Cyfrowe lato w NGO. Dlaczego właśnie teraz warto coś zmienić?
Są takie zdania, które w organizacjach pozarządowych powtarzają się jak mantra. Jedno z nich brzmi: „To nie jest dobry moment na zmiany, mamy za dużo na głowie”. I faktycznie, przez większą część roku trudno znaleźć przestrzeń na porządki czy nowe pomysły. Działania projektowe, wnioski, rozliczenia – wszystko goni.
Ilustracja przedstawia kobietę pracującą przy laptopie, otoczoną symbolami zębatek, serca, słońca i listy zadań. Logo TechSoup Polska w lewym górnym rogu. Grafika symbolizuje letni czas na rozwój, usprawnienia i działania z sercem w NGO
Ale wakacje? To coś innego. Zespół pracuje spokojniej, harmonogram robi się luźniejszy, a wiele działań spowalnia lub zawiesza się na kilka tygodni. Ten letni rytm, mniej intensywny niż zwykle, to nie strata czasu – to szansa. Szansa na to, żeby zatrzymać się na chwilę i zastanowić: czy nasza organizacja działa tak, jak chcemy? Czy technologia nam pomaga, czy raczej przeszkadza?
Czasem wystarczy uważnie przyjrzeć się codziennej pracy. Przypomnieć sobie te sytuacje, które ciągle się powtarzają i frustrują jak: szukanie plików, komunikacyjne nieporozumienia, zaginione załączniki, kilka wersji tego samego dokumentu w różnych miejscach. To właśnie takie drobne rzeczy codziennie zjadają czas i energię i to właśnie od nich warto zacząć.
Od czego zacząć? Od rozmowy, najlepiej z samą sobą lub zespołem
Naprawdę nie chodzi nam o robienie czasochłonnych, rozbijających wszystko na czynniki pierwsze audytów.
Wystarczy na chwilę się zatrzymać i zapytać:
- Co w naszej codziennej pracy działa zbyt wolno?
- Gdzie najczęściej się gubimy?
- Które czynności zawsze zajmują za dużo czasu?
To może być szybka notatka na kartce albo rozmowa przy kawie. Warto zaprosić do niej też innych, każdy w organizacji może zauważyć coś innego. Czasem to, co dla jednej osoby jest „normalne”, dla drugiej jest codziennym źródłem frustracji.
Nie musisz wymyślać tego sam(a) – Plan Adaptacji cię poprowadzi
Jeśli po takiej rozmowie pojawia się pytanie „OK, ale co dalej?”, to mamy dobrą wiadomość: nie musisz zaczynać od zera.
Plan Adaptacji Cyfrowej dla NGO to bezpłatny przewodnik przygotowany przez TechSoup, który krok po kroku pomaga uporządkować sprawy technologiczne w organizacji i to bez żargonu czy konieczności bycia „informatykiem”. Znajdziesz tam proste ćwiczenia, pytania do przemyślenia i konkretne przykłady, jak inne NGO radzą sobie z podobnymi wyzwaniami.
Możesz zacząć od jednego rozdziału, od tematu, który Was teraz najbardziej dotyczy – i zobaczyć, co się zadzieje.
Wakacyjne „małe kroki”, które robią różnicę
Nie trzeba wielkich projektów, by coś się zmieniło. Oto kilka pomysłów, które można zrealizować w letnie popołudnie i które od razu poprawiają komfort pracy:
- Wspólny folder w chmurze. Zamiast przesyłać pliki mailem, uporządkujcie dokumenty w jednym miejscu – choćby tylko dla jednego działania czy projektu. Dobrze nazwana struktura folderów i jasno ustalone zasady zapisu to oszczędność czasu każdego dnia.
- Formularz online zamiast e-maili. Jeśli coś zbieracie od wolontariuszy, uczestników, partnerów – spróbujcie użyć prostego formularza Google. W kilka minut da się usprawnić cały proces i uniknąć dziesiątek wiadomości, które „gdzieś się zapodziały”.
- Czat zespołowy. Jedna przestrzeń do szybkich pytań i informacji może oszczędzić godziny w skrzynce mailowej. Można użyć Slacka, Teamsów, a nawet prostego komunikatora – ważne, by było wspólne, dostępne dla wszystkich i miało jasno określoną rolę.
- „Cyfrowa godzina” dla zespołu. Raz w tygodniu? Raz w miesiącu? Zarezerwujcie czas na poznanie nowego narzędzia lub przegadanie jednego problemu cyfrowego. Bez ciśnienia. Przy kawie. W atmosferze ciekawości, nie obowiązku. Czasem to właśnie taka godzina uruchamia proces, który zmienia sposób pracy na długo.
- Pierwsze kroki z AI. Lato to dobry moment, żeby spokojnie sprawdzić, co naprawdę potrafią narzędzia oparte na sztucznej inteligencji. Możesz przetestować jedno z narzędzi wymienianych podczas webinaru. Zadaj im proste pytanie, poproś o pomoc w napisaniu notki czy streszczeniu raportu.
- Zacznij porządkować dane. Nawet jeśli na razie wszystko trzymacie w Excelu – warto już teraz pomyśleć, jak ułatwić sobie pracę z informacjami. Zrób listę darczyńców, beneficjentów lub projektów. Ustal, co warto śledzić: daty kontaktu, kwoty, etapy. Porządek w danych daje większą kontrolę i ułatwia planowanie kolejnych działań.
To nie „transformacja cyfrowa”, to po prostu usprawnienie
Słowo „transformacja cyfrowa” bywa onieśmielające. Kojarzy się z czymś dużym, drogim i skomplikowanym. A przecież zmiana może być cicha, powolna i bardzo praktyczna. Może polegać na tym, że dziś wiesz, gdzie masz dokumenty. Że nie musisz dzwonić do koleżanki z pytaniem „Gdzie zapisaliśmy wersję finalną?”
To właśnie jest zmiana cyfrowa. I możesz zacząć ją teraz.
Pomyśl o wrześniu
O tym, jak w organizacji znowu zrobi się gęsto od zadań, spotkań, terminów. Co możesz zrobić dziś, żeby wtedy było choć trochę lżej?
Być może ten jeden porządek w folderach sprawi, że łatwiej będzie odnaleźć sprawozdanie. Albo czat zespołowy pozwoli szybciej ogarnąć harmonogram działań. Może formularz online ułatwi rekrutację wolontariuszy.
Na koniec: nie jesteś sam(a)
Nie dlatego, że trzeba, tylko dlatego, że można.
Bo jest spokojniej. Bo masz przestrzeń na myślenie. Bo wreszcie możesz zająć się „tymi sprawami cyfrowymi”, które zawsze schodzą na dalszy plan.
Zrób coś małego. Jedno działanie. Jedną decyzję.
Wystarczy.
A jeśli potrzebujesz dodatkowej podpowiedzi jak pracować z naszym zbiorem zadań to zobacz nagranie z naszego webinaru na ten temat.
Źródło: Fundacja TechSoup
