Dokumenty Google w organizacji non profit – praktyczne porady i triki
Dokumenty Google zmieniły pracę biurową. Dzięki nim współtworzenie tekstów przez cały zespół stało się możliwe i proste. Kiedy pytamy organizacje pozarządowe, jakie aplikacje pomagają im na co dzień? Słyszymy najczęściej – Dokumenty Google. Korzystamy, lubimy, widzimy praktyczne zastosowania, ta aplikacja zmieniła kulturę naszej pracy. Czy jednak wykorzystujemy wszystkie opcje Google Docs? Znamy pełnię możliwości? Czas się przekonać!
Skądś już to znasz!
Google Docs to wszechstronne narzędzie do edycji tekstu, które umożliwia współpracę wielu osób w czasie rzeczywistym. Wszystkie pliki są przechowywane w chmurze, co pozwala na dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia. Chociaż pod wieloma względami przypomina tradycyjne edytory offline, oferuje funkcje, które potrafią zaskoczyć. Praca online daje nam nowe możliwości, ale nie oznacza, że musimy rezygnować ze znanych rozwiązań. Na początek zerknijmy na to, co działa podobnie.
Skróty klawiszowe – cisi, ale niezastąpieni
Oczywiście skróty klawiszowe Dokumentów Google to doskonały sposób na przyspieszenie działań i zwiększenie efektywności. Jest ich całe mnóstwo. Oto dziesięć przydatnych skrótów, które warto znać:
- Ctrl + N – tworzy nowy dokument,
- Ctrl + O – otwarcie istniejącego dokumentu,
- Ctrl + S – zapisanie dokumentu,
- Ctrl + Z – cofnięcie ostatniej czynności,
- Ctrl + Y – powtórzenie ostatniej czynności,
- Ctrl + C – kopiowanie zaznaczonego tekstu,
- Ctrl + V – wklejanie skopiowanego tekstu,
- Ctrl + F – wyszukiwanie tekstu w dokumencie,
- Ctrl + K – wstawienie lub edytowanie linku,
- Ctrl + Shift + V – wklejanie bez formatowania.
Te skróty mogą znacznie ułatwić codzienną pracę, pozwalając na szybsze wykonywanie podstawowych czynności bez potrzeby korzystania z myszy.
Skrót do wyświetlenia listy skrótów klawiszowych w Dokumentach Google: Ctrl + /
Tworzenie spisu treści – rozjazdówka na dobry początek
Aby stworzyć spis treści w dokumencie Google, wykonaj następujące kroki:
- umieść kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić spis treści,
- kliknij Wstaw w górnym menu i na samym dole wybierz spis treści,
- spis treści zostanie automatycznie wygenerowany na podstawie nagłówków użytych w tekście.
Formatowanie spisu treści można łatwo dostosować za pomocą opcji dostępnych w menu kontekstowym. Wystarczy kliknąć spis treści i wybrać „Więcej opcji”. Jeśli chcesz zmienić wygląd nagłówków, skorzystaj z ustawień dostępnych w panelu po prawej stronie. Aby mieć pewność, że spis treści odzwierciedla wprowadzone zmiany, pamiętaj o użyciu przycisku „Aktualizuj Spis Treści”.
Bezpośrednio związana ze spisem treści w dokumentach Google jest funkcja Markdown. Umożliwia ona szybkie formatowanie tekstu za pomocą prostych znaczników. Dzięki niej można łatwo dodawać nagłówki, pogrubienia, kursywę, przekreślenia oraz linki, co znacząco przyspiesza proces edycji.
Aby aktywować tę funkcję, przejdź do Narzędzia > Ustawienia i zaznacz opcję Włącz Markdown. Dzięki temu możesz używać # dla nagłówków (np. ## Nagłówek 2 dla nagłówka drugiego poziomu) oraz ٭italic٭ dla kursywy czy ٭٭bold٭٭ dla pogrubienia. Markdown ułatwia szybkie formatowanie dokumentów, co jest szczególnie istotne, jeśli nasz tekst jest dłuższy. Więcej o Markdown przeczytasz na przykład tutaj.
