Dodaj plusa do swojego maila i odzyskaj porządek w skrzynce
Wieczorem scrollujesz social media i wpada Ci w oko świetny artykuł albo narzędzie, które może się przydać w pracy. Wysyłasz link na służbową skrzynkę, a potem… wiadomość ginie wśród zaproszeń na wydarzenia, faktur, próśb o kontakt i pilnych tematów. Albo jest inaczej: zapisujesz się na ciekawy raport czy newsletter branżowy, a po tygodniu skrzynka zaczyna puchnąć od kolejnych mailingów, które odciągają uwagę w środku dnia.
Jest prosty trik, który pomaga to ogarnąć bez instalowania czegokolwiek i bez proszenia IT o zakładanie kolejnych adresów e-mail. To plus addressing, czasem nazywany też subaddressingem albo aliasem z plusem. W praktyce jest to dopisek po znaku plus w Twoim adresie e mail, dzięki któremu od razu oznaczasz, po co podajesz maila i możesz automatycznie segregować wiadomości.
Co dokładnie robi ten plus
Standardowy adres e-mail ma postać nazwa.uzytkownika@domena. W „plus addressing” dopisujesz po swojej nazwie znak plus i krótką etykietę, a potem zostawiasz resztę bez zmian. Czyli zamiast [email protected] używasz:
Najważniejsze jest to, że te wiadomości nadal trafią do Twojej normalnej skrzynki. Dopisek działa dla Ciebie jak etykieta: od razu widzisz, po co i skąd przyszedł mail (w zależności co zostało dodane), a potem możesz go automatycznie segregować regułami.
Ważne: czasem osoba administrująca pocztą w organizacji mogła wyłączyć tę funkcję. W większości usług jest ona jednak dostępna domyślnie. Najprościej sprawdzić to testem: wyślij do siebie maila na adres z plusem i zobacz, czy dotarł.
Przykłady, które naprawdę przydają się w NGO
Newslettery i raporty, czyli mniej rozpraszania w ciągu dnia
Jeśli zapisujesz się do różnych baz, bo np. pojawia się ciekawy raport branżowy albo wartościowy newsletter, użyj etykiety w stylu +raporty albo +newsletter. Potem ustaw regułę, która przenosi takie wiadomości do jednego folderu. Dzięki temu możesz czytać je wtedy, kiedy masz na to czas, na przykład raz dziennie w konkretnym okienku czasowym. To prosta zmiana, która realnie poprawia skupienie, bo w środku pracy nie wpadasz w tryb o, nowa wiadomość, a tam kolejny mailing. Szczególnie jeśli jesteś osobą typu „inbox 0” (czyli taką, która lubi mieć skrzynkę na bieżąco wyczyszczoną i gdy wpada nowa wiadomość, od razu chcesz ją przeczytać).
Prywatny telefon, prywatny czas, a jednak chcesz coś zachować na później
Kiedy jest wieczór albo weekend i trafiasz w social media na coś zawodowo przydatnego, najwygodniej jest wysłać link z prywatnej skrzynki na służbowy adres. Problem w tym, że takie wiadomości łatwo giną w skrzynce, bo mieszają się z bieżącymi tematami.
Tu dobrze działa prosty nawyk: wysyłaj takie rzeczy na adres z dopiskiem, na przykład [email protected]. Dopisek sprawia, że od razu wiadomo, do czego jest ta wiadomość, a reguły mogą zrobić resztę automatycznie.
Przykładowo, autorka artykułu tak to sobie zatrzymuje:
- wysyłam link na [email protected]
- mam regułę, która automatycznie przesyła kopię wiadomości na konkretny kanał na Slacku, gdzie zbieram linki i inspiracje do przejrzenia na spokojnie
- w skrzynce wiadomość od razu jest oznaczana jako przeczytana
- ·i od razu jest archiwizowana.
Dzięki temu nie muszę logować się do narzędzi firmowych poza godzinami pracy, a jednocześnie nie tracę linków, które później faktycznie wykorzystuję.
Szybkie sprawdzanie, kto udostępnia Twój adres
Pewnie znasz to: w internecie pojawia się reklama typu „15 trendów w pisaniu grantów, pobierz bezpłatny raport” firmy „Dobry Grant” (przykładowo). Czasem chcesz sprawdzić, co to jest, choć nie do końca znasz firmę albo organizację, która to promuje. W takiej sytuacji możesz użyć wariantu adresu z nazwą źródła, na przykład [email protected].
Jeśli po czasie zaczną do Ciebie trafiać wiadomości, na które się nie zapisywałaś, łatwiej zorientujesz się, skąd adres mógł trafić dalej i w jakim kontekście został użyty. To wygodny sposób na zachowanie kontroli, zwłaszcza gdy zostawiasz mail w miejscach, których polityki prywatności nie znasz jeszcze na tyle, żeby mieć pełne zaufanie.
Zrób z tego nawyk, nie jednorazowy trik
Najpierw wybierz kilka prostych etykiet, których będziesz konsekwentnie używać. Dobre są krótkie i jednoznaczne, na przykład +newsletter, +raporty, +faktury, +wydarzenia, +narzedzia. To Ty je będziesz wpisywać, więc powinny być łatwe do zapamiętania.
Potem ustaw w swojej poczcie 2 do 4 reguł, które przeniosą wiadomości do folderów, nadadzą kategorię albo oznaczą je jako przeczytane. Na końcu zacznij używać tych wariantów przy zapisywaniu się do list, rejestracji na wydarzenia i wszędzie tam, gdzie chcesz od razu oznaczyć kontekst maila.
Jeśli korzystasz z Outlooka i chcesz lepiej ogarnąć reguły oraz automatyzacje, możesz to połączyć z funkcjami typu reguły, kategorie i foldery. Tu przeczytasz artykuł o kilku innych funkcjach w Outlook do zarządzania pocztą.
Kiedy nie korzystać z aliasu z plusem
Nie polecam używać tej metody jako zamiennika osobnych skrzynek, na przykład w kontakcie z darczyńcami, wolontariuszami, uczestnikami programów pomocowych czy w sprawach wymagających ciągłości i wspólnej obsługi przez kilka osób. W takich sytuacjach lepiej sprawdzają się dedykowane adresy e-mail, współdzielone skrzynki lub system CRM.
Alias z plusem jest narzędziem do porządku w Twojej skrzynce, a nie do budowania procesu, który ma działać niezależnie od jednej osoby i zachowywać historię dostępną dla całego zespołu.
Jeśli chcesz uporządkować pracę w narzędziach i lepiej odnaleźć się w Microsoft 365 w organizacji, zapytaj się nas o szkolenia TechSoup Polska. To praktyczne, wprowadzające wsparcie, które pomaga poukładać podstawy i zacząć korzystać z ekosystemu na co dzień.
Kontakt na: [email protected]
Źródło: Fundacja TechSoup
