Foldery, flagi i kategorie: łatwiejsze zarządzanie e-mailami w Outlooku
Twoja skrzynka odbiorcza w Outlooku to centrum zarządzania wiadomościami, ale bez odpowiedniego porządku może szybko stać się przytłaczająca. Aby temu zapobiec, Outlook oferuje kilka narzędzi: foldery, flagi, kategorie oraz archiwizację. W tym artykule pokażemy Ci, jak w pełni wykorzystać te funkcje, zaczynając od podstaw, a kończąc na bardziej zaawansowanych sposobach organizacji poczty.
Foldery: uporządkowanie według tematów
Wyobraź sobie, że prowadzisz kilka projektów jednocześnie, np. „Zbiórkę świąteczną” i „Rekrutację wolontariuszy”. Jeśli wszystkie maile zostawisz w skrzynce odbiorczej, ich odnalezienie w przyszłości może być kłopotliwe. Foldery pomagają pogrupować wiadomości według tematów lub projektów, dzięki czemu zawsze wiesz, gdzie czego szukać.
Jak stworzyć folder w Outlooku?
Foldery są widoczne w lewym panelu Outlooka. Aby utworzyć nowy:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy na „Skrzynkę odbiorczą” lub inny folder.
- Wybierz „Utwórz nowy folder”.
Nazwij folder np. „Zbiórka świąteczna” lub „Wolontariusze”.
Przenoszenie wiadomości
Masz dwie opcje:
- Przeciągnij wiadomość do odpowiedniego folderu.
- Wybierz wiadomość, kliknij „Przenieś do” i wybierz docelowy folder.
Sprytne wykorzystanie ulubionych
Jeśli korzystasz z wielu folderów, warto najważniejsze z nich dodać do sekcji „Ulubione”. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na folder i wybrać „Dodaj do ulubionych”. Dzięki temu foldery takie jak „Pilne” czy „Zbiórka świąteczna” zawsze będą pod ręką.
Przykład użycia: Masz folder „Granty” z podfolderami dla każdego z wniosków. Dodanie najważniejszych podfolderów do ulubionych pozwala szybko odnaleźć dokumenty związane z bieżącym wnioskiem.
Flagi: lista zadań w skrzynce odbiorczej
Jeśli jesteś osobą, która lubi pracować z listami zadań, flagi mogą być Twoim ulubionym narzędziem. Przypisanie flagi do wiadomości przekształca ją w zadanie z określonym terminem realizacji.
Jak flagować wiadomości?
- Najedź kursorem na wiadomość i kliknij ikonę flagi.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy na flagę, aby przypisać termin wykonania: „Dzisiaj”, „Jutro” lub inny.
Monitorowanie flag w aplikacji Microsoft To-Do
Flagowane wiadomości automatycznie pojawiają się w sekcji „Flaga poczty e-mail” w aplikacji Microsoft To-Do. Możesz tam zarządzać zadaniami, a po ich zakończeniu oznaczać je jako wykonane.
Przykład użycia: Otrzymałeś mail z prośbą o przygotowanie raportu do końca tygodnia. Flaga „Do wykonania w tym tygodniu” przypomni Ci o tym zadaniu i pozwoli łatwo odnaleźć wiadomość, gdy będziesz gotów do pracy.
Kategorie: oznaczaj wielowymiarowo
Czasami jedna wiadomość dotyczy kilku różnych tematów. Na przykład mail od darczyńcy może jednocześnie wymagać natychmiastowej reakcji oraz być związany z projektem. Foldery w takich sytuacjach mogą nie wystarczyć – tutaj z pomocą przychodzą kategorie.
Czym są kategorie?
Kategorie to kolorowe oznaczenia, które możesz przypisać do wiadomości, nadając im dodatkowy kontekst. Jedna wiadomość może mieć przypisane więcej niż jedną kategorię, np. „Pilne” i „Projekt Zbiórka”.
Jak przypisać kategorię?
- Kliknij prawym przyciskiem na wiadomość.
- Wybierz „Kategoryzuj”.
- Wybierz istniejący kolor lub kliknij „Zarządzaj kategoriami”, aby stworzyć nową kategorię (np. „Współpraca z darczyńcami”).
Dostosowywanie kategorii
Możesz edytować nazwy domyślnych kolorów kategorii, aby lepiej pasowały do Twoich potrzeb. Na przykład:
- Niebieski = „Spotkania”.
- Zielony = „Wolontariusze”.
- Czerwony = „Pilne”.
Przykład użycia: Mail od darczyńcy przypisujesz do kategorii „Pilne” (aby zająć się nim jak najszybciej) i „Projekt Zbiórka” (dla łatwego odnalezienia go później). Dzięki temu, bez przenoszenia wiadomości między folderami, możesz ją znaleźć na dwa różne sposoby.
Foldery, kategorie czy flagi – co wybrać?
Każde z tych narzędzi ma swoje mocne strony, ale warto je łączyć:
- Foldery doskonale sprawdzają się do organizacji wiadomości w długiej perspektywie, np. według projektów lub tematów.
- Kategorie pozwalają dynamicznie oznaczać wiadomości, szczególnie gdy dotyczą więcej niż jednego kontekstu.
- Flagi to idealne rozwiązanie dla osób, które chcą zarządzać zadaniami bezpośrednio w skrzynce odbiorczej.
Przykład: Prowadzisz projekt „Zbiórka świąteczna”. Tworzysz folder „Zbiórka świąteczna”, gdzie trafiają wszystkie wiadomości związane z projektem. Maile od darczyńców oznaczasz kategorią „Darczyńcy”, a te wymagające natychmiastowej reakcji dodatkowo flagujesz jako „Pilne”. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad swoim projektem, a wiadomości są dostępne w jednym miejscu lub w ulubionych.
Foldery, kategorie i flagi to trzy proste, ale potężne narzędzia, które mogą pomóc w lepszym zarządzaniem wiadomościami. Spróbuj wprowadzić te funkcje krok po kroku i zobacz, jak Twoja skrzynka odbiorcza zmienia się w idealnie zorganizowane narzędzie pracy.
Jak TechSoup może Ci pomóc?
TechSoup Polska wspiera organizacje pozarządowe, takie jak Twoja, w efektywnym korzystaniu z technologii. Dzięki nam możesz:
- Uzyskać dostęp do oprogramowania, w tym Microsoft 365, w preferencyjnych cenach.
- Wziąć udział w szkoleniach i warsztatach, które krok po kroku nauczą Cię, jak usprawnić pracę w Twojej organizacji.
- Skorzystać z materiałów edukacyjnych i bezpłatnych poradników, takich jak ten artykuł.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej lub potrzebujesz wsparcia, odwiedź naszą stronę: www.techsoup.pl.
Źródło: Techsoup Polska
