Publicystyka - ngo.pl

Pokażemy Ci przykład z programu Meet and Code, ale to podejście możesz śmiało dostosować do własnych potrzeb. Całość opiera się na prostych, łatwo dostępnych narzędziach. A jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda cały przebieg procesu krok po kroku, znajdziesz go w osobnym artykule.

Nie wiesz czym jest Meet and Code? To europejski program mingrantów dla organizacji pozarządowych, w którym finansujemy organizację wydarzeń dla dzieci i młodych osób zachęcających do nauki kodowania, robotyki i innych umiejętności cyfrowych. W Polsce za realizację programu odpowiada TechSoup Polska.

Zaczynamy od Microsoft Forms, czyli prostego narzędzia do tworzenia formularzy online. To ono otwiera nasz cyfrowy proces: organizacja, która otrzymała grant, wypełnia formularz, podając kluczowe dane potrzebne do przygotowania umowy m.in. nazwę, numer konta, osoby reprezentujące i tytuł wydarzenia.

Forms działa intuicyjnie, to odpowiednik ankiety z Google, ale jest częścią pakietu Microsoft 365. Można ustawić pola obowiązkowe, dodać logikę (czyli np. dodatkowe pytania pojawiające się w zależności od odpowiedzi), a przede wszystkim: łatwo połączyć go z innymi narzędziami, które wykonają kolejne kroki.

W praktyce oznacza to, że formularz nie tylko zbiera dane, ale też inicjuje całą ścieżkę działania: dzięki automatyzacji dane trafiają tam, gdzie powinny, bez ręcznego kopiowania, mailowania czy przepisywania.

Gdy formularz zostanie wysłany, do pracy przystępuje Power Automate, narzędzie do budowania automatycznych przepływów (czyli tzw. flow). Działa na zasadzie: jeśli coś się wydarzy, zrób to i to. I robi to za każdym razem tak samo.

W naszym przypadku Power Automate:

• odbiera dane z formularza,
• tworzy zadanie w Plannerze,
• generuje plik umowy,
• przenosi dokumenty do odpowiednich folderów,
• wysyła powiadomienia do zespołu lub beneficjentów.

Procesy uruchamiane są przez triggery, czyli zdarzenia, które informują system: „czas działać”. Może to być np. utworzenie nowego zadania, kliknięcie przycisku lub zmiana statusu.

Każda nowa umowa trafia do Microsoft Plannera jako osobne zadanie przypisane do odpowiedniej osoby. Dzięki temu zespół widzi, na jakim etapie znajduje się każdy przypadek: czy dane są już sprawdzone, czy dokument jest gotowy do podpisu, czy coś wymaga jeszcze poprawki.

Planner działa jak cyfrowa tablica zadań. Ale jego rola nie kończy się na planowaniu. To miejsce startu kolejnych automatyzacji, np. po oznaczeniu zadania jako „gotowe”, system wie, że trzeba wysłać umowę do podpisu.

Dzięki ścisłej integracji z Power Automate, Planner zmienia się z listy zadań w prawdziwe centrum dowodzenia. Automatyzacje robią swoje, ale to człowiek decyduje, kiedy i jak działają.

Gdy dokumenty są już gotowe, lądują w odpowiednim folderze na SharePoincie, czyli firmowej przestrzeni do organizacji plików w chmurze. Działa trochę jak Dysk Google, ale daje więcej możliwości zarządzania i lepiej integruje się z resztą narzędzi Microsoft 365.

Pliki trafiają tam, gdzie powinny, pod odpowiednią nazwą i w wersji, która jest aktualna. Można też łatwo zarządzać dostępem i historią zmian.

To właśnie tutaj trafiają podpisane, uporządkowane, zabezpieczone i gotowe do dalszego działania uporządkowane.

Na końcu procesu pojawia się podpis. W Meet and Code wykorzystujemy platformę DocuSign, czyli narzędzie do podpisu elektronicznego. Umożliwia ono zdalne podpisanie dokumentu, bez potrzeby drukowania, skanowania czy wysyłania czegokolwiek pocztą.

Największe zalety?

• Wystarczy, że my mamy konto, druga strona nie musi,
• Można ustalić kolejność podpisów,
• System sam wysyła przypomnienia i zapisuje podpisane dokumenty w odpowiednim miejscu.

Jeśli działasz lokalnie, możesz wybrać inne rozwiązania, np. Autenti. Ważne, by było zgodne z prawem i odpowiadało Twoim potrzebom.

Nie. I my też go nie mamy. Całość opiera się na narzędziach, które już posiadamy w ramach Microsoft 365. Plus DocuSign jako narzędzie do podpisu. Nie kupujemy dodatkowych systemów, nie wdrażamy ciężkich platform.

To, co widzisz, to efekt wykorzystania funkcji dostępnych w jednym ekosystemie, z którego wiele organizacji pozarządowych już korzysta. Wystarczy poukładać je w sensowny proces.

Zanim zaczniesz budować własny proces czy wdrażać konkretne narzędzia, warto zrozumieć, z jakich etapów składa się przejście na elektroniczny obieg dokumentów i co warto zaplanować z wyprzedzeniem. W naszym webinarze „Przejście na bezpapierowy obieg dokumentów” pokazujemy, jak wygląda ten proces

👉 A jeśli chcesz pójść dalej i przełożyć pomysły na realne działania w Twojej organizacji, skorzystaj z Planu adaptacji cyfrowej. To bezpłatny materiał, który pomoże Ci spojrzeć na cyfryzację w sposób dopasowany do możliwości, tempa i zasobów Twojego zespołu.

Dzięki nim my, w Meet and Code, podpisujemy umowy szybciej, przejrzyściej i zgodnie z przepisami. A czas, który wcześniej szedł na przesyłanie dokumentów i szukanie wersji, możemy poświęcić na kontakt z potrzebującymi organizacjami pozarządowymi.

Sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021-2030.