Publicystyka - ngo.pl

Domyślna konfiguracja skrzynki pocztowej od Google jest całkiem intuicyjna, co nie oznacza, że będzie dopasowana do potrzeb każdej osoby. Warto zajrzeć do ustawień i włączyć kilka opcji, które usprawnią Ci pracę lub korzystanie z Gmaila jako wygodnego archiwum informacji i treści z sieci.

Gmail automatycznie sortuje Twoje wiadomości e-mail do pięciu kategorii głównych: 

• Główne,
• Społecznościowe,
• Promocje,
• Aktualizacje,
• Fora.

Kiedy włączymy tę funkcję, podział będzie odbywał się automatycznie, ale możemy dostosować go do naszych potrzeb. Przykładowo, wszystkie newslettery możemy umieścić w kategorii Społecznościowe. Aby włączyć kategorie, kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu, a następnie wybierz „Zobacz wszystkie ustawienia". Przejdź do zakładki „Odebrane”, i zaznacz pola wyboru obok kategorii, które chcesz wyświetlać. Na koniec kliknij „Zapisz zmiany” na dole strony.

Bardzo prostym sposobem na dostosowanie tego, co chcemy, aby Gmail wyświetlał w każdej z kategorii, jest przeciąganie wiadomości między nimi. Przeciągnij dowolną wiadomość z jednej kategorii do drugiej, aby zmienić jej kategorię. Gmail zapyta, czy chcesz przypisywać takie wiadomości do tej kategorii w przyszłości. Kliknij TAK, a kolejne wiadomości od tego nadawcy będą trafiać do wybranej kategorii.

Spis treści:

• 00:12 Pięć sposobów na łatwiejszą i wydajniejszą pracę z informacjami – wprowadzenie
• 01:24 Jak ustawić kategorie główne w Gmailu?
• 04:11 Etykiety – znakowanie wiadomości w Gmailu
• 07:46 Jak łatwo zapanować na subskrypcjami?
• 09:18 Gmail Web clipper — wtyczka pomocna w researchu
• 11:59 Mailbrew – aplikacja, która stworzy newsletter tylko dla Ciebie

Etykiety są kolejnym sposobem na organizowanie wiadomości e-mail w Gmailu. Pozwalają na przypisanie słów kluczowych do wiadomości, aby łatwo je odnaleźć. Możemy oznaczać nimi wiadomości ręcznie, dla jednej wiadomości, lub automatycznie. Wtedy oznaczenie będzie automatycznie pojawiać się np. dla wszystkich wiadomości z określonej domeny (np. związanej z pracą), od określonych nadawców lub zawierających określone słowa w tytule czy treści wiadomości.

Aby stworzyć nową etykietę, kliknij „+” w lewym panelu obok słowa Etykiety, a następnie „Utwórz nową etykietę”. Teraz możesz określić również reguły, które automatycznie przypiszą do tej etykiety określone wiadomości. Nowe etykiety będą wyświetlać się w lewym menu, wraz z informacją o tym, ile znajduje się w nich wiadomości.

Aby przypisać etykietę do wiadomości ręcznie, wystarczy kliknąć ikonę etykiet z menu nad treścią maila, a następnie wybierz etykietę, którą chcesz przypisać. Aby etykiety przypisywały się automatycznie do wiadomości od tego adresata, którego wiadomość czytasz, kliknij trzy kropki na końcu menu wiadomości i wybierz opcję „Filtruj wiadomości tego typu”.

Gmail z roku na rok dodaje małe, ale bardzo przydatne funkcje, które pomagają w zarządzaniu informacjami. Jedną z nich jest możliwość anulowania subskrypcji przez skrzynkę Gmail jednym kliknięciem. Jeśli Gmail wykryje, że dany mail to masowy mailing, to na górze wiadomości pokaże przycisk „Anuluj subskrypcje”, dzięki któremu możemy pominąć, często zbędne kroki, na stronie WWW nadawcy, poprzedzające rezygnację z niechcianych maili.

W podobny sposób działają takie funkcje, jak dodawania do kalendarza Google dat z maili z potwierdzeniami rezerwacji np. Booking.com czy rezerwacji lotów. Od niedawna Gmail potrafi również rozpoznać, czy dana wiadomość dotyczy przesyłki i samodzielnie sprawdza jej status na stronach firm kurierskich. Te funkcje działają w większości przypadków, ale jeszcze nie ze stuprocentową skutecznością.

Ekosystem wtyczek i dodatków do Gmaila jest ogromny. Oto sprawdzone trzy narzędzia, które pomagają w wykorzystaniu skrzynki pocztowej jako wygodnego archiwum lub aplikacji do czytania.

Aplikacje, które zapisują rzeczy do przeczytania na później, potrafią być zbyt skomplikowane do potrzeb wielu osób. Jeśli nie chcesz zakładać dodatkowego konta czy instalować nowych narzędzi, to przesyłanie sobie stron WWW i artykułów na skrzynkę pocztową z pomocą wtyczki Web Clipper może być całkiem wygodnym rozwiązaniem. Po pierwsze Gmail posiada świetną wybudowaną wyszukiwarkę, po drugie etykiety (o których pisałem powyżej) wprowadzają porządek do maili, a po trzecie poczta od Google ma już wszystkie przydatne funkcje typu przesyłanie dalej, drukowanie, tłumaczenie wiadomości.

Po zainstalowaniu wtyczki do przeglądarki, podczas jej pierwszego użycia musimy udzielić zgody na integrację naszym kontem Gmail. Potem wszystko działa już bardzo prosto. Kliknięcie wtyczki tworzy uproszczoną wersję strony. Teraz wystarczy kliknąć Save to Gmail, a treść trafi na naszą skrzynkę. Wszystkie strony i artykuły zapisane w ten sposób mają również od razu przypisaną etykietę.

Jeśli chcesz mieć łatwy dostęp do wielu newsletterów i źródeł informacji, ale nie chcesz otrzymywać kilku czy kilkunastu osobnych wiadomości, to mailbrew jest właśnie dla Ciebie. Ta prosta darmowa strona ma dwie proste funkcje:

• zbiera w jedną wiadomość mailową różne źródła: kanały RSS ze stron internetowych, newslettery, wątki w publicznych formach i mediach społecznościowych (jak Twitter czy Reddit),
• umożliwia zapisywanie się na newslettery za pomocą dodatkowego adresu mailowego, tak abyś nie musiał/a korzystać ze swojego głównego.

Połączenie tych dwóch funkcji daje w efekcie nasz własny, spersonalizowany newsletter, w którym znajdują się treści zebrane przez mailbrew w jedną paczkę. Taka paczka może przychodzić do nas codziennie (nawet kilka razy) lub co tydzień. W każdej chwili możemy na stronie mailbrew zmienić źródła, wypisać się z newsletterów, których już nie czytamy.

Oczywiście skrzynka Gmail potrafi znacznie więcej, a z pomocą wtyczek i zewnętrznych aplikacji możemy w niej nawet pisać maile z pomocą sztucznej inteligencji lub zbudować prosty system CRM do zarządzania kontaktami. W tym tekście skupiłem się na poradach, które mogą pomóc w wygodnym czytaniu i zapisywania ważnych informacji i treści. Mam nadzieję, że któraś z tych porad przyda Ci się, w ramach Twojego systemu zarządzania wiedzą i pocztą.

Inne materiały, które mogą Cię zainteresować:

Gdzie i jak najwygodniej słuchać podkastów – przegląd aplikacji i porad
InstaKaruzele: jak tworzyć angażujące treści na Instagramie? [film]
Jak wygenerować QR kod i skrócić link? Poradnik dla NGO
Jak wysłać maila do wielu osób? Email marketing w NGO
Komunikator Slack – pięć rad, które usprawnią pracę twojego zespołu
Strony do rezerwowania spotkań w Google Workspace dla NGO – zapanuj nad kalendarzem

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy!