Publicystyka - ngo.pl

Wprowadzanie nowych technologii w organizacji pozarządowej to nie tylko kwestia narzędzi i procedur. To przede wszystkim proces, który dotyka ludzi: ich obaw, umiejętności i sposobu pracy. W organizacjach pozarządowych zespoły działają na ograniczonych zasobach i w oparciu o silne wartości społeczne. Dlatego kluczowe jest, aby zmiana była nie tylko efektywna, ale także godna i bezpieczna dla wszystkich zaangażowanych. Wraz z rozwojem cyfrowym musimy nadążać za technologią. Jak zatem sprawić, by transformacja technologiczna w NGO była realnym wsparciem, a nie dodatkowym wyzwaniem? Oto 7 dobrych praktyk, które wypracowaliśmy we współpracy z TechSoup Polska.

Każda zmiana budzi opór, zwłaszcza gdy dotyczy technologii. W zespołach pracują osoby, które mają różne poziomy kompetencji cyfrowych, a ich główną motywacją jest praca na rzecz dobra wspólnego, a nie technologiczne innowacje. Kadra może obawiać się, że nowe narzędzia sprawą, iż praca stanie się bardziej skomplikowana, że stracą kontrolę nad swoimi obowiązkami lub że automatyzacja ograniczy ich rolę. Zamiast bagatelizować te obawy, wsłuchaj się w nie. Pytaj zespół o ich wątpliwości, potrzeby i oczekiwania – to pozwoli ci dostosować wdrożenie do rzeczywistości organizacji i ludzi, którzy ją tworzą.

Nowe technologie często wymagają zmiany nawyków oraz nowych sposobów pracy. Nie ma sensu udawać, że to proste – ludzie szybko wyczują fałsz. Zamiast tego warto otwarcie mówić o wyzwaniach, które się pojawią, ale jednocześnie podkreślać, jakie korzyści przyniesie organizacji zmiana. Mogą to być na przykład: łatwiejsza organizacja działań, skuteczniejsza komunikacja, oszczędność czasu i środków czy większa przejrzystość działań organizacji. Pokazuj konkretne przypadki, które mają znaczenie dla misji zespołu. Doceniaj nawet małe postępy.

Szkolenia na starcie. Zapewnij dostęp do materiałów edukacyjnych, poszukaj przestrzeni na edukację w trakcie wdrażania zmiany. Mogą to być dodatkowe warsztaty, spisana instrukcja powieszona na ścianie, a może wskazanie osoby w zespole, do której można udać się po pomoc? Przygotuj się na to, że zmiana nie idzie równomiernie i że warto przypominać o narzędziach oraz dawać przestrzeń do ponownej nauki.

Nie zostawiaj zespołu z mglistą wizją nowej technologii – zamiast tego jasno określ cele, terminy i etapy wdrożenia. Transparentna komunikacja pomoże ludziom oswoić się z procesem i lepiej zrozumieć, czego się od nich oczekuje. Pracujmy realnie – zmiana potrzebuje czasu. W NGO, gdzie wiele działań jest projektowych, warto powiązać wdrożenie technologii z konkretnymi celami organizacyjnymi, np. poprawą zarządzania danymi beneficjentów czy usprawnieniem fundraisingu.

Wdrożenie technologii nie może oznaczać upokorzenia dla osób, które mają trudności z jej opanowaniem. Nie każdy uczy się w tym samym tempie, a publiczne piętnowanie czy wyśmiewanie „opornych” działa destrukcyjnie. Stwórz atmosferę wsparcia, w której błędy są traktowane jako część nauki, a nie powód do wstydu. Warto podkreślić, że technologia ma służyć organizacji i zespołowi, a nie odwrotnie – i że nawet małe kroki mają wartość.

W NGOsach często pracujemy z wrażliwymi danymi – czy to dotyczącymi beneficjentów, darczyńców czy partnerów. Wdrażanie nowych technologii musi iść w parze z edukacją w zakresie cyberbezpieczeństwa oraz stworzeniem jasnych zasad korzystania z nowych narzędzi. Każda osoba w zespole musi wiedzieć, jak chronić dane i na co zwracać uwagę, by nie narażać organizacji na ryzyko.

Żeby na trwałe zakorzenić technologię w NGO nie wystarczy zapoznanie zespołu z narzędziami czy programami. Ważne jest systematyczne zbieranie informacji zwrotnej od zespołu – zarówno na temat samego narzędzia, jak i procesu jego wdrażania. Bez tego zmiana będzie pozorna. Możemy przygotować ankiety, zorganizować spotkanie feedbackowe albo po prostu zachęcać do otwartej rozmowy. Dzięