Jak wybrać odpowiedni plan Microsoft 365 dla swojej organizacji społecznej?
Coraz więcej organizacji pozarządowych korzysta z Microsoft 365, by usprawnić codzienną pracę – od komunikacji po przechowywanie dokumentów w chmurze. Ale gdy przychodzi moment wyboru odpowiedniego planu, pojawia się chaos. Nic dziwnego: Microsoft for Nonprofit udostępnia wiele różnych wersji i licencji, a każda z nich oferuje inny zestaw funkcji, warunków i możliwości.
W TechSoup Polska często słyszymy od organizacji, że trudno im się w tym połapać: nie wiedzą, jaki plan wybrać i czym różni się wersja przeglądarkowa od instalowanej i czy naprawdę każdemu w zespole potrzebna jest ta sama licencja. Dlatego przygotowaliśmy ten materiał w ramach naszego cyklu edukacyjnego: by uporządkować temat i pomóc Ci dobrać plan, który realnie odpowiada na potrzeby Twojej organizacji.
Poniżej znajdziesz proste wyjaśnienie, czym różnią się poszczególne plany, na co zwrócić uwagę przy wyborze i jak skorzystać ze wsparcia TechSoup Polska.
Krok 1: Sprawdź, czego naprawdę potrzebujesz
Zanim wybierzesz plan, warto określić, z jakich funkcji faktycznie korzystacie.
Każdy plan Microsoft 365 daje inne możliwości od podstawowego dostępu do poczty i aplikacji online, po pełne wersje programów biurowych i zaawansowane zabezpieczenia danych.
Zadaj sobie (i swojemu zespołowi) kilka prostych pytań:
- Czy potrzebujemy Outlooka do obsługi poczty organizacyjnej?
- Czy wystarczą wersje przeglądarkowe Worda, Excela i PowerPointa, czy raczej potrzebne są pełne, zainstalowane aplikacje?
- Czy zespół korzysta z Teams, by prowadzić spotkania i współpracować online?
- Czy musimy mieć dodatkową ochronę danych i urządzeń, np. blokadę dostępu po zgubieniu telefonu?
Warto też pamiętać, że nie każda osoba w organizacji musi mieć tę samą licencję.
Osoby zajmujące się administracją lub finansami mogą potrzebować pełnych programów biurowych, a członkom zarządu często wystarczy dostęp przez przeglądarkę. Dzięki temu łatwiej dopasujesz koszty do realnych potrzeb.
Krok 2: Poznaj dostępne opcje
Oferta dla organizacji non profit obejmuje kilka planów – od prostych i bezpłatnych, po bardziej rozbudowane z dodatkowymi funkcjami bezpieczeństwa. Poniżej znajdziesz skrócone zestawienie, które pomoże Ci zorientować się, co będzie najlepsze dla Twojego NGO.
| Jeśli Twój zespół potrzebuje: | Wypróbuj to! |
|---|---|
|
Microsoft 365 Business Basic
Do 300 licencji darowanych (donated) dostępnych przez TechSoup. Obejmuje Outlooka, OneDrive, Teams i aplikacje Office w wersji webowej i mobilnej. Obowiązuje symboliczna opłata serwisowa 1 EUR/netto za użytkownika miesięcznie w ramach usługi wsparcia. Jeśli nie potrzebujesz pomocy to możesz zaaplikować bezpośrednio do Microsoft – wtedy licencje otrzymasz bezpłatnie. |
|
Microsoft Office 2024
Jednorazowy zakup klasycznych aplikacji (Word, Excel, PowerPoint). Działa lokalnie, nie wymaga subskrypcji ani przechowywania plików w chmurze. Idealny wybór, jeśli organizacja preferuje pracę offline lub ma ograniczony dostęp do internetu. Na Windows i na Mac. |
|
Microsoft 365 Business Standard
Zniżkowa oferta przez TechSoup. Umożliwia pracę zarówno online, jak i offline z pełnym pakietem Office, Outlookiem, Teams i synchronizacją plików w chmurze. To najczęściej wybierany plan wśród NGO. |
|
Microsoft 365 Business Premium
Zawiera wszystko z planu Business Standard oraz narzędzia do ochrony danych i kontroli dostępu. Przydatny tam, gdzie ważne jest bezpieczeństwo informacji (np. dane beneficjentów). |
Krok 3: Dobierz plan do sposobu pracy zespołu
Dobrym rozwiązaniem może być łączenie różnych planów w zależności od potrzeb:
- Business Basic dla osób korzystających głównie z poczty, Teams i pracy online,
- Business Standard dla tych, którzy często tworzą i edytują dokumenty lub arkusze również bez dostępu do internetu,
- Business Premium dla organizacji przetwarzających dane wrażliwe lub potrzebujących pełnej kontroli nad urządzeniami i bezpieczeństwem.
Takie podejście pozwala ograniczyć koszty i jednocześnie zapewnić każdemu odpowiedni zakres narzędzi.
Krok 4: Skorzystaj z pomocy TechSoup
Wszystkie wymienione plany są dostępne przez TechSoup Polska – partnera programu Microsoft dla organizacji non profit. Zespół TechSoup pomoże Ci:
- dobrać odpowiedni plan,
- przeprowadzić migrację do chmury,
- przypisać licencje użytkownikom.
Aby dowiedzieć się więcej o możliwościach wsparcia napisz na: [email protected].
Dla dociekliwych: czym się różnią aplikacje przeglądarkowe od instalowanych?
To pytanie pojawia się bardzo często i nic dziwnego, bo różnica może wpływać na sposób pracy całego zespołu.
Aplikacje przeglądarkowe (webowe)
- Działają bez instalacji - uruchamiasz je przez stronę internetową, np. office.com.
- Pliki zapisują się automatycznie w OneDrive lub Sharepoint, można je edytować w kilka osób jednocześnie.
- Idealne do współpracy i pracy zespołowej.
- Wymagają stałego połączenia z internetem.
- Mają mniej funkcji niż pełne wersje, ale do codziennej pracy biurowej w zupełności wystarczą.
Aplikacje instalowane (desktopowe)
- Instalowane bezpośrednio na komputerze użytkownika.
- Działają również offline, co jest przydatne w terenie lub przy niestabilnym internecie.
- Oferują wszystkie funkcje, np. tabele przestawne w Excelu czy zaawansowane formatowanie w Wordzie.
- Wymagają przypisanej licencji i regularnych aktualizacji.
W praktyce wiele organizacji korzysta z obu wersji – przeglądarkowej do współpracy i spotkań, a instalowanej do intensywnej pracy z dokumentami.
Wybór planu Microsoft 365 to nie tylko decyzja techniczna, ale też organizacyjna. Od niej zależy, jak zespół będzie współpracował, jak chronione będą dane i jak wygodnie będziecie działać na co dzień.
Jeśli nie masz pewności, które rozwiązanie jest dla Was najlepsze, skontaktuj się z TechSoup Polska np. umawiając się na konsultacje albo wysyłając meila na [email protected]. Pomożemy dobrać plan dopasowany do wielkości, stylu pracy i budżetu Twojej organizacji.
Źródło: Fundacja TechSoup
