobie wyznaczyłem. Przy okazji uczy. Jest to zbiór dobrych praktyk z co najmniej kilkunastu, jak nie kilkudziesięciu lat doświadczeń. Gdzie spojrzeć w notatki i w którym momencie tam spojrzeć? Gdzie je umieścić tak, żebyśmy zobaczyli je w dobrym dla nas czasie i żeby samo nam się przypomniało to, co akurat się powinno przypomnieć, a nie to, co z jakiejś przyczyny emocjonalnie wypłynie mi na wierzch w moim umyśle?

Proszę opowiedzieć o Pana klubie sportowym. Czy tę metodę stosuje tylko Pan, czy też Pana współpracownicy? Jak się to udało wprowadzić?

– Zaczęło się od tego, że jako lider sporządziłem spis zobowiązań. Już samo to sprawiło, że było mi o wiele łatwiej, byłem odciążony z konieczności pamiętania o tym wszystkim. A im bardziej wchodziłem w poprawnie stosowaną metodę, tym bardziej widziałem właśnie te połączenia, o których mówię.

Jak dzisiejszy trening ma się do ogólnego planu szkolenia zawodników? Jak dzisiejsze spotkanie ma się do tego, że w moim klubie powstanie społeczność zainteresowanych zawodników? Spisując te zobowiązania i ogarniając je coraz rzetelniej, z dnia na dzień, człowiek po prostu zaczyna myśleć o czymś więcej. O takich rzeczach, jak cele długoterminowe, jak budowanie atmosfery w swojej organizacji.

Koniec końców inspiruję swoich współpracowników do tego, żeby stosowali tę metodę lub jej elementy. Najbardziej zaufani i prężnie działający współpracownicy zostali przeszkoleni z metody, więc ją stosujemy razem. Ale i zawodnicy podłapują jakieś praktyki. Często podchodzą do mnie i mówią „Trenerze, mam sprawę”. A ja odpowiadam „Świetnie, zapiszmy ją sobie”. I na ich twarzach już pojawia się uśmiech, ponieważ wiedzą, że ta sprawa nie ucieknie, że będzie zaadresowana.

Nie musimy żyć w ciągłym chaosie i bieganiu od sprawy do sprawy. Możemy poświęcić swój czas i energię po pierwsze, na myślenie o rzeczach ważnych dla organizacji, a po drugie – na własny dobrostan, bo nie samym prowadzeniem organizacji człowiek żyje. Wszyscy mamy swoje zobowiązania rodzinne. Być może jakieś hobby. Dbanie o te rzeczy w życiu daje dobrą, zdrową równowagę, która sprawia, że kiedy przechodzimy do zadań stricte zawodowych, czy związanych z naszą organizacją, jesteśmy w to adekwatnie zaangażowani. Nasz umysł nie błądzi po innych sprawach, ponieważ one też są należycie zaopiekowane.

Często się zdarza, że organizacje nie mają strategii działania, dokąd i jak dojść, ponieważ jest tak dużo zadań bieżących i pilnych, że nie mają czasu się nad tym zastanowić. A z tego, co Pan mówi, to kluczowy krok: zacząć myśleć o swoim działaniu.

– Brak czasu to jeden z najczęstszych problemów, z jakimi spotykam się jako trener Getting Things Done®, ale również jako trener taekwon-do. Kiedy rozmawiam z kolegami, liderami klubów, wiecznie narzekamy na brak czasu. A to nie jest problem, bo czasu mamy wszyscy tyle samo. Wszyscy mamy 7 dni w tygodniu, wszyscy mamy 24 godziny na dobę. Problemem jest to, że często przez brak zaufania do własnej pamięci staramy się chwytać pięć srok za ogon. Staramy się reagować natychmiast na wszystko, co do nas spływa, a przez to nie robimy nic tak porządnie i z należytą uwagą. To się zmienia, kiedy mamy system, który pozwala nam uchwycić to wszystko, co do nas spływa, wszystkie nasze pomysły: zapisać je w jednym zaufanym miejscu i na podstawie rzetelnych danych, czyli własnych notatek, zdefiniować, które z tych spraw są ważne, które są mniej ważne, które są pilne, które są mniej pilne. Jakie konkretnie działania popchną mnie ku realizacji tych najważniejszych dla mnie spraw?