Pełny ekran – zen dla Twojego pisania
Tryb pełnoekranowy pozwala w pełni skupić się na pisaniu, eliminując zbędne elementy interfejsu i łącząc strony w spójną całość. Aby go włączyć, wystarczy przejść do menu Widok i wybrać opcję Pełny ekran lub użyć skrótu klawiszowego Ctrl + Shift + F. Ta funkcja ukrywa paski narzędzi, tworząc przestrzeń wyłącznie na tekst. Aby wrócić do standardowego widoku, wystarczy ponownie nacisnąć tę samą kombinację klawiszy.
Tryb offline – edytowanie bez granic
Funkcja trybu offline umożliwia użytkownikom edytowanie dokumentów bez potrzeby stałego połączenia z Internetem. Aby skorzystać z tej opcji, należy najpierw włączyć tryb offline w ustawieniach Dysku Google. Wymaga to użycia przeglądarki Google Chrome lub Microsoft Edge oraz zainstalowania rozszerzenia „Dokumenty Google offline”. Po aktywacji użytkownik może otwierać, edytować i tworzyć nowe dokumenty, a wszelkie postępy zostaną automatycznie zsynchronizowane z chmurą po przywróceniu połączenia z Internetem. Ta funkcja jest szczególnie przydatna dla podróżujących lub pracujących w miejscach o ograniczonym dostępie do sieci, ponieważ pozwala na kontynuowanie pracy bez zakłóceń. Warto pamiętać, że przed rozpoczęciem działania offline należy upewnić się, że odpowiednie pliki zostały oznaczone jako dostępne offline, mamy gdzie je zapisać i znana nam jest ich lokalizacja.
Statystyki tekstu – cyfry mówią same za siebie
Dokumenty Google oferują funkcję, która pozwala łatwo sprawdzić liczbę znaków i słów w tekście – idealne rozwiązanie dla autorów i redaktorów. Wystarczy przejść do menu Narzędzia i wybrać „Liczba słów”, aby zobaczyć szczegółowe dane, w tym liczbę znaków ze spacjami i bez. Możesz także włączyć opcję wyświetlania licznika w trakcie pisania. Skrót Ctrl + Shift + C pozwala błyskawicznie uzyskać te informacje, co jest szczególnie przydatne przy pracy nad tekstami o określonej długości.
Znak wodny – elegancja w tle
W dokumentach online, tak jak w zwykłych, także można łatwo dodać znak wodny, co jest przydatne w kontekście oznaczania przeznaczenia plików lub ochrony ich zawartości. Aby to zrobić, otwórz dokument, do którego chcesz dodać znak wodny, a następnie kliknij Wstaw i wybierz opcję Znak wodny. W panelu po prawej stronie możesz wybrać jaki znak wodny chcesz dodać. Może być w postaci tekstu, na przykład: „Szkic” czy „Do użytku wewnętrznego”.
Dodanie obrazu jako znaku wodnego w Dokumentach Google to prosta i funkcjonalna opcja. Możesz wgrać grafikę z dysku, swoich zasobów online, za pomocą linku lub wyszukiwarki. Istnieje także możliwość dostosowania przezroczystości, rozmiaru i położenia znaku wodnego, aby idealnie dopasować go do dokumentu. Po wprowadzeniu zmian wystarczy kliknąć „Gotowe”, aby je zatwierdzić. To narzędzie świetnie sprawdza się w organizacjach, które chcą chronić swoje dokumenty przed nieautoryzowanym wykorzystaniem lub zapewnić ich profesjonalny wygląd.
