Publicystyka - ngo.pl

Przełom roku to czas raportów, analiz i Spotify Wrapped. Zaglądając w swoje dokumenty na początku stycznia, odkryłem ze zdziwieniem, że mierzę czas swojej pracy od ponad pięciu lat. Pomyślałem, że moje coroczne podsumowanie to dobry pretekst, żeby podzielić się z Tobą najważniejszymi wnioskami z tego żmudnego i frustrującego procesu. 😉

Kiedy opowiadam współpracownikom i współpracowniczkom, że spisuję czas pracy, często spotykam się ze zdziwieniem. Jedni uważają monitorowanie czasu pracy za zadanie trudne, drudzy mówią, że to zakładanie sobie samemu kagańca, jeszcze inni wskazują, że pewnie zajmuje to dużo czasu, a zwrot z inwestycji jest niewielki. Są też i tacy, których przekonują korzyści, a konkretnie wnioski z analizy wielu, wielu godzin pracy. A czy jest tak żmudnie i frustrująco? Raczej nie!

Dlatego dziś chciałbym pokazać Ci na kilku prostych przykładach, dlaczego warto myśleć więcej o czasie upływającym podczas pracy. Zanim jednak do tego przejdę, krótko przedstawię, w jaki sposób ewidencjonuję czas swojej pracy.

Na przestrzeni lat wypracowałem swój własny system rejestracji czasu pracy. Opiera się on na zapisywaniu czasu, który poświęcam na realizację danego działania, oraz na monitorowaniu mojej pracy przez niezależną ode mnie aplikację na komputerze i telefonie.

Wcale nie musisz instalować aplikacji, by rozpocząć zapisywanie czasu spędzonego na pracy. Jeśli chcesz zobaczyć, gdzie blokujesz swoje cenne godziny, wystarczy Ci kartka i ołówek. Narzędzie, a konkretnie aplikacja, zdecydowanie sprzyja jednak włączeniu takiego obowiązku w Twoją codzienną rutynę. Pomaga też łatwiej analizować powstałe w ten sposób dane – niezwykle cenny zasób.

Zapisuj, co robisz – Toggl

Do zapisywania i raportowania czasu pracy używam aplikacji Toggl Timer. Doceniam ją za prostotę, niezawodność i przejrzysty interfejs. Podczas rozpoczynania pracy nad danym zadaniem należy w czasie rzeczywistym opisać zadanie (projekt np. Sektor 3.0, tag np. edycja, administracja) i wcisnąć PLAY, a podczas zakończenia pracy zatrzymać zmierzony czas. W aplikacji warto wcześniej przygotować sobie listę projektów i tagów, z których będzie się na bieżąco korzystać.

Używanie Toggl wchodzi w krew, a to, że podpowiada opisy wcześniej zrealizowanych zadań, usprawnia proces gromadzenia informacji. Po pewnym czasie razem z rozpoczęciem zadania wyrabia się nawyk wciskania klawisza PLAY. Kiedy pracuje się poza komputerem, warto dodatkowo wrócić do aplikacji mobilnej, komputerowej lub do strony internetowej i wpisać brakujące zadania.

Daj się monitorować – RescueTime

Drugi sposób na monitorowanie czasu pracy to odpalenie w tle specjalnej aplikacji. Ja używam RescueTime. Narzędzie zbiera dane dotyczące czasu spędzonego w poszczególnych aplikacjach i na stronach internetowych, a następnie je kategoryzuje. Wyznacza tzw. Productive Pulse, bazując na tym, ile czasu spędziliśmy w konkretnych aplikacjach i na stronach.

W moim przypadku najbardziej produktywny czas przypada na godziny 8:00-12:00 – wtedy staram się wykonywać najbardziej wymagające zadania i unikać spotkań, jeśli to tylko możliwe. Wiem, że jeśli danego dnia mam coś do wykonania, muszę przełknąć przysłowiową żabę, to zdarzy się to najpewniej rano.

Jeśli w trakcie pracy wyskoczymy na dłuższą wycieczkę po YouTube, będzie to widoczne na naszym wykresie. RescueTime może też blokować konkretne strony (Focus session), np. YouTube czy media społecznościowe w danym czasie lub po osiągnięciu wskazanego limitu.

OK! Czas na wnioski. Mam nadzieję, że pomogą i Tobie!

