Najlepsza technologia może stać się problemem - jeśli zapomnisz o tym kroku
Kilka miesięcy temu w ramach wolontariatu, w którym działam, usłyszeliśmy, że jedno z naszych zadań będzie realizowane w nowym narzędziu. Do tej pory korzystaliśmy z Excela. Teraz miał to być projekt w Asanie. Pewnego dnia przyszła wiadomość: „Od dziś zadanie A realizujemy w nowym narzędziu. Oto link”. I… to wszystko.
Owszem, wcześniej pojawiały się ogólne zapowiedzi, że zmiana nadejdzie. Wiedzieliśmy więc, po co wprowadza się to rozwiązanie. Problem pojawił się w chwili startu, ponieważ zabrakło wskazówek, jak z niego korzystać w praktyce.
Chaos zamiast usprawnienia
Przez pierwsze dwa tygodnie zespół wolontariuszy narzekał i pytał: „gdzie mam kliknąć” i „jak mam to zrobić”. Finalnie duża część zespołu się zdemotywowała i przestała robić swoje zadania.
Część osób nie miała doświadczenia z podobnym narzędziem, inni nie rozumieli „logiki korzystania”, czyli tego, jakie działania wykonać w jakiej kolejności i w jakich sytuacjach.
Dopiero po dwóch czy trzech tygodniach pojawiła się instrukcja i dodatkowe wyjaśnienia. Do tego czasu praca była spowolniona, a energia zespołu poszła głównie na próby „rozgryzienia” systemu.
Co poszło nie tak?
Ta historia nie jest wyjątkowa. W wielu organizacjach społecznych wprowadzanie nowych rozwiązań odbywa się według zasady „zacznijmy, a potem dopracujemy szczegóły”. Samo w sobie nie jest to złe podejście – bywa skuteczne, gdy poprzedza je przygotowanie: określenie celu, ustalenie, jak będziemy z narzędzia korzystać, zakomunikowanie tego zespołowi, a dopiero potem stopniowe ulepszanie na podstawie zebranych doświadczeń.
Problem pojawia się wtedy, gdy „zacznijmy” oznacza po prostu wdrożenie narzędzia bez wcześniejszego przygotowania, wyjaśnienia zasad i wsparcia dla zespołu. W takiej sytuacji zamiast usprawnień łatwo o chaos, opóźnienia i zniechęcenie.
To nie technologia jest problemem, tylko sposób jej wprowadzania
Jak pokazują doświadczenia z różnych organizacji, opór wobec technologii rzadko wynika z niechęci samych ludzi (choć oczywiście też się zdarza). Częściej bierze się z braku:
- kontekstu: dlaczego wprowadzamy akurat to narzędzie, jakie problemy ma rozwiązać,
- instrukcji i wsparcia: krok po kroku, co, gdzie i kiedy robić,
- czasu na oswojenie: moment startu połączony z możliwością zadawania pytań.
Bez tego nawet najlepsza technologia staje się przeszkodą, zamiast wsparciem.
Jak można było zrobić to lepiej?
W opisywanym przypadku wystarczyłoby:
- krótkie spotkanie online z pokazaniem narzędzia,
- prosta instrukcja PDF lub nagranie ekranu,
- kilka przykładów „co zrobić w sytuacji X”,
- wyznaczenie osoby, do której można zgłosić pytania w pierwszych dniach.
Takie minimum przygotowania oszczędziłoby dwa tygodnie chaosu.
Dlaczego sam wybór narzędzia to dopiero początek
Wybór nowej technologii to ważny krok, ale prawdziwe wyzwanie zaczyna się później, przy wdrażaniu jej w życie organizacji. I tu właśnie przydaje się Plan Adaptacji Cyfrowej.
To bezpłatny e-book, który prowadzi organizacje przez cały proces zmiany: od diagnozy potrzeb, przez wybór rozwiązania, po komunikację, szkolenia i utrzymanie nowych sposobów pracy. Nawet jeśli wiesz już, jakie narzędzie chcesz wprowadzić, Plan pomoże Ci zadbać o to, by ludzie wiedzieli jak i po co z niego korzystać.
Technologia sama w sobie niczego nie zmienia. To ludzie – ich wiedza, przyzwyczajenia i poczucie bezpieczeństwa – decydują, czy nowe rozwiązanie zacznie działać. Jeśli chcesz uniknąć przestojów, nerwów i niepotrzebnych rozmów „dlaczego to nie działa”, zaplanuj wdrożenie tak samo starannie, jak wybór narzędzia.
➡️Pobierz bezpłatny Plan Adaptacji Cyfrowej i sprawdź, jak przeprowadzić zmianę technologiczną w swojej organizacji.
Źródło: Fundacja TechSoup Polska
