„Dokonanie wyboru o jeden procent lepszego albo o jeden procent gorszego w danej chwili wydaje się mało istotne, ale na przestrzeni chwil składających się na życie, takie wybory decydują o różnicy między tym, kim jesteś, a tym, kim mógłbyś być”.
– James Clear, „Atomowe nawyki”
Transformacja cyfrowa w NGO działa na tej samej zasadzie. To nie jednorazowy skok, ale stopniowy proces, w którym każda mała poprawka kumuluje się w coś większego. Można od razu zainwestować w nową platformę, można przeszkolić zespół z jej obsługi – ale jeśli nie stanie się to elementem codziennych nawyków organizacji, zmiana pozostanie tylko na papierze.
Technologia, ludzie i procesy – trzy filary cyfryzacji NGO
Często myślimy, że transformacja cyfrowa to przede wszystkim technologia. Nowe systemy, aplikacje, cyfrowe narzędzia do zarządzania projektami – to wszystko ważne, ale samo w sobie nie wystarczy.
Transformacja cyfrowa to proces, który opiera się na trzech filarach: technologii, ludziach i procesach. Jeśli któryś z tych elementów zostanie pominięty, cyfryzacja pozostanie powierzchowna i nie przyniesie trwałych efektów.
- Technologia – daje nowe możliwości, ale nie zastępuje dobrej organizacji pracy. Bez strategii i odpowiednich procesów nowe narzędzia często są wykorzystywane nieefektywnie lub… wcale.
- Ludzie – to oni decydują o sukcesie lub porażce każdej zmiany. Jeśli zespół nie ma kompetencji cyfrowych lub nie rozumie korzyści z nowych rozwiązań, wdrożenie technologii stanie się martwym punktem.
- Procesy – łączą ludzi i technologię. Organizacja może mieć świetny system do zarządzania danymi, ale jeśli nie ma ustalonych zasad ich wprowadzania i wykorzystywania, nadal będzie panował chaos.
A nawet jeśli zadbamy o każdy z tych trzech filarów – technologię, ludzi i procesy – to i tak musimy liczyć się z tym, że efekty nie pojawią się od razu. I właśnie wtedy wiele organizacji trafia do etapu, którym jest…
Dolina rozczarowania
Każda organizacja przechodzi przez fazę, w której wydaje się, że cyfryzacja „nie działa”. Pracownicy nadal zapisują pliki na pulpicie zamiast w chmurze, wysyłają załączniki mailem, nie korzystają z nowych narzędzi.
To moment, w którym wiele NGO traci motywację i wraca do starych metod. James Clear nazywa to okresem zniechęcenia – etapem, w którym wkładasz wysiłek, ale nie widzisz jeszcze efektów.
To tak, jakbyś wspinał się na górę, ale wokół była mgła i nie widziałeś szczytu. Ten moment to dolina rozczarowania – miejsce, gdzie oczekujemy, że zmiana nastąpi szybko, a w rzeczywistości postęp jest wolniejszy, niż się spodziewaliśmy.
Tyle że praca włożona w transformację nie idzie na marne. Po prostu jest magazynowana – jak temperatura, która stopniowo rośnie, ale lód zaczyna topnieć dopiero przy 0°C.
„Twoja praca nie poszła na marne, po prostu na razie została zmagazynowana. Cały efekt ujawni się dopiero po przekroczeniu pewnego progu”.
– James Clear, „Atomowe nawyki”
Co zrobić, żeby NGO nie utknęło w dolinie rozczarowania?
- Zamiast skupiać się na tym, że efektów jeszcze nie ma, patrz na konsekwencję działań.
- Mierz postępy, nawet jeśli są małe. Jeśli na początku 10% dokumentów jest w chmurze, a po miesiącu 25%, to znaczy, że zmiana się dzieje.
- Pamiętaj, że wzrost często jest wykładniczy. NGO, które długo nie widzą efektów, nagle zauważają, że organizacja działa zupełnie inaczej.
Dolina rozczarowania to normalny etap – ale tylko ci, którzy ją przejdą, zobaczą rzeczywistą zmianę.
Jak znaleźć swoją drogę do cyfrowej zmiany?
W transformacji cyfrowej nie chodzi o kopiowanie rozwiązań innych organizacji. Chodzi o to, by dopasować działania do własnych potrzeb, zespołu, możliwości. Dlatego w TechSoup przygotowaliśmy Plan Adaptacji Cyfrowej – bezpłatne narzędzie, które pomoże Ci uporządkować myślenie o zmianie technologicznej.
Nie dajemy tam gotowego planu. Za to znajdziesz w nim zestaw ćwiczeń i pytań, które pozwolą Ci:
- zastanowić się, gdzie jesteś,
- nazwać potrzeby i cele,
- zaplanować realne, dopasowane do Ciebie działania,
- lepiej przygotować zespół na zmiany.
Choć każda organizacja jest inna, to wiele NGO, z którymi pracujemy, znajduje się dziś na poziomach 1 lub 2 dojrzałości cyfrowej. Dlatego w Planie podpowiadamy konkretne kroki właśnie dla tych poziomów – ale tak, by każda organizacja mogła przemyśleć je po swojemu.
Gdzie jesteś na drodze do cyfrowego NGO?
Nie stajesz się cyfrową organizacją z dnia na dzień. Przechodzisz przez kolejne etapy, uczysz się, testujesz, usprawniasz. Cyfryzacja to droga, nie punkt docelowy. Sprawdź, gdzie możesz być teraz:
Poziom 1 – Wszystko analogowo
Organizacja działa głównie na papierze lub plikach lokalnych, nie ma ujednoliconych narzędzi. Każdy pracownik korzysta z różnych systemów według własnego uznania.
Poziom 2 – Pierwsze kroki w chmurze
Pojawia się wspólne miejsce na pliki, ale nie wszyscy korzystają z niego w ten sam sposób. NGO zaczyna dostrzegać korzyści z cyfryzacji, ale brakuje spójnych zasad.
Poziom 3 – Strukturyzowanie i stabilizacja
Organizacja wprowadza jasne standardy pracy w chmurze, usprawnia procesy i automatyzuje.
Poziom 4 i 5 – Efektywna i w pełni cyfrowa organizacja
NGO zarządza procesami cyfrowymi w sposób uporządkowany i strategiczny. Technologia wspiera decyzje, a zespół aktywnie korzysta z narzędzi, aby zwiększać efektywność. Niewiele organizacji dociera do tego poziomu, bo wymaga to zaawansowanych kompetencji i większych inwestycji w technologie.
Spotkajmy się online
Chcesz zobaczyć, jak działa Plan Adaptacji Cyfrowej w praktyce? Dołącz do bezpłatnego webinaru, który odbędzie się we wtorek 15 kwietnia. Opowiemy, jak korzystać z Planu, pokażemy przykłady z organizacji, które już go wdrażają, i odpowiemy na Twoje pytania.
Jeśli zastanawiasz się, od czego zacząć – to może być ten pierwszy krok. Niewielki, ale ważny. Bo cyfrowa zmiana nie wydarza się od razu. Zaczyna się od decyzji, by poprawić coś choćby o 1%.
*Artykuł został zainspirowany książką „Atomowe nawyki” Jamesa Cleara.
Źródło: Techsoup Polska