Porządkowanie, priorytetyzowanie zadań, to jest pewna umiejętność. Trudno się tego nauczyć?

– Tak, to jest umiejętność. Nie na darmo jest to zebrane w kompleksową metodę, która jest opisana w książce. Jeżeli ktoś ma więc mocną determinację, będzie w stanie na podstawie książki czy materiałów dostępnych online wdrożyć tę metodę. Oczywiście my zachęcamy, aby wprowadzać ją pod okiem profesjonalistów. Podobnie jest z nauką jazdy samochodem: można to zrobić z książką, ale łatwiej będzie kiedy ktoś spojrzy, pokaże palcem i po prostu pomoże ruszyć z tego pierwszego biegu.

Czy to jest trudne? Nie, ale wymaga dyscypliny. Dlatego, że jesteśmy ludźmi, którzy w swojej naturze mają powielanie schematów. Często zdarza się, że po lekturze książki czy po obejrzeniu filmu, mamy wielką motywację do zmiany, ale później zalewa nas życie. Wpadają sprawy bliżej lub mniej określone i bardziej lub mniej planowane, i wracamy do poprzedniego schematu, czyli zajmowania się tym, co jest najświeższe i najgłośniejsze. Jeżeli natomiast będziemy mieli dobre zrozumienie metod produktywności i będziemy mieli gotowy do działania system, to wystarczy dyscyplina i świadomość. Zaczynam nowy tydzień, spłynęło do mnie ileś spraw, ale powinienem działać zgodnie z pewnym algorytmem. Jeżeli będę działał zgodnie z nim, my to nazywamy pięć kroków produktywności, to okaże się, że bardzo łatwo jest zapanować nad tym zalewającym nas szumem informacyjnym. Pod jednym warunkiem, że trochę pohamujemy emocje na tych pierwszych etapach i po prostu podejdziemy do sprawy technicznie i merytorycznie.

Powiedział Pan, że potrzebny jest gotowy do działania system. Co to znaczy?

– Przez system rozumiem zbiór miejsc, w których zapisuję sobie te zobowiązania i dobre zrozumienie tego, jakie są zależności między tymi miejscami.

W jaki sposób wybierać te miejsca do zapisywania zobowiązań? Czy to są jakieś specjalne narzędzia, wymyślone na potrzeby tej metody, czy wystarczy na przykład kalendarz Google'owy?

– Żeby pracować zgodnie z metodą GTD® wystarczy kartka papieru. I to jest właśnie piękne, że narzędzie jest rzeczą totalnie wtórną. Oczywiście technologia nam pomaga, dlatego że można wpisywać, przepisywać, zmieniać, przenosić, kopiować, wklejać, ustawiać daty i tak dalej.

Natomiast to są takie miłe aspekty technologiczne, które mogą nam trochę ułatwić stosowanie metody. Najważniejsze jest jednak zrozumienie, do czego nam służą te wszystkie notatki i umiejętność patrzenia na odpowiednie rzeczy w odpowiednich momentach.

Kalendarz jest najczęstszym narzędziem, z którego korzystamy, nie mówię o metodzie GTD®, ale ogólnie o społeczeństwie. Z kalendarzem wiążą się pewne mity, np. że kalendarz jest do rzeczy ważnychalbo, że jak coś sobie wpiszę w kalendarz, to to tam będzie i mi nie zniknie. Natomiast jak wszystko jest wpisane w kalendarz, to robi się z tego po prostu sterta papierów, tylko że nie fizyczna.

I trzeba jeszcze pamiętać, żeby zajrzeć do tego kalendarza.

– Na który mi się nie chce patrzeć, prawda? Kluczowe jest zrozumienie, że kalendarz powinien służyć do zapisywania działań związanych z danym dniem i/lub godziną lub informacji na dany dzień. To są tylko te trzy rzeczy, które w skuteczny sposób powinny być zapisywane w kalendarzu. Dzięki temu patrzę później i dokładnie wiem, co dzisiaj powinienem zrobić. Gdzie i kiedy być? Co muszę zrobić, żeby wybrać się w dane miejsce, żeby być o określonej godzinie w danym miejscu? Ja nazywam to „betonowym krajobrazem”. A pomiędzy tymi betonowymi blokami, zależnymi od czasu i miejsca, mogę sobie zasadzić „drzewka i kwiatki”, wedle uznania.

