Publicystyka - ngo.pl

Nie każda organizacja regularnie śledzi komunikaty od dużych firm technologicznych. A wiele ważnych zmian dotyczy narzędzi, z których korzystamy na co dzień jak poczta, Word, Excel czy Teams. Tym razem mowa o zmianie, która dotyka właśnie takich narzędzi, używanych w tysiącach organizacji społecznych w całej Polsce.

Od 1 lipca 2025 r. Microsoft wycofuje możliwość korzystania z poniższych subskrypcji w formie darowizny:

• Microsoft 365 Business Premium (darowizna) – dotyczy pierwszych 10 darmowych licencji dostępnych wcześniej w ramach darowizny.
• Office 365 E1 (darowizna) – wersja przeglądarkowa aplikacji biurowych, bez instalacji na komputerze.

To, kiedy Twoja organizacja odczuje zmianę, zależy od daty odnowienia subskrypcji.

Jeśli kończy się ona przed 1 lipca 2025 r. (np. 20 czerwca), zostanie automatycznie odnowiona na dotychczasowych zasadach i dopiero po roku (np. 20 czerwca 2026 r.) konieczne będzie przejście na inną licencję.

Ale jeśli subskrypcja odnawia się po 1 lipca 2025 r., np. 2 lipca, to wtedy Microsoft nie przedłuży jej już jako darowizny i konieczne będzie wybranie nowego planu od razu.

Po zakończeniu bieżącego okresu subskrypcji licencje zostaną anulowane przez Microsoft automatycznie.

Nie każdy wie, z jakich licencji korzysta. Szczególnie w NGO, gdzie technologia nie zawsze jest priorytetem. Dlatego warto wykonać prosty krok:

1. Zaloguj się do panelu administratora Microsoft 365: admin.microsoft.com
2. Sprawdź, jakie licencje są przypisane użytkownikom.
3. Zobacz, do kiedy są ważne.

Jeśli widzisz tam Microsoft 365 Business Premium albo Office 365 E1, wiesz już, że trzeba działać.

➡️Tu znajdziecie nasz przewodnik.

Zanim stare licencje wygasną, możesz:

• Wybrać inny bezpłatny plan np. Microsoft 365 Business Basic, który nadal jest dostępny jako darowizna (do 300 użytkowników).
• Przejść na płatne licencje z rabatem np. Microsoft 365 Business Standard lub Business Premium, które nadal są dostępne ze zniżkami do 75% przez TechSoup.
• Wybrać wersję stacjonarną np. Office 2024, kupowany jednorazowo i instalowany na komputerze.

Warto dobrać rozwiązanie do swoich potrzeb: liczby użytkowników, sprzętu, z jakiego korzystacie i rodzaju działań.

• Jeśli pracujecie głównie przez przeglądarkę i potrzebujecie Worda, Excela oraz Outlooka online – możecie skorzystać z bezpłatnego planu Business Basic.
• Jeśli używacie aplikacji biurowych na komputerze, potrzebna będzie licencja Standard lub Premium (ze zniżką).
• Jeśli potrzebujecie jedynie pakietu Office do dokumentów, bez maila i chmury, warto rozważyć Office 2024 – kupowany jednorazowo.
• Jeśli szukacie alternatywy, możliwe jest też przejście na Google Workspace z pomocą TechSoup.

➡️Dokładne porównanie licencji i produktów od Microsoft 365 znajdziecie tutaj.

Jeśli Twoja organizacja nie zareaguje i nie przypisze użytkownikom nowych licencji, Microsoft po wygaśnięciu umowy zacznie proces anulowania. Dane będą przechowywane jeszcze 90 dni, a potem zostaną usunięte.

Dlatego tak ważne jest, by przed zakończeniem subskrypcji:

• przypisać nowe licencje,
• odpiąć stare,
• upewnić się, że wszystkie dane zostały przeniesione.

Część organizacji pozarządowych korzysta z licencji kupowanych bezpośrednio na stronie Microsoft. Inne – przez partnerów, takich jak TechSoup. I tu pojawia się istotna różnica.

Jeśli Twoja organizacja korzysta z licencji przez TechSoup, nawet jeśli są one płatne (np. 1 euro miesięcznie), zyskujecie coś więcej niż tylko dostęp do narzędzi:

• Możecie liczyć na nasze wsparcie – w razie pytań czy doboru odpowiedniego planu.
• Otrzymujecie jasne i zrozumiałe komunikaty o zmianach – po polsku, z konkretnym wyjaśnieniem, co trzeba zrobić i dlaczego.
• Przygotowujemy dla Was webinary, instrukcje i możliwość kontaktu mailowego – by łatwiej było odnaleźć się w zmianach.
• Dodatkowo – zamawiając licencje przez TechSoup, otrzymujecie faktury w polskiej walucie. To ułatwia rozliczenia, szczególnie przy projektach finansowanych ze środków publicznych.

Zdarza się, że organizacje mają licencje z różnych źródeł (część przez TechSoup, część bezpośrednio z portalu Microsoft). W takiej sytuacji możemy pomóc wyłącznie w zakresie tych subskrypcji, które zostały przypisane do Waszego konta za pośrednictwem TechSoup. Do pozostałych licencji, nawet jeśli są aktywne w tej samej dzierżawie, nie mamy dostępu technicznego ani uprawnień, by nimi zarządzać.

Dlatego jeśli zależy Ci na wsparciu i prostszej obsłudze, warto mieć wszystkie licencje w jednym miejscu – i najlepiej przez partnera, który rozumie specyfikę organizacji społecznych.

TechSoup Polska to organizacja non-profit wspierająca inne NGO w świadomym i bezpiecznym wykorzystywaniu technologii. Pomagamy organizacjom społecznym w dostępie do oprogramowania, licencji i wiedzy oferując narzędzia w zniżkach, bezpłatne webinary, instrukcje i indywidualne wsparcie.

Działamy po to, by technologia była dostępna, zrozumiała i wspierała Twoją misję, niezależnie od wielkości organizacji czy doświadczenia zespołu.