Mamy technologię, która rozwiązuje codzienne frustracje w pracy zespołowej
…i nie, to nie jest kolejna aplikacja do zarządzania projektami. Wyobraź sobie, że istnieje technologia, która zmniejsza stres, poprawia współpracę, skraca czas oczekiwania i pozwala lepiej planować zadania. A teraz wyobraź sobie, że ta technologia już istnieje. Ma ją każdy. Nazywa się „kliknij i odpowiedz na maila”.
Brzmi śmiesznie? Może trochę. Ale jeśli kiedykolwiek czekałaś/eś kilka dni na odpowiedź, żeby dowiedzieć się, że ktoś „w sumie jeszcze się tym nie zajął”, to wiesz, że brak komunikacji potrafi wstrzymać więcej niż brak budżetu.
Nie musisz mieć gotowego rozwiązania – wystarczy sygnał
Nie chodzi o to, żeby odpowiadać od razu z pełnym raportem, decyzją czy dokumentem. Czasem wystarczy jedno zdanie: „Dzięki za wiadomość, wrócę z odpowiedzią w czwartek.”
To naprawdę robi różnicę. Osoba po drugiej stronie może wtedy:
- zaplanować swoją pracę,
- odłożyć temat na konkretny dzień,
- a co najważniejsze: nie żyć w zawieszeniu, nie wiedząc, czy temat „utknął”.
I, przy okazji, Ty też zyskujesz spokój. Bo jeśli już powiedziałaś/eś, kiedy wrócisz do tematu – to przestajesz mieć w głowie to nieokreślone „muszę coś z tym zrobić”.
Wszyscy zapominamy. Dlatego pomagajmy sobie
Nie piszę tego jako ktoś, kto zawsze odpisuje w idealnym rytmie. Mnie też zdarza się nie odpisać. Coś się przesunie, coś zniknie w zalewie powiadomień. Ale właśnie dlatego uważam, że warto wypracować systemy wsparcia. I nie muszą być zaawansowane. Wystarczy kilka prostych funkcji.
Co może pomóc?
- Szablony odpowiedzi: możesz przygotować kilka wersji szybkich odpowiedzi, np. „Dzięki za wiadomość, wrócę z odpowiedzią do piątku”, „Otrzymałam, potrzebuję kilku dni, żeby się temu przyjrzeć”.
- Autoresponder nie tylko na urlop: można ustawić automatyczną odpowiedź na okres intensywnych zadań, z informacją, że potrzebujesz kilku dni na reakcję.
- Stopka z informacją o czasie reakcji: krótka notka w stylu „Zazwyczaj odpowiadam w ciągu 2–3 dni roboczych”. Sama często stosuje taką stopkę, i nie, nie po to, żeby nie odpisywać, tylko żeby nie tworzyć napięcia.
To temat nie tylko dla pracowników etatowych
Warto mówić o tym też przy onboardingu. Nie tylko nowych pracowników, ale też wolontariuszy. Nawet jeśli ktoś nie pracuje „na etat”, to deklaruje się na wykonanie jakiegoś zadania. Proste zasady komunikacji, np. że informujemy, gdy potrzebujemy więcej czasu, budują zaufanie i umożliwiają wspólne planowanie.czy
A teraz kontrpunkt: czy każde „dzięki” musi być wysyłane jako mail?
Bo skoro zachęcam do odpisywania, to może warto też powiedzieć, że… nie każda wiadomość musi być wysyłana.
Maile mają ślad węglowy. Serio
Każdy e-mail to emisja CO₂ – może nieduża, ale w skali globalnej znacząca. Energia potrzebna do jego przesłania, przechowywania, przetwarzania – to wszystko się sumuje.
W Wielkiej Brytanii codziennie wysyła się ponad 64 miliony zbędnych wiadomości e-mail typu „Dzięki”, „OK”, „Odebrałam”. To przekłada się na ponad 23 000 ton CO₂ rocznie, czyli tyle, ile wygenerowałoby 81 tysięcy lotów do Madrytu albo 3 300 samochodów z silnikiem Diesla w ciągu roku.
Jakie są liczby?
- Średni e-mail = 0,3 g CO₂
- E-mail z załącznikiem/grafiką = nawet do 50 g CO₂
A teraz pomnóż to przez cały zespół. Każdego dnia. Przez cały rok.
Lepsze rozwiązanie? Reakcje emoji
Microsoft Outlook wprowadził funkcję reakcji emoji, szybki 👍, ❤️, 😊 i inne. Zamiast pisać „Dzięki!”, możesz kliknąć reakcję. To: szybsze, mniej obciążające środowisko i nadal uprzejme. Oczywiście, reakcje najlepiej działają w ramach tego samego narzędzia (np. Outlook-Outlook). Ta sama funkcja jest też dostępna w ramach poczty Gmail.
Co ja robię w praktyce?
W mojej stopce jest informacja, że ograniczam wysyłanie krótkich, kurtuazyjnych wiadomości, typu „dzięki” czy „ok”. Nie dlatego, że jestem oschła, po prostu wiem, że czasami lepiej nie wysłać nic, jeśli intencję można wyrazić jednym kliknięciem. Choć uczciwie mówiąc – czasem i tak mi się zdarza je wysłać. Bo wiadomo, niekiedy czujesz, że chcesz komuś podziękować „porządnie” albo po prostu jesteś w nastroju do uprzejmości. I to też jest okej. Chodzi tylko o to, żeby mieć tę refleksję: czy ta wiadomość coś wnosi, czy jest tylko automatycznym odruchem?
To „tylko” e-mail, ale…
Może się wydawać, że to drobiazg. Przecież mówimy tylko o odpowiedzi na maila, szablonie albo kliknięciu reakcji. Ale właśnie z takich codziennych decyzji składa się kultura pracy w organizacji. I – co może zaskakiwać – także jej cyfrowa dojrzałość.
Bo można wdrożyć najnowocześniejsze narzędzia, planować wielkie zmiany, kupić licencje, zainstalować systemy… a potem nadal mieć chaos komunikacyjny, stres i frustrację w zespole.
Dlatego w Planie Adaptacji Cyfrowej, który stworzyliśmy w TechSoup, nie chodzi tylko o wybór technologii. To także zestaw ćwiczeń i pytań, które pomagają świadomie planować zmiany: od diagnozy, przez wdrażanie narzędzi, aż po budowanie zespołowych nawyków i dobrych praktyk.
Bo cyfrowa transformacja zaczyna się właśnie od takich małych rzeczy – jak dobrze sformułowany e-mail.
Źródło: TechSoup Polska
