Publicystyka - ngo.pl

Jest to naturalne: chcemy, żeby odbiorca miał wszystko pod ręką, żeby nic nie umknęło, żeby zarząd wiedział, o co chodzi. Ale z drugiej strony – gdy sami dostajemy takiego maila, reakcja jest często jedna: „o nie, kolejny długi mail, przeczytam później (czyli nigdy)”.

Badania eye-trackingu pokazują, że ludzie czytają tekst w kształcie litery F, skupiają się na pierwszych liniach i szybko „zjeżdżają” po lewej stronie treści. To znaczy, że jeśli kluczowa informacja schowa się w środku drugiego akapitu, jest spora szansa, że nikt jej nie zauważy.

Dlatego w tym artykule pokażemy kilka sprawdzonych sposobów, jak pisać maile czytelne, zwięzłe i łatwe do „przeskanowania” w kilka sekund. Pokażemy też, jak można wykorzystać do tego narzędzia AI (oczywiście zawsze z własną redakcją i oceną treści).

A żeby nie zostać w teorii – zrobimy to na poniższym przykładzie.

To wiadomość, którą wielu z nas mogłoby wysłać właśnie dziś. Ciężko się ją czyta, prawda?

To jedna z najbardziej cenionych metod pisania e-maili. W dosłownym tłumaczeniu BLUF oznacza „sedno na początku”. Zgodnie z tą zasadą nadawca zaczyna wiadomość od przedstawienia konkluzji, decyzji lub najważniejszej informacji, a dopiero potem podaje tło i szczegóły.

Dobrze sformułowany BLUF pozwala odbiorcy już po pierwszych zdaniach zrozumieć, kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego – bez konieczności wczytywania się w cały tekst.
To ogromna oszczędność czasu i energii zarówno dla nadawcy, jak i czytelnika.

Przykład:

Omówienie: W powyższym mailu już pierwsze zdanie zawiera sedno sprawy – prośbę o zatwierdzenie konkretnej decyzji. Czytelnik nie musi się domyślać, czego oczekuje Anna ani przewijać w dół, by dotrzeć do clou. Dalsza część wiadomości dostarcza kontekstu: streszcza analizę dostępnych opcji i uzasadnia wybór.

Wskazówka: Technikę BLUF można łączyć z krótką sekcją „Opcjonalne informacje dodatkowe” umieszczoną na końcu maila. Zawiera ona szczegóły, które nie są niezbędne do zrozumienia głównego przekazu, ale mogą być przydatne dla osób chcących wgłębić się w temat.

Przykładowy prompt do użycia z AI: „Przeredaguj poniższą wiadomość, stosując zasadę BLUF (Bottom Line Up Front), tak aby najważniejsze informacje i wnioski pojawiły się na początku maila: [treść wiadomości]”.

SCQA to technika zaczerpnięta ze storytellingu i metod konsultingowych, służąca do logicznego i wciągającego przedstawiania informacji. Metoda pomaga od razu zaangażować odbiorcę – prowadząc go krok po kroku od tła sprawy, przez problem, po rozwiązanie.

Akronim oznacza: Situation (Sytuacja), Complication (Komplikacja), Question (Pytanie), Answer (Odpowiedź):

1.      Sytuacja – zarysowujemy kontekst, czyli jak jest teraz,

2.      Komplikacja – sygnalizujemy problem lub zmianę,

3.      Pytanie – stawiamy kluczowe pytanie, które logicznie wynika z komplikacji,

4.      Odpowiedź – przedstawiamy naszą propozycję lub główny przekaz.

Zaletą tej metody jest to, że prowadzi odbiorcę przez nasz tok myślenia, zwiększając przejrzystość argumentacji.

