Twoje pliki, nie twoja kontrola? Sprawdź, kto ma do nich dostęp
Kiedy niedawno jako TechSoup Polska prowadziliśmy webinar o chmurze, jedna z uczestniczek powiedziała wprost: „Mam wrażenie, że nie wiem, kto ma dostęp do naszych dokumentów. Boję się, że stracę nad tym kontrolę”. To zdanie padło kilka razy, w różnych wariantach. I jest bardzo zrozumiałe.
Grafika promocyjna z hasłem: Nasze wskazówki". Po lewej stronie uśmiechnięta kobieta w okularach, na czarno-białym zdjęciu. Tło w kolorze pomarańczowym i kremowym z niebieskim kołem. W prawym górnym rogu ikonki folderu i żarówki z trybikiem. W lewym górnym rogu logotypy Komitetu do spraw Pożytku Publicznego, NIW i PROO
Dla wielu organizacji pozarządowych przejście do chmury oznacza duży krok w nieznane. Szczególnie jeśli wcześniej wszystko działało „na czuja”: pliki w załącznikach maili, coś na pendrive’ach, trochę na komputerach pracowników.
Dziś chcemy pokazać, że chmura nie musi oznaczać utraty kontroli. Wręcz przeciwnie. Jeśli dobrze ją skonfigurujesz, możesz mieć większy porządek niż kiedykolwiek wcześniej.
Papier nie pyta, kto ma dostęp
Zacznijmy od podstawowego pytania: co się dzieje, kiedy Twoja organizacja działa „poza chmurą”?
To nie jest świat idealny. Oto kilka ryzyk, z którymi spotykamy się w NGO działających w ten sposób:
- Dokumenty papierowe mogą zostać zniszczone, zgubione, skopiowane bez śladu albo zalegać latami w kartonach, do których nikt nie ma klucza.
- Pliki na komputerach i pendrive’ach mogą zniknąć przy awarii, zostać przypadkowo nadpisane albo wpaść w niepowołane ręce.
- Pliki w prywatnych skrzynkach pracowników są niedostępne dla innych, jeśli ktoś jest na urlopie lub odchodzi z organizacji.
- Nie wiadomo, która wersja dokumentu jest aktualna, bo krążą różne wersje „v2”, „v2poprawki”, „ostatniaNAPRAWDĘv3”.
To ważne: brak chmury nie oznacza bezpieczeństwa ani kontroli. Często jest wręcz odwrotnie. Chaos jest tylko mniej widoczny.
To co możesz zrobić?
1. Zacznij od wspólnego miejsca
W wielu organizacjach wygląda to tak: każdy ma swój folder „na komputerze” albo na swoim koncie w chmurze. Jedna osoba trzyma materiały promocyjne, inna – dokumenty finansowe, a ktoś inny ma wszystko pomieszane, bo „na szybko” wrzuca pliki gdziekolwiek.
W efekcie nikt nie wie, co gdzie jest. A jak ktoś wyjedzie na urlop, to nie da się niczego znaleźć.
W Google Workspace możesz stworzyć Dysk współdzielony. To wspólna przestrzeń robocza dla zespołu. Każda osoba widzi dokładnie to, do czego została dopisana. Dokumenty są przechowywane w jednym miejscu, niezależnie od tego, kto je stworzył.
W Microsoft 365 działa to bardzo podobnie. Możesz założyć Zespół w Teams, a pliki będą automatycznie trafiać do przestrzeni SharePoint przypisanej do tego zespołu.
To wszystko nie jest trudne i naprawdę robi różnicę. Znika chaos, znikają pytania „czy ktoś to widział?”, a przede wszystkim – nikt nie trzyma dokumentów wyłącznie u siebie.
2. Udostępniaj mądrze, nie „na wszelki wypadek”
Bardzo często dajemy dostęp do dokumentu tak, jakbyśmy rozdawali klucze do całego biura. Klik, i każdy może wszystko edytować. Bo łatwiej, bo szybciej, bo „jakoś to będzie”.
Ale jeśli naprawdę zależy Ci na porządku i bezpieczeństwie, warto zacząć myśleć o udostępnianiu bardziej świadomie.
W Google i Microsoft masz do wyboru kilka opcji. Możesz:
- pozwolić komuś tylko wyświetlać dokument: gdy ma coś przeczytać, ale niczego nie zmieniać,
- umożliwić komentowanie: jeśli chcesz zebrać uwagi, ale nie chcesz, by ktoś przypadkiem zmienił treść,
- przyznać pełen dostęp do edycji: ale tylko wtedy, gdy jest to naprawdę potrzebne.
