Microsoft To Do. Jak uporządkować codzienność w organizacji?
Czy zdarzyło Ci się zapomnieć o ważnym zadaniu albo poczuć, że liczba obowiązków Cię przytłacza? W organizacji pozarządowej, gdzie projekty i potrzeby społeczności często wymagają szybkich reakcji, brak odpowiednich narzędzi może prowadzić do chaosu. Microsoft To Do to aplikacja, która pomoże Ci odzyskać kontrolę nad czasem i zadaniami.
W TechSoup Polska wiemy, że technologia może być wyzwaniem – zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej nie korzystałaś z tego rodzaju narzędzi. Dlatego krok po kroku pokażemy, jak zacząć przygodę z Microsoft To Do, wyjaśnimy, jak działa, i podpowiemy, jak możesz wykorzystać je w codziennej pracy.
Dlaczego warto korzystać z Microsoft To Do?
Praca w organizacji pozarządowej oznacza noszenie wielu kapeluszy: planowanie działań, organizacja wydarzeń, raportowanie, kontakt z darczyńcami, a często także… naprawa drukarki. W takich warunkach łatwo coś przeoczyć. Microsoft To Do pomaga:
- Zapanować nad zadaniami – możesz tworzyć listy i dzielić je na mniejsze kroki.
- Zorganizować codzienność – aplikacja przypomni Ci o ważnych terminach.
- Ułatwić współpracę – możesz udostępniać listy zadań innym osobom z zespołu.
- Mieć wszystko pod ręką – niezależnie od tego, czy pracujesz na komputerze, czy sprawdzasz zadania na telefonie.
Najważniejsze? To narzędzie jest darmowe dla organizacji pozarządowych, które korzystają z Microsoft 365 w ramach licencji TechSoup Polska.
Zanim zaczniesz. Gdzie znajdziesz Microsoft To Do?
Microsoft To Do jest dostępny na wiele sposobów, co oznacza, że możesz korzystać z niego tak, jak Ci najwygodniej:
- Na komputerze (Windows i Mac) – pobierając aplikację,
- Na telefonie lub tablecie (Android i iOS),
- W przeglądarce internetowej pod adresem to-do.microsoft.com,
- W ramach aplikacji Microsoft Teams, jeśli Twoja organizacja z niej korzysta.
Wskazówka: Dzięki synchronizacji wszystkie Twoje zadania będą aktualne na każdym urządzeniu, na którym korzystasz z Microsoft To Do.
Jak organizować swoje zadania?
Microsoft To Do może być dla Ciebie czymś w rodzaju cyfrowego notesu lub tablicy zadań. Poniżej znajdziesz szczegółowy opis funkcji, które pomogą Ci lepiej zorganizować pracę.
Tworzenie list zadań
Wyobraź sobie, że masz różne zeszyty na różne tematy – jeden na sprawy biurowe, inny na projekty, a jeszcze inny na sprawy osobiste. Właśnie tak działają listy w Microsoft To Do.
- Jak stworzyć listę? Kliknij „+ Nowa lista” w lewym panelu bocznym. Nadaj jej nazwę, np. „Projekty edukacyjne” lub „Sprawy do załatwienia w biurze”.
- Po co dzielić zadania na listy? Dzięki temu łatwiej będzie Ci znaleźć konkretne informacje i utrzymać porządek.
Przykład: Jeśli organizujesz warsztaty, możesz stworzyć listę o nazwie „Warsztaty – 20 stycznia”. Na tej liście zapiszesz wszystkie rzeczy, które musisz zrobić, np. „Zarezerwować salę” czy „Przygotować agendę”.
Dodawanie zadań
Każda lista to miejsce na Twoje zadania.
- Kliknij pole „Dodaj zadanie”, wpisz, co musisz zrobić, np. „Przygotować wniosek o grant” i naciśnij Enter.
Wskazówka: Jeśli masz problem z nazwaniem zadania, pomyśl, co dokładnie musisz zrobić. Zamiast pisać „Spotkanie” (co może być niejasne), wpisz „Spotkanie z darczyńcą o 11:00”.
Ustalanie priorytetów
Nie każde zadanie jest równie ważne. Dlatego możesz oznaczać najważniejsze z nich gwiazdką.
- Kliknij ikonę gwiazdki obok zadania, by dodać je do listy „Ważne”.
Porada: Nie oznaczaj zbyt wielu zadań jako „ważne”. Skup się na tych, które naprawdę wymagają Twojej uwagi w pierwszej kolejności.
Jak Microsoft To Do wspiera Twoją codzienność?
Dodawanie przypomnień i terminów
Jeśli boisz się, że zapomnisz o ważnym terminie, ustaw przypomnienie.
- Kliknij na zadanie, by otworzyć szczegóły.
- Wybierz ikonę przypomnienia (dzwonek) i ustaw czas, kiedy aplikacja ma Cię powiadomić.
Przykład: Masz wysłać raport w piątek o 10:00. Ustaw przypomnienie na piątek o 9:30 – będziesz miała czas na ostatnie poprawki.
Podzadania (kroki)
Często jedno zadanie składa się z kilku mniejszych kroków. Microsoft To Do pozwala je dodać, byś mogła łatwiej śledzić postępy.
- Otwórz zadanie i kliknij „Dodaj krok”. Wpisz kolejne etapy, np. „Przygotować prezentację”, „Wysłać zaproszenie”.
Porada: Odznaczanie wykonanych kroków daje dużą satysfakcję i pokazuje, ile już zrobiłaś!
Współpraca z zespołem
Jeśli nad projektem pracuje kilka osób, możesz udostępniać listy zadań:
- Kliknij ikonę udostępniania przy liście.
- Wprowadź adres e-mail osoby, z którą chcesz się podzielić listą.
Uwaga: Pamiętaj, że Microsoft To Do nie pozwala przypisywać poszczególnych kroków (podzadań) do innych osób – możesz jedynie udostępnić całe zadanie.
Podsumowanie. Twoje zadania pod kontrolą
Microsoft To Do to świetne narzędzie, które pomoże Ci:
- Zorganizować wszystkie zadania w jednym miejscu,
- Utrzymać porządek w codziennej pracy,
- Łatwiej współpracować z zespołem.
Microsoft To Do to proste narzędzie, które może stać się Twoim nieocenionym pomocnikiem w pracy w NGO. Dzięki niemu uporządkujesz zadania, odzyskasz kontrolę nad czasem i ułatwisz sobie współpracę z zespołem.
Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia przy instalacji i konfiguracji, skontaktuj się z TechSoup Polska – z przyjemnością Ci pomożemy!
Razem możemy usprawnić Twoją codzienną pracę. 😊
Źródło: Techsoup Polska