Kiedy piszę ten akapit, przed oczami mam scenę z serialu minionej epoki. Bohater prowadził badania na temat zawartości cukru w cukrze. A co to ma do pracy? Kawa, papieros, drugie śniadanie, pogaduchy z kolegą, szybka przebieżka po Facebooku – to wszystko zabiera czas również w pracy.

Ile jest pracy w naszym dniu pracy? Z pewnością nie jest to osiem godzin. Z moich doświadczeń wynika, że mimo iż cały dzień pracuję, to przy 8 godzinach pracy tej faktycznej jest około 6 godzin. Reszta to „praca wokół pracy" albo nie-praca.

Warto wziąć to pod uwagę, szykując listę zadań na kolejny dzień.

Wszyscy chcielibyśmy być szybcy i dokładni. Niestety, kolejny wniosek, jaki płynie dla mnie z mierzenia czasu pracy, to przecenianie swoich możliwości. Rzeczy trwają na ogół znacznie dłużej, niż to sobie wyobrażamy – często nawet dwa razy dłużej. Nie bierzemy pod uwagę rozpraszaczy, wrzutek, zmian planów, problemów narzędziowych czy procesowych.

W zapale pracy często zapominamy o upływie czasu. Kiedy zależy nam na rezultatach, a konkretnie na ich jakości, upływające minuty przestają się liczyć. Przekonałem się o tym na początku ubiegłego roku podczas pracy nad cyklem nowych szkoleń o sztucznej inteligencji dla organizacji społecznych razem z lubianą przez Was autorką i koordynatorką naszych kursów e-learningowych Moniką Schmeichel-Zarzeczną. Według aplikacji Toggl przeznaczyłem na przygotowanie się 29 godzin. Samo szkolenie trwało pięć. Wpisy dodatkowo oznaczałem tagami, które oznaczały przygotowanie do szkolenia i samo jego przeprowadzenie. Filtrowanie w łatwy sposób umożliwia wyciągnięcie danych.

Paradoksalnie wcale mnie to nie zaskoczyło, ponieważ tego typu zapiski z poprzednich lat nauczyły mnie (nieraz boleśnie), jak wiele trzeba czasu, żeby przygotować się do warsztatu. Zdałem sobie także sprawę z tego, jak wiele jest w pracy wokół spotkania, której również nie liczymy. Teraz kiedy mam przygotować nowe szkolenie (i nie tylko), jestem w stanie realniej oszacować ilości czasu, który będę musiał znaleźć w swoim grafiku.

Warto znać i akceptować swoje ograniczenia. Nie oszukiwać się, że wykonamy zbyt długą listę zadań, a potem nie frustrować, gdy to się nie uda.

Nazywam to u siebie ping-pongiem zadaniowym. Przeskakuję ze skrzynki e-mailowej do Slack'a, odbijam się od kalendarza i lecę w stronę aplikacji z listą zadań. I tak w kółko. Bez sensu, bez składu, bez celu. To taka wysublimowana forma prokrastynacji. Niby jestem w pracy, niby we właściwych miejscach, ale jednak nie robię NIC. Szukam rozpraszacza. Z jakiegoś powodu nie chce mi się, boję się lub nie mam motywacji do wzięcia na warsztat kolejnego zadania. Znasz to?

Rejestrowanie czasu pracy to świadoma decyzja na temat tego, co aktualnie się robi. Jeśli o tym zapominam, mogę spojrzeć w prawy górny róg ekranu (lub na kartkę), gdzie jak byk stoi aktualne zadanie. Ewidencja czasu pracy to świetny kompan listy zadań, która wraz z przyciśnięciem przycisku STOP również topnieje.

Uwaga i skupienie są dziś trudne do przecenienia. Wie o tym każdy, kto chociaż raz bujał w obłokach nad pełną listą zadań do zrobienia na już. Jeśli mierzenie czasu, a konkretnie zapisywanie przed sobą tego, co aktualnie się robi, może pomóc – to ja w to wchodzę.

Czego jeszcze nauczyło mnie mierzenie czasu pracy? Refleksji nad tym, jak pracuję – jak przygotowuję swój warsztat pracy, w jaki sposób organizuję poszczególne zadania, jak wygląda efektywność pracy, czy sam nie przeszkadzam sobie w realizacji niektórych zadań?

Kiedy zastanawiam się nad upływającym czasem, myślę również o tym, co pomogło by mi pracować efektywniej. Tak np. powstała moja checklista czynności, które powinienem wykonać po kolei podczas przygotowywania newslettera. Tak powstał szablon raportu, który piszę co piątek. Tak powstały skróty do najczęściej otwieranych stron internetowych i aplikacji. Tak w prosty sposób zorganizowałem strukturę swoich katalogów i proces tworzenia notatek ze spotkań.