Minusem jest natomiast to, że wstęp wiadomości jest dłuższy niż w BLUF. SCQA sprawdza się lepiej przy dłuższych, bardziej opisowych mailach, zwłaszcza wtedy, gdy chcemy pokazać proces rozumowania lub zbudować wspólne zrozumienie tematu.
Należy jednak uważać, by części „sytuacja” i „komplikacja” nie stały się zbyt rozbudowanym wprowadzeniem. Ważne też, by pytanie było naturalnym pomostem między problemem a rozwiązaniem.

Przykład:

Omówienie: W wiadomości wyraźnie widać cztery części odpowiadające strukturze SCQA. Anna najpierw opisuje sytuację – obecny sposób komunikacji, potem wskazuje komplikację, czyli problem wymagający zmiany. Następnie stawia pytanie, które zapewne pojawia się też w głowach odbiorców: co możemy z tym zrobić?
Na końcu przedstawia odpowiedź – konkretną propozycję rozwiązania z krótkim uzasadnieniem.

Zastosowanie SCQA sprawia, że odbiorca rozumie kontekst i wagę propozycji, zanim jeszcze ją oceni – widzi, skąd wzięła się potrzeba zmiany i jak zaproponowane działania na nią odpowiadają.

Przykładowy prompt do użycia z AI: „Popraw poniższą wiadomość do zespołu, stosując strukturę SCQA – przedstaw tło sytuacji, wyjaśnij komplikację, postaw pytanie i zaproponuj rozwiązanie: [treść wiadomości]”.

TL;DR to popularny internetowy skrót od angielskiego “Too Long; Didn’t Read” (czyli „za długie; nie przeczytałem”). W praktyce oznacza on krótkie podsumowanie dłuższej wypowiedzi.

Technika TL;DR polega na tym, by już na początku wiadomości umieścić jej esencję – jedno lub dwa zdania streszczające najważniejszy przekaz maila. To coś w rodzaju mininagłówka lub zajawki, która od razu informuje, o co chodzi. To ukłon w stronę czytelników, którzy nie zawsze mają czas lub uwagę, by wczytać się w całość.

Paradoksalnie, korzysta też sam autor wiadomości – zmuszając się do sformułowania takiego skrótu, lepiej definiuje, co właściwie chce przekazać i co jest najważniejsze.

Przykład:

Omówienie: W powyższym przykładzie już sam początek wiadomości zawiera zwięzłe podsumowanie oznaczone dosłownie skrótem „TL;DR”.
Dzięki temu odbiorca od razu wie, czego się od niego oczekuje, zanim przeczyta dalszą treść.

Przykładowy prompt do użycia z AI: „Przeczytaj poniższą wiadomość i wygeneruj na jej podstawie jedno zdanie TL;DR podsumowujące główny przekaz: [treść wiadomości]”.

Poznaliśmy trzy sprawdzone metody strukturyzowania wiadomości: BLUF, SCQA i TL;DR. Każda z nich pomaga inaczej uporządkować myśli i skrócić drogę między nadawcą a odbiorcą.

Warto pamiętać, że nawet najlepsza technika nie zastąpi sensownej treści.
Struktury pomagają uporządkować przekaz, ale wciąż kluczowe jest to, co chcemy powiedzieć i po co.

Jednocześnie takie podejście do pisania maili to coś więcej niż kwestia stylu.
To element kultury komunikacji wewnętrznej – wspiera współpracę, oszczędza czas i zmniejsza ryzyko nieporozumień. A przy okazji to także prosty sposób na wzmacnianie cyfrowych kompetencji w organizacji.

Niech Wasze skrzynki odbiorcze napełniają się wiadomościami, które chce się czytać – i na które chce się odpowiadać.

Jeśli chcesz regularnie otrzymywać praktyczne wskazówki i inspiracje dotyczące pracy z technologiami w NGO, zapisz się do newslettera TechSoup Polska – znajdziesz tam wiedzę, która naprawdę pomaga w codziennej pracy organizacji.

Sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach rządowego programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich NOWE FIO na lata 2021–2030.