Czyli jak stworzyć w organizacji warunki do prawdziwego odpoczynku – bez ryzyka, że się zatrzyma.
Sezon urlopowy w organizacjach pozarządowych to z jednej strony czas potrzebnego oddechu, a z drugiej moment, który potrafi wywołać napięcie. Projekty trwają, grantodawcy czekają, skrzynki mailowe się nie zamykają, a zespół kurczy się do połowy składu. Jak nie pogubić się w tym okresie? Jak sprawić, by organizacja nadal działała sprawnie, ale też by nikt nie czuł, że „odpoczywa z wyrzutami sumienia”?
Wszystko zaczyna się od dobrze zaplanowanej komunikacji. Ale nie chodzi tylko o ustawienie autorespondera. Chodzi o to, czy jako liderzy, liderki tworzymy warunki, w których odpoczynek jest naprawdę możliwy i wspierany jako norma, nie wyjątek.
Dlaczego komunikacja w czasie urlopów to sprawa organizacyjna
W małych i średnich organizacjach każdy członek zespołu ma wiele ról. Gdy jedna osoba znika, często pojawia się napięcie: „czy ktoś to przejmie?”, „czy nie utknie coś ważnego?”.
Ale to właśnie dlatego odpoczynek powinien być chroniony. Jeśli nie nauczymy się odpuszczać i przekazywać zadań, ryzykujemy przeciążenie, chaos… i wypalenie
Statystyki nie pozostawiają złudzeń, aż 51% osób sprawdza służbowego maila w trakcie urlopu. Zamiast resetu, ciągłe czuwanie. W organizacjach, gdzie zespoły pracują z pasji i zaangażowania, taka sytuacja może być szczególnie szkodliwa.
Dlatego warto, by organizacja jako całość stworzyła jasne i zrozumiałe zasady komunikacji urlopowej. Nawet jeśli wydają się oczywiste, wiele osób nie wie, co „wypada” w ich miejscu pracy. A jeśli nie wiesz, czy możesz się wyłączyć, to prawdopodobnie się nie wyłączysz.
Co można ustalić z wyprzedzeniem w organizacji
Wielu z nas zna już podstawy: wspólny kalendarz urlopowy, wiadomość „poza biurem”, wpisanie nieobecności w stopkę lub status. To dobry początek, ale warto iść dalej.
1. Zachęcaj do wyciszania powiadomień
Ustawienie statusu to jedno, ale jeśli aplikacja w telefonie nadal wysyła alerty, trudno mówić o prawdziwym odpoczynku. Warto przypominać pracownikom, że mogą wstrzymać powiadomienia na czas urlopu. Możesz np. stworzyć małą instrukcję albo listę kroków przed urlopem, która zawiera też ten element. To proste wsparcie może dać ludziom poczucie bezpieczeństwa.
2. Wprowadź zasadę wyznaczania osoby kontaktowej
Zamiast zostawiać to każdemu do indywidualnej decyzji, ustalcie zasadę: „Każda osoba przed urlopem wskazuje, kto ją zastępuje i jak wygląda kontakt w razie sytuacji awaryjnej”. To nie tylko porządkuje działania, ale też daje wyraźny komunikat, że bycie offline jest akceptowalne, bo organizacja to przewiduje.
3. Stwórz jedno „źródło prawdy” dla zespołu
Zamiast szukać informacji w wątkach Slacka czy rozproszonych notatkach – dobrze jest mieć jedno miejsce, w którym gromadzona jest wiedza o tym, co się dzieje w danym projekcie lub dziale. To może być prosty dokument Google z agendą spotkań i decyzjami, osobny kanał na Teamsach lub dokumentacja w Notion.
Ważne, żeby było aktualizowane, nawet minimalnie, i dostępne dla wszystkich. Dzięki temu:
- wracająca osoba szybko nadrabia zaległości,
- nowi członkowie zespołu łatwiej się wdrażają,
- nikt nie czuje się wykluczony z obiegu, bo nie było go na jednym spotkaniu.
To wymaga dyscypliny, ale przynosi ogromne korzyści i nie tylko w sezonie urlopowym.
Ułatw powrót, bo odpoczynek to nie kara
Dobrą praktyką organizacyjną jest stworzenie dobrych praktyk do łagodnego wejścia po urlopie.
To może oznaczać:
- możliwość nadrobienia informacji zanim zaczną się spotkania, czyli zachęcanie do tego, aby pracownicy mieli ten pierwszy dzień na nadrobienie.
- krótkie spotkanie powitalne np. z menedżerem lub koleżanką z zespołu, podczas którego można w 15 minut opowiedzieć, co się wydarzyło, co się zmieniło i co teraz ważne;
- regularne przypinanie informacji i tworzenie podsumowań, nie tylko dla tych, którzy wracają, ale też po to, by cały zespół miał jasność i wspólną wiedzę.
To wszystko buduje kulturę organizacyjną, w której urlop to nie ryzyko „wypadnięcia z obiegu”, tylko normalna część cyklu pracy.
Dlaczego firmowy komunikator to więcej niż narzędzie
Wciąż zdarza się, że zespoły organizacji korzystają z prywatnych kanałów komunikacji – Messengera, WhatsAppa, SMS-ów. To niby wygodne, ale prowadzi do chaosu. Prywatne rozmowy nie mają statusów, nie można ich łatwo przeszukać, nie da się przekazać ich dalej. W dodatku trudniej się z nich wylogować.
Dlatego warto zachęcać do korzystania z komunikatorów służbowych, gdzie można:
- można ustawić status „na urlopie” i wstrzymać powiadomienia,
- łatwiej przekazywać zadania i konteksty,
- da się przeszukiwać historię i przypinać ważne informacje.
To nie jest tylko kwestia porządku, to także element budowania kultury odpoczynku. Bo jeśli komunikacja jest w służbowych narzędziach, pracownik może się z nich po prostu wylogować. A to naprawdę robi różnicę.
A wszystko zaczyna się od przykładu
Kultura pracy nie tworzy się sama. Jeśli liderka pisze do pracownika na urlopie, to zespół uzna to za dopuszczalne. Jeśli dyrektor oczekuje dostępności „w razie czego”, nikt nie wyciszy powiadomień. Dlatego tak ważne jest, by osoby zarządzające:
- powstrzymywały się od kontaktu z osobami na urlopie (chyba że naprawdę nie ma wyjścia),
- nie planowały rewolucji w środku lata (chyba że deadline grantowy tego wymaga),
- mówiły głośno o tym, że odpoczynek jest ważny – i możliwy.
Nie musimy tworzyć sztywnych polityk HR. Ale warto powiedzieć zespołowi: „Chcemy, żebyście naprawdę odpoczywali. Jeśli potrzebujesz się odłączyć, odłącz się. Organizacja to udźwignie”.
Liderze, liderko – to Ty kształtujesz normy
Możesz stworzyć przestrzeń, w której ludzie nie boją się wylogować. Gdzie nie trzeba tłumaczyć się z wyjazdu. Gdzie odpoczynek to nie luksus, tylko normalna część pracy.
Wystarczy kilka wspólnych zasad, jedno dobrze zorganizowane źródło wiedzy, jasna komunikacja i… zgoda na to, by czasem naprawdę nic się nie działo. Bo dobrze zaplanowany urlop to inwestycja w lepszą współpracę i zdrowszą organizację.
Niech Twoja organizacja będzie miejscem, gdzie można odpocząć. I gdzie po powrocie czeka na nas nie szok, tylko uśmiech i jasny komunikat: „Fajnie, że wróciłeś, damy Ci chwilę, żeby się wdrożyć.”
Zapisz się do newslettera TechSoup Polska po więcej informacji jak wykorzystać technologie, aby uporządkować swoją organizacje pozarządową.
Źródło: Fundacja TechSoup Polska