Jest coś jeszcze! Mierzenie czasu nauczyło mnie łączenia ze sobą zadań z podobnych obszarów, projektów czy kontekstów (guru od produktywności mówią na to task batching). Przeskakiwanie z projektu na projekt, z zadania na zadanie, wymagałoby nieustannego zapisywania. Dzięki łączeniu podobnych zadań w grupy mój mózg ma mniej przełączania się, a ja sam – mniej zapisywania.

Ewidencja czasu pracy motywuje do optymalizacji. Skoro przez ostatnie lata siedzę tak dużo w e-mailach, Slacku i Google Meet, to znaczy, że powinienem lepiej nauczyć się korzystać z tych narzędzi i wypracować sobie jeszcze lepsze praktyki komunikacji w sieci. Być może w takim kontekście uzasadnione są i wydatki na aplikacje, które mogą mi w tym pomóc.

Dlatego właśnie zdecydowałem się na wykupienie subskrypcji narzędzia Loom (by coś pokazać i opowiedzieć na wideo zamiast pisać opasłe e-maile) i wykułem na blaszkę wszystkie skróty klawiaturowe na Slacku. Zastanawiam się też nad kosztownymi (ale być może wartymi inwestycji) aplikacjami: Superhuman (klient pocztowy), tl;dv (asystent spotkań online, który tworzy transkrypcje i notatki).

Mierzenie czasu pracy pomoże Ci też lepiej zarządzać sobą i zespołem, czyli zasobami ludzkimi organizacji. Kiedy wiemy, jaki jest przepracowany czas, mamy świadomość ile czasu zajmuje średnio wykonanie jakiejś czynności, wiemy też czy mamy w zespole zasoby, by zrobić coś jeszcze.

Kiedy mamy historyczną wiedzę na temat wdrożenia jakiegoś narzędzia, albo napisania wniosku grantowego, łatwiej jest podjąć nam decyzję o tym, czy zrobić to po raz kolejny. W takich sytuacjach raporty czasu pracy stają się naprawdę cenne.

A czy Ty masz takie zadania, które ciągną się godzinami? Może warto zastanowić się nad nimi przez godzinę.

Warto zastanowić się nad tym, gdzie i jak inwestujesz swój czas. To moje najważniejsze przesłanie.

Nie namawiam Cię do monitorowania czasu pracy w sposób podobny do mojego. Jeśli jednak chcesz spróbować, mam dla Ciebie łatwy sposób na start: przygotuj kartkę papieru i ołówek lub arkusz Excel. Przez tydzień zapisuj szczegółowo, co robisz i w jakich przedziałach czasowych. Następnie przeanalizuj, jak rozkłada się Twój harmonogram. Zobacz, na co poświęcasz najwięcej czasu. Zastanów się, czy najważniejsze i najbardziej wymagające zadania wykonujesz wtedy, gdy Twoje możliwości są największe. Pomyśl, czy możesz wprowadzić kilka prostych zmian, by czuć się lepiej i pracować mądrzej. Jestem przekonany, że będzie to wartościowy eksperyment.

PS Napisanie i przygotowanie do publikacji tego tekstu zajęło mi 8 godzin. 😉

Jakie są główne korzyści z monitorowania czasu pracy?
Monitorowanie czasu pracy pozwala przede wszystkim uświadomić sobie, ile faktycznie pracujemy, a ile czasu pochłaniają różne poboczne aktywności. Pomaga realistycznie planować zadania, bo często okazuje się, że wszystko trwa dłużej, niż zakładamy – i to nawet dwa razy. Dzięki temu można lepiej szacować czas i unikać frustracji. Świadomość, że każda minuta jest rejestrowana, sprzyja lepszemu skupieniu, eliminuje niepotrzebne przeskakiwanie między zadaniami i pozwala unikać prokrastynacji. W dłuższej perspektywie mierzenie czasu to też optymalizacja pracy – pomaga zidentyfikować powtarzalne zadania, uporządkować procesy, a nawet wprowadzić checklisty i szablony, które oszczędzają czas. No i na koniec – pozwala zobaczyć, czy rzeczywiście poświęcamy najwięcej energii na te zadania, które mają największe znaczenie, a jeśli nie – świadomie to skorygować. Dla mnie to także konkretne argumenty za tym, by lepiej korzystać z narzędzi, które mogą ułatwić codzienną pracę.