Dzięki temu masz pewność, że dokumenty nie zostaną przypadkowo usunięte, zmodyfikowane niezgodnie z ustaleniami albo po prostu pomieszane. Czasem wystarczy jedno kliknięcie, żeby wprowadzić większy spokój.
3. Korzystaj z grup, nie zarządzaj dostępem ręcznie
W każdej organizacji są zespoły: zarząd, koordynatorzy projektów, wolontariusze, dział komunikacji. Zamiast dodawać każdą osobę osobno do folderu czy dokumentu, można utworzyć grupę adresową. (Więcej o grupie adresowej przeczytasz tutaj)
Grupa ma swój adres e-mail, na przykład [email protected]. Pod tym adresem nie siedzi jedna osoba, tylko kilka – wszystkie te, które powinny mieć dostęp do danego zestawu dokumentów.
W Google Workspace możesz przypisać całą grupę do dysku współdzielonego albo folderu, w Microsoft 365 jest podobnie. Tworzysz wtedy Grupę Microsoft 365.
Co zyskujesz?
- Gdy do zespołu dołącza nowa osoba, dodajesz ją do grupy, a dostęp ustawia się automatycznie. Nie trzeba niczego ustawiać ręcznie w dziesięciu folderach.
- Gdy ktoś odchodzi, wystarczy usunąć go z grupy, a dostęp do wszystkich dokumentów znika.
- I co najważniejsze – dokumenty należą do organizacji, nie do prywatnych kont.
To rozwiązanie naprawdę porządkuje sprawy, które do tej pory często były źródłem stresu i zamieszania.
4. Sprawdzaj, co działa, a co trzeba poprawić
Czasem wystarczy jeden link wysłany w pośpiechu, żeby ktoś miał dostęp do dokumentów, których nie powinien widzieć. Albo żeby po miesiącach okazało się, że lista odbiorców się rozrosła i nikt nie pamięta, kto ma dostęp do czego. Dlatego warto wprowadzić prostą praktykę: raz w miesiącu zajrzeć w ustawienia udostępniania.
Sprawdź:
- kto ma dostęp do folderu lub pliku,
- jakie ma uprawnienia: czy może edytować, komentować, czy tylko przeglądać,
- czy ten dostęp wciąż jest potrzebny.
To nie musi być skomplikowane. Wystarczy 15 minut raz w miesiącu. Ale może to zapobiec sytuacji, w której ważny dokument „wypływa”, ktoś go przypadkiem usuwa albo edytuje bez zgody zespołu.
5. Pracuj na kontach organizacyjnych
Wciąż wiele osób pracuje na prywatnych skrzynkach: [email protected], [email protected]. To zrozumiałe, szczególnie w małych organizacjach, gdzie wszystko robi się po ludzku, na zaufaniu.
Ale jeśli wszystkie dokumenty są na prywatnym koncie, to nie masz do nich dostępu jako organizacja. I nie możesz ich odzyskać, jeśli ta osoba odejdzie, zachoruje albo zwyczajnie zapomni hasła. Dlatego warto zadbać, by każdy członek zespołu miał konto służbowe z Waszej domeny (@twojeNGO.pl) lub zorganizowane przez Google Workspace czy Microsoft 365.
Dzięki temu:
- można zmienić właściciela dokumentu, jeśli ktoś odchodzi,
- można centralnie zarządzać dostępem i uprawnieniami,
- można przywrócić dokumenty, nawet jeśli coś pójdzie nie tak.
To buduje nie tylko bezpieczeństwo, ale też poczucie, że dokumenty naprawdę należą do organizacji, a nie do konkretnej osoby.
Co dalej? Zadbaj o spokój swój i swojej organizacji
Wprowadzanie porządku w dokumentach to nie jednorazowe zadanie, tylko proces. Ale to proces, który naprawdę się opłaca. Bo kiedy wiesz, gdzie co jest, kto ma dostęp i co się dzieje z Twoimi plikami, zyskujesz nie tylko kontrolę, ale też spokój.
Jeśli szukasz więcej prostych wskazówek, które pomagają ogarnąć technologię w NGO, dołącz do naszego newslettera.
Źródło: Fundacja TechSoup