Pozostałe rzeczy, przynajmniej zgodnie z metodą GTD®, piszemy na odpowiednich listach. Najbardziej podstawowa jest lista projektów dla rezultatów, które chcę osiągnąć w najbliższym czasie. I ściśle z nią powiązana lista najbliższych działań. A najbliższe działania to jest coś, co wyróżnia GTD® spośród innych metod produktywności. Dlatego, że one mi określają bardzo namacalnie i dobitnie, w sposób wręcz fizyczny i działający na wyobraźnię, jaką czynność powinienem w danym momencie wykonać. Na przykład „napisać maila do osoby A”, albo „pojechać do sklepu X i kupić produkt Y”, „zadzwonić do osoby B i przegadać temat C”. Gdy wiem, jakie rezultaty chcę osiągnąć, mam je spisane na liście projektów i wiem, jakie jest najbliższe działanie dla każdego z tych rezultatów, które popchnie mnie krok w kierunku jego realizacji, to nagle mi się robi dość długa lista najbliższych działań. Zapewne dłuższa niż jestem w stanie zrealizować w ciągu 24 godzin. Ale spośród tej długiej listy mogę wybrać rzeczy, te drzewa i kwiatki, które na ten moment są dla mnie najwłaściwsze. Bo są albo najważniejsze, albo jestem akurat w dobrym miejscu, żeby je wykonać, albo czuję wewnętrznie energię, natchnienie, motywację, żeby akurat tym konkretnym działaniem się zająć. A patrząc na wszystkie inne, wiem, że jak zajmę się tym, to nie zawalę nic innego.

W metodzie Getting Things Done® urzekła mnie właśnie możliwość i jasność dokonywania wyboru. Kiedy mam jakieś bliżej nieokreślone zadania, to nie zawsze wiem, jak się za nie zabrać. I co się wtedy zaczyna? Wycieczki po kawę, aby znaleźć natchnienie. Zaczyna się gapienie w sufit i dumanie, z której strony by ugryźć ten temat. Stosując Getting Things Done®, to myślenie i tę wycieczkę po kawę mam już za sobą na etapie analizy tych wszystkich rzeczy, które do mnie wpadają. Siadam, zakasuję rękawy i mówię sobie „Do roboty”. Myślenie mam już z głowy, bo dawno to wykonałem. Teraz mogę sobie wybierać czynność po czynności, która na ten moment jest dla mnie najwłaściwsza.

To sprawia, że jestem odciążony dwojako. Po pierwsze, mentalnie, ponieważ nie muszę już o tym wszystkim myśleć, pamiętać. Po drugie – czasowo. Większość osób, które szkolę na warsztatach mają takie doświadczenia, że siedzą przed komputerem i zastanawiają się, co tam jeszcze miałem, miałam zrobić. Chcąc sprawdzić na przykład Messengera, żeby przypomnieć sobie, co ja tam jeszcze miałem, trafiam na cztery nowe rzeczy i zapominam, czego szukałem. Prawda? Używając GTD® mam to już za sobą. Patrzę na swoją listę i po prostu wiem.

Jak do tego dojść?

– Getting Things Done® polega na pięciu krokach, które stosuję do wszystkich możliwych wątków swojego życia. Nieważne, czy to jest list, który do mnie przyjdzie, czy pomysł, na który właśnie wpadłem, czy sprawa przekazana mi przez kogoś na żywo.

Pierwszym krokiem jest gromadzenie tego wszystkiego w jednym zaufanym miejscu. Często naszym problemem jest to, że miotamy się od teams-ów przez messengera po maila, a jeszcze ktoś zadzwoni, ktoś coś powie, ktoś przyjdzie i jest nagły wypadek, gdy faktycznie trzeba wszystko inne rzucić. I zapominamy, co mieliśmy na tym messengerze i teamsie. Kiedy zgromadzę to wszystko w jednym zaufanym miejscu, to nie grozi, że zapomnę, gdzie jeszcze powinienem zajrzeć. To może być kartka papieru ze spisem spraw. To może być aplikacja współgrająca z programem pocztowym. Sam używam aplikacji internetowej do prowadzenia swojego spisu zobowiązań. Narzędzi jest mnóstwo. Ważne, żeby to było, jak mówimy z moim kolegą z zespołu, „jedno ostateczne źródło prawdy”. Nieważne z ilu kanałów spływają do mnie rzeczy, gromadzę je sobie w jednym miejscu, do którego później siadam i przystępuję do kroku numer dwa. Analiza.