Jak efektywnie zarządzać swoim czasem?
Efektywne zarządzanie czasem zaczyna się od świadomego planowania i określania priorytetów. Kluczowym elementem jest definiowanie celów – zarówno krótko, jak i długoterminowych – oraz wybór narzędzi, które pomogą je realizować. Warto korzystać z kalendarzy, list zadań czy aplikacji do zarządzania projektami, które usprawniają organizację pracy i pomagają unikać chaosu. Techniki takie jak metoda Pomodoro, matryca Eisenhowera czy zasada Pareto pozwalają lepiej zarządzać obowiązkami, eliminować rozpraszacze i skupić się na tym, co szczególnie istotne. Ostatecznie chodzi o to, by nie tylko robić więcej, ale robić mądrzej.

Jakie przydatne narzędzia do monitorowania czasu pracy można wykorzystać?
Do monitorowania czasu pracy możesz wykorzystać narzędzia takie jak wspomniane Toggl Track i RescueTime oraz Clockify, Harvest czy Session. Każde z nich pozwala śledzić czas spędzony na zadaniach, analizować produktywność i lepiej organizować pracę. Więcej aplikacji znajdziesz w Toolfinderze.

Jak zacząć mierzyć czas pracy, jeśli nigdy tego nie robiłem/am?
Najlepiej zacząć od prostego eksperymentu – przez tydzień zapisuj, jak długo wykonujesz konkretne zadania. Możesz to robić ręcznie lub w Excelu czy Google Sheets. Dzięki temu zobaczysz, jak realnie wygląda Twój czas pracy i które zadania zajmują najwięcej godzin.

Czy mierzenie czasu pracy nie zabiera jeszcze więcej czasu?
Na początku może się tak wydawać, ale jeśli wykorzystasz odpowiednie narzędzia, cały proces stanie się niemal automatyczny. W praktyce wystarczy kilka sekund na uruchomienie i zatrzymanie licznika. Dodatkowo rejestracja czasu pracy online pozwala na analizę bez konieczności ręcznego spisywania danych.

Czy mierzenie czasu pracy ma sens, jeśli nie rozliczam się godzinowo?
Tak, ponieważ monitorowanie czasu pracy to nie tylko kwestia wynagrodzenia, ale też świadomego zarządzania zadaniami. Nawet jeśli nie liczysz każdej godziny, warto wiedzieć, ile czasu zajmują Ci poszczególne obowiązki. Dotyczy to zarówno samego pracownika, jak i zespołu – lepsza organizacja pracy przekłada się na większą efektywność.

Jak nie popaść w obsesję kontroli nad czasem?
Najważniejsze to traktować mierzenie czasu pracy jako narzędzie do poprawy produktywności, a nie jako sztywną kontrolę każdej minuty. Warto wdrażać je stopnowo i w uzasadnionych przypadkach – np. gdy chcesz lepiej planować obowiązki lub eliminować zbędne rozpraszacze. Jeśli monitorowanie zaczyna Cię stresować, wróć do analizy tylko w kluczowych momentach, zamiast mierzyć każdą minutę codziennie.

Jak przekonać zespół do mierzenia czasu pracy?
Wdrożenie systemu mierzenia czasu pracy pracowników warto przedstawić jako sposób na lepsze planowanie zadań i uniknięcie przeciążeń, a nie jako formę kontroli. Kluczowe jest pokazanie realnych korzyści, jakie niesie ze sobą rejestracja czasu pracy online – np. możliwość optymalizacji procesów i poprawy efektywności. Dobrze jest zacząć od testowania prostych metod, aby zespół mógł ocenić ich wdrożenie w praktyce.

Inne materiały, które Cię zainteresują:

• Cyfrowy reset w 5 krokach. Zrób miejsce w komputerze i w swojej głowie na nowy rok
  Skuteczne działania odpowiadają na realne potrzeby społeczności! Analiza wyników ankiety z pomocą AI
• Dane w NGO: jak z nich korzystać, jak prezentować i jakich narzędzi używać?
• Jak uporządkować swoją pocztę e-mail? Wypróbuj Spark! [film]
• Dokumenty Google w organizacji non profit – praktyczne porady i triki
• Jak działa NotebookLM – twój wirtualny asystent do pracy z informacjami? [film]
• Komunikator Slack – pięć rad, które usprawnią pracę twojego zespołu

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektor 3.0 i zapisz się do newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy!