Czy znasz to uczucie, kiedy masz wiele zadań do wykonania, pracujesz nad wieloma projektami, a z każdego z nich masz do zrobienia kilka rzeczy? Stresujesz się tak bardzo, że w końcu nic nie robisz, tylko wpatrujesz się w ekran. Tymczasem góra zadań rośnie, stres się nasila, a Ty nadal nie wiesz, za co się zabrać. Samo myślenie o tym wszystkim paraliżuje.
W dzisiejszym artykule opowiem, jak radzę sobie z wieloma zadaniami w marketingu. Na co dzień korzystam z mojego systemu produktywności, który wypracowałam przez długi czas. Zdarza się jednak, że go porzucam, sądząc, że organizacja zabiera zbyt dużo czasu. Ostatnio, po powrocie z urlopu, musiałam nadrobić pocztę i sprawdzić, co się wydarzyło w pracy. Tymczasowo zrezygnowałam z mojego systemu zarządzania zadaniami, co okazało się dużym błędem. Przez dwa tygodnie stresowałam się ilością zadań i nie widziałam sukcesów. Musiałam powrócić do mojego systemu pracy i idei zarządzania energią.
Czym jest zarządzanie energią?
Zarządzanie energią to podejście do produktywności, które skupia się na zarządzaniu własną energią, a nie tylko czasem. Główne założenie jest takie, że wszyscy mamy wystarczająco dużo czasu na wykonywanie różnych zadań, ale często brakuje nam energii do ich realizacji. Oto kluczowe punkty dotyczące zarządzania energią:
👉 Skupienie na energii, nie czasie: Tradycyjne podejście do zarządzania czasem może prowadzić do przytłoczenia, ponieważ liczba zadań i obowiązków może być przytłaczająca.
👉 Ograniczenie liczby aktywnych projektów: Zarządzanie wieloma projektami jednocześnie może prowadzić do przytłoczenia i wypalenia. Zalecam ograniczenie liczby aktywnych projektów do pięciu-siedmiu, co pozwala na lepsze skupienie i efektywność. Dla różnych osób ta liczba może się nieco różnić, sugeruję więc, że optymalna liczba aktywnych projektów to od trzech do siedmiu.
👉 Inwestowanie energii w długoterminowe projekty: Inwestując energię w projekty, które mają potencjał do przynoszenia długoterminowych korzyści, możemy osiągnąć lepsze rezultaty w przyszłości. Przykładowo, stworzenie kilku postów na social media naraz będzie bardziej optymalne niż tworzenie ich co drugi dzień.
Mój system produktywności
Krok 1: Planowanie działań
Kluczowym elementem mojego systemu jest zarządzanie energią. Każde zadanie jest inne – jedno może zająć osiem godzin, ale mnie nie zmęczyć, podczas gdy inne, trwające trzy godziny, wyczerpie mój umysł. Używam metody Kanban w Asanie, aby organizować projekty według moich możliwości energetycznych. Każdy projekt dzielę na mniejsze zadania, co daje mi większą przejrzystość.
Nazewnictwo pól w Kanbanie jest dla mnie kluczowe. Często nie rozpisuję szczegółowo zadań systemie, ale zapisuję je w nazwach. Przykładowo, jeśli w ramach projektu „Automatyzacje” mam do zrobienia tylko jedno zadanie, to całość wygląda tak: „Automatyzacje: poprawa ścieżki welcome maili”.
Kolejne przykłady:
- Meet and Code 2024: Na początku traktowałam go jako jeden ogólny projekt, ale później podzieliłam na mniejsze części, np. „MAC Webinar” dla pracy związanej tylko z tym spotkaniem.
- Automatyzacje: Dla mniejszych zadań zapisuję nazwy, np. „Automatyzacje: 1. Update welcome maili 2. Dodanie nowego zapisu”.
Dzięki takiemu podejściu szybko mogę rzucić okiem na to, co muszę zrobić i skupić się na jednym obszarze, unikając skakania między zadaniami.
Krok 2: Organizacja statusów
Projekty podzielone są na kilka statusów:
- Backlog: Projekty stałe, które nie będą realizowane w tym tygodniu bądź nie-stałe, ale których teraz nie realizuję.
- Ten tydzień: Zadania do wykonania w tym tygodniu, ale jeszcze do nich nie usiadłam.
- W trakcie: Zadania, nad którymi już pracuję.
- Pasywne: Zadania, przy których czekam na odpowiedzi lub muszę poczekać do konkretnego terminu.
Dla zakończonych zadań mam dwa statusy:
- Zakończone chwilowo: Zadania zakończone w tym tygodniu, ale projekt nie jest jeszcze zamknięty. Stosuję go głównie dla przyjemności „skreślania zadań” i świadomości małych sukcesów.
- Archiwum: Projekty zakończone lub stałe obszary, do których wracam co jakiś czas (np. regularne szkolenia z BHP).
Krok 3: Monitoring i aktualizacja
Zadania planuję w poniedziałek rano, ale codziennie tam zaglądam, aktualizuję statusy i nazwy projektów. To daje mi poczucie kontroli.
Aby lepiej zrozumieć, ile czasu faktycznie zajmują mi poszczególne zadania, korzystam z aplikacji Clockify do monitorowania czasu pracy. Dzięki temu wiem, ile czasu zajmują mi konkretne zadania i mogę lepiej planować kolejne projekty.
Ważnym elementem tego procesu jest systematyczna analiza danych. Każdego tygodnia przeglądam zarejestrowane czasy i sprawdzam, które zadania zajmują więcej czasu niż przewidywałam. Pozwala mi to na identyfikowanie obszarów wymagających usprawnień oraz lepsze zarządzanie moją energią w przyszłości. Dodatkowo, monitorowanie czasu pomaga mi unikać przepracowania i lepiej balansować między pracą a odpoczynkiem. Dzięki temu mogę skuteczniej realizować zadania i unikam wypalenia zawodowego.
Mój system produktywności ewoluował przez długi czas i dostosowywałam go do swoich potrzeb. Może nie sprawdzić się w pełni u każdego, ale mam nadzieję, że stanie się dla Ciebie inspiracją. Najważniejsze jest zarządzanie energią, systematyczne planowanie i monitorowanie postępów. Dzięki temu możesz skutecznie zarządzać wieloma zadaniami i projektami, nawet jeśli na pierwszy rzut oka wydają się one przytłaczające.
Jeśli Twoja organizacja chce pójść krok dalej i strategicznie zaplanować swoją cyfrową transformację, warto skorzystać z bezpłatnego narzędzia do Diagnozy Potrzeb Cyfrowych od TechSoup. Pozwoli ono ocenić, w jakich obszarach potrzebujesz wzmocnienia i jakie technologie mogą Ci w tym pomóc.
Źródło: Techsoup Polska