Analiza to jeden z bardziej magicznych momentów, kiedy sprawy z niewyjaśnionych i zbyt wielu robią się jasne, a ich liczba w końcu osiąga 0. Sprawa po sprawie zadaję sobie pięć kluczowych pytań. Przede wszystkim, co to jest, czyli co to dla mnie znaczy? Jaka jest moja rola w tym wszystkim?

Jak już to określę, zadaję sobie pytanie numer dwa: czy to wymaga działania? Często jesteśmy zalewani informacjami, które nie wymagają naszego działania, a tworzą nam otwartepętle w głowie i podświadomie zżerają moce przerobowe. Zajmują RAM. Czy to wymaga działania?

Jeżeli nie, mamy trzy opcje:

• Wyrzucić to ze swojego życia, do kosza i nie zajmować się tym nigdy więcej.
• Możemy zostawić to sobie, bo mimo że nie wymaga naszego działania, to jednak warto, żebym miał do tego wgląd. W moim przypadku są to na przykład zmiany w regulaminach zawodów. Mam zawodników, oni muszą wykonać kopnięcie wzwyż na określoną wysokość. Czy to wymaga mojego działania w tym momencie? Nie. Czy będę się tego uczył na pamięć? Nie, bo jest tego za dużo, żebym to pamiętał. Czy chcę mieć do tego wgląd? Tak. I to jest moment, aby umieścić to w tak zwanym archiwum. Takie archiwa mogą być bardzo rozbudowane oczywiście. Na szkoleniach przedstawiamy praktyki, jak można to wszystko robić.
• Jeżeli coś nie wymaga mojego działania teraz, ale jest fajnym pomysłem i być może kiedyś będę chciał coś z tym zrobić, mamy na to specjalną listę w Getting Things Done®, która się nazywa „Kiedyś może”. Do tej listy wracamy raz na tydzień mniej więcej i definiujemy, czy czas realizacji już nadszedł, czy jeszcze nie i ta sprawa może sobie jeszcze tam czekać. Najważniejsze, żeby nie umknęła.

To jest pierwszy sposób filtrowania tych wszystkich spraw i zobowiązań, które do nas wpływają.

Teraz mamy odpowiedź drugą, czyli coś jednak wymaga naszego działania. I to jest ten najbardziej magiczny moment. Jakie jest najbliższe działanie? Jaka jest najbliższa fizyczna czynność, która przybliży mnie do rozwiązania tej sprawy? Jeżeli to jest jedno działanie, to proste: piszę na liście najbliższych działań i mam.

Jeżeli jednak to jedno działanie nie zamknie mi sprawy, to tu następuje drugi magiczny moment, czyli odpowiedź na pytanie, jaki jest mój pożądany rezultat. Najbliższe działanie będzie polegało na tym, że zadzwonię do Marka, ale po co ja w ogóle chcę dzwonić do tego Marka? Co ja ostatecznie chcę osiągnąć? To jest właśnie relacja między projektem, czyli moim pożądanym rezultatem, a najbliższym działaniem, które mnie do niego zaprowadzi. Jak wykonam najbliższe działanie, to zapewne czeka na mnie kolejne. Wykonam je i czeka na mnie następne, a może zmienią się okoliczności, ale to wszystko mi nie umknie, bo będzie jasna korelacja między rezultatami, które chcę osiągnąć a działaniami.

Na etapie analizy już wiem, czym mniej więcej chcę się zajmować, wiem, jakie działania mnie do tych rezultatów doprowadzą.

Teraz porządkujemy. Spotykam się ze znajomymi, którzy mówią „Jaro, ty to jesteś taki uporządkowany, zorganizowany”. Nie wiem, czy jestem, ale na pewno mam taką potrzebę i korzystam z fajnej metody. To jest ten moment, kiedy decydujemy, w których miejscach zapiszemy sobie przypomnienia o danych działaniach:

• Lista Projektów, dla rezultatów, które chcę osiągnąć i wymagają więcej niż jednego działania,
• Lista Najbliższych działań, tych pojedynczych, ale i tych związanych z projektami (dla każdego projektu po jednym działaniu),
• Kalendarz: działania stricte powiązane z dniem i godziną, chociażby nasze spotkanie,
• Lista kiedyś/może, dla fajnych pomysłów, których nie chcę jeszcze realizować, ale mogę zechcieć w przyszłości,
• Oczekiwane, na działania i rezultaty, których oczekuję od innych.