Dokument Google, a współpraca z innymi – zespół marzeń w chmurze
Tryb współpracy to jedna z najpotężniejszych funkcji tej platformy, umożliwiająca wielu użytkownikom jednoczesne edytowanie dokumentów w tym samym czasie. Dzięki temu, gdy jeden członek zespołu modyfikuje treść, pozostali mogą to od razu widzieć. Korzyści są jasne, praca grupowa kwitnie i problemy związane z tworzeniem kolejnych wersji dokumentów mogą zniknąć. Użytkownicy mogą również dodawać komentarze do konkretnych fragmentów tekstu, co pozwala na wymianę uwag i sugestii bez potrzeby korzystania z e-maili czy innych narzędzi komunikacyjnych. Dodatkowo, Google Docs oferuje tryb sugerowania, który umożliwia wprowadzanie zmian w formie sugestii, które mogą być akceptowane lub odrzucane przez właściciela pliku. Ta funkcja sprzyja efektywnej współpracy, zapewniając przejrzystość działań i odpowiedzialność w zespole.
Tryb sugerowania i komentarze – poprawiaj, komentuj, ale nie psuj
Tryb sugerowania i komentarze to niezastąpione funkcje wspierające współpracę w zespole. Aktywując tryb „Sugerowanie” w prawym górnym rogu, zmiany wprowadzone przez użytkowników są traktowane jako sugestie, a nie trwałe edycje. Dzięki różnym kolorom każdej zmiany można łatwo śledzić modyfikacje. Sugestie można zaakceptować lub odrzucić, co daje pełną kontrolę nad ostateczną wersją dokumentu. Komentarze umożliwiają dodawanie uwag do konkretnych fragmentów tekstu, co sprzyja wymianie pomysłów i dyskusji. Aby dodać komentarz, wystarczy zaznaczyć fragment tekstu i kliknąć ikonę dymka w prawym górnym rogu.
Skrót do dodania komentarza: Ctrl + Alt + M.
Udostępnianie dokumentów – link zamiast miliona załączników
Udostępnianie dokumentów w Google Docs pozwala na wygodną współpracę z innymi. Aby to zrobić, wystarczy otworzyć plik i kliknąć przycisk „Udostępnij” w prawym górnym rogu. Możemy wprowadzić adresy e-mail osób, którym chcemy przekazać dostęp, i określić ich uprawnienia: przeglądanie, komentowanie lub edytowanie. Istnieje też opcja wygenerowania linku, który można przesłać dalej. Dokument można udostępniać publicznie lub wybranym osobom, co daje pełną kontrolę nad dostępem. Odbiorcy otrzymają automatyczne powiadomienie e-mailowe o udostępnieniu.
Zarządzanie uprawnieniami – kto tu rządzi? Ty!
Pozwala na kontrolowanie, kto ma dostęp do dokumentów oraz jakie działania mogą podejmować w ich obrębie. Poziomy to: przeglądający, komentujący lub edytujący. Dzięki temu można ograniczyć możliwość edytowania dokumentu tylko do zaufanych współpracowników, podczas gdy inni mogą jedynie przeglądać lub komentować treść. W trakcie udostępniania istnieje również opcja generowania linku, który umożliwia dostęp do pliku dla szerszej grupy współpracowników, z możliwością określenia, jakie mają uprawnienia. Oni również mogą mieć prawo do edytowania, komentowania czy tylko przeglądania — wszystko zależy od właściciela dokumentu. Co więcej, zarządzanie uprawnieniami pozwala na blokowanie możliwości udostępniania dokumentów poza organizację, co zwiększa bezpieczeństwo poufnych informacji.
Pobieranie w różnych formatach – dokument na każdą okazję
Funkcja pobierania dokumentów umożliwia ich łatwe udostępnianie lub dalszą edycję w różnych programach. Aby to zrobić, wystarczy otworzyć plik w Google Docs, kliknąć menu Plik, a następnie wybrać opcję Pobierz. Do wyboru są formaty takie jak Microsoft Word (.docx), PDF (.pdf), OpenDocument (.odt), tekstowy (.txt) czy Rich Text (.rtf). Dzięki temu dokument można dostosować do różnych potrzeb, np. przesłać go osobom korzystającym z innych narzędzi lub przygotować wersję offline.
Chcesz poznać kolejne, mniej znane opcje dokumentów Google? Przeczytaj tekst na blogu Sektor 3.0.
Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektor 3.0 i zapisz się do newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy!
Źródło: Sektor 3.0