Czwarty krok to regularne przeglądanie swoich zobowiązań. Rozeznanie, perspektywa i kontrola, o których mówię, muszą bazować na prawdziwych i aktualnych informacjach. Co najmniej raz na tydzień zalecamy więc, żeby przejrzeć ten swój system: sprawdzić listę projektów, listę najbliższych działań. Sprawdzić, czy faktycznie projekty mają przepisane odpowiednie i aktualne działania, sprawdzić listę oczekiwanych. Być może jakiś projekt mi utknął, bo zdelegowałem komuś jakieś zadanie, a ta osoba mi go nie dowiozła, więc wypada może ścignąć o pewne decyzje czy rezultaty zadania. Taki przegląd zapewni, że nasz system będzie aktualny, a nasze decyzje będą bazowały nie tylko na intuicji, ale po prostu na faktach. Dzięki temu zawsze wybiorę to najwłaściwsze działanie.

Krokiem piątym jest działanie. Do roboty.

Jednym z problemów organizacji jest wypalenie. Jest tak dużo zadań, że osoby po prostu nie nadążają z ich realizacją, czują się sfrustrowane. Z drugiej strony – pojawiają się nowe zadania albo też im się wydaje, że powinni się czymś natychmiast zająć. Jest to też wyzwanie związane ze zdrowiem psychicznym osób pracujących w organizacjach pozarządowych. Ale, gdy rzuca się hasło „produktywność”, to jednak generalnie nie kojarzy się z dbałością o tę stronę naszego funkcjonowania. Gdy Pana słucham, to wydaje mi się, że ta metoda może pomóc w znalezieniu takiej równowagi.

– Tak, zdecydowanie.

Przy stosowaniu pięciu kroków, w tym piątym kroku, czyli działaniu, bardzo zwracamy uwagę na nasze zasoby energetyczne: czy jesteśmy w stanie coś zrobić. Czasami okazuje się, że najbardziej produktywną rzeczą, jaką możemy zrobić, jest zabawa z własnymi dziećmi, wycieczka rowerowa albo drzemka. I świadomość tego, że zadań, działań, spraw zawsze będzie więcej niż czasu na ich wykonanie. Szczególnie w dzisiejszych czasach, kiedy mamy wiele komunikatorów, bardzo szybki przepływ informacji, kiedy nasz mózg przyswaja około 30 GB danych dziennie. W dzisiejszych czasach nie będzie sytuacji, że nie mamy co robić. Ale kiedy mamy w tych sprawach i zadaniach pełne rozeznanie, wynikające z rzetelnego spisu, możemy z pełną świadomością podjąć decyzję, że nie muszę w tym momencie robić nic i może to jest dobry moment na odpoczynek. Może to jest dobry moment na zadbanie o relacje z bliskimi. Może to jest dobry moment na wykonanie obowiązku domowego. Wydaje mi się, że muszę pracować, podczas gdy wcale nie muszę. Jak siądę do tej pracy za godzinę, też się nic nie stanie. Ale takie decyzje muszą być poparte faktami. Dlatego nie polegajmy na własnej pamięci, która jest zawodna. Polegajmy na rzetelnym spisie zobowiązań.

Z jednej strony to jest pamięć o pewnych zadaniach, a z drugiej – także emocje z nimi związane.

– Czasami mamy jakiś fajny temat, którym po prostu chcemy się zająć, ale zapomnieliśmy, że mija termin płatności faktury lub że dwa tygodnie temu obiecałem Zosi, że napiszę jej artykuł. Zapominamy. To jest rzecz ludzka. Ale mamy system, który pomaga nam nie zapominać. Wtedy moje emocje związane z jakąś fajną robotą, którą mam do wykonania mogą być podpowiedzią, że to może być to właściwe działanie na ten moment. Natomiast nie muszę polegać wyłącznie na nich. Mogę to sprawdzić z rzeczywistością, mogę to zweryfikować.

W środowisku pozarządowym, ale nie tylko, zaczynają się dyskusje, rozważania na temat czterodniowego tygodnia pracy. Są organizacje, które to testują. Są też opinie takie, że jako społeczeństwo generalnie jeszcze nie jesteśmy na to gotowi, właśnie ze względu na to, że nie jesteśmy na tyle bogaci, żeby sobie pozwolić na obniżenie produktywności.

– Prywatnie jestem zdecydowanie zwolennikiem 4-dniowego tygodnia pracy. Doświadczyłem tego jako ojciec wracający do pracy, jeszcze na etacie, po urlopie rodzicielskim. Te wolne piątki były zbawienne zarówno dla moich relacji w rodzinie, jak również dla mojego dobrostanu. To sprawiło, że na te cztery dni wracałem do pracy bardziej zmotywowany, lepiej wypoczęty, w lepszym humorze. Wtedy moja produktywność automatycznie wzrastała.

Faktem jest natomiast, że wówczas już śledziłem swoje zobowiązania i stosowałem metodę GTD®. Jak powiedziałem, celem produktywności nie jest robienie więcej i szybciej, ale jest to jej miły efekt uboczny. W mojej ocenie moja produktywność, kiedy pracowałem cztery dni w tygodniu, zupełnie nie spadła.

Czy jesteśmy na to gotowi jako społeczeństwo? Nie wiem. Moją misją jest, żebyśmy byli gotowi.

Gdyby ktoś w organizacji chciał zacząć w ten sposób myśleć, to od czego powinien zacząć?

– Od myślenia pożądanymi rezultatami i prowadzącymi do nich najbliższymi działaniami. Zrobić sobie spis tych najbliższych działań. Niech ten spis będzie niedoskonały. Nie mówmy tu na razie o dzieleniu tego na konteksty, nie mówmy w jakim narzędziu to spisać, ale proszę sobie zrobić eksperyment: spędzić 5 minut na spisaniu na kartce wszystkich rzeczy, które się nam po głowie plączą. Aż dojdziemy do momentu, kiedy już na siłę wymyślamy zadania. I teraz spójrzmy sobie na ten spis. Weźmy pierwszą rzecz z góry i zadajmy sobie tych kilka prostych pytań. Co to dla mnie znaczy?Czy to wymaga działania? Jakie jest najbliższe działanie? I jaki jest ostatecznie mój pożądany rezultat? Gwarantuję, że poczujecie się lepiej, po takim ćwiczeniu.

Oczywiście serdecznie zapraszam do kontaktu ze mną lub zespołem GTD® Polska. Zajmujemy się nie tylko prowadzeniem warsztatów, na których uczestnicy poznają i kompleksowo wdrażają metodę GTD®, ale także prowadzimy konsultacje wdrożeniowe dla organizacji.
jaroslaw.wojcik@GTD.com.pl
kontakt@GTD.com.pl

Jarosław Wójcik – trener z zakresu efektywności osobistej i zespołowej metodą Getting Things Done®. Prowadzi kursy wdrożeniowe na poziomie GTD® level 1: Fundamentals. Praktyk metody od 2017 roku. Swój warsztat rozwijał jako trener wewnętrzny i organizator szkoleń w McKinsey & Company, gdzie zdobył zrozumienie potrzeb klientów biznesowych i korporacyjnych. Zawodowo zainteresowany różnymi metodami produktywności osobistej i zespołowej oraz zarządzania procesami i projektami: LEAN Six Sigma, Agile, Kanban, Scrum. Jednocześnie zarządza jednym z topowych polskich klubów sztuki walki Taekwon-do, gdzie w praktyce wykorzystuje metodę GTD® do prowadzenia organizacji i osiągania najwyższych wyników sportowych swoich i swoich podopiecznych. Trener Taekwon-do kl. II oraz wychowawca wielu Mistrzów Polski oraz medalistów Mistrzostw Europy i Świata. Swoje doświadczenia jako trener korporacyjny i sportowy łączy w spójny warsztat trenerski. Potrafi dostosować najlepsze praktyki produktywności do organizacji każdej wielkości. Świetnie rozumie, czym jest systematyczne dążenie do pożądanego rezultatu, a także, że sukces wynika nie tylko z działań, ale również z właściwego przygotowania mentalnego.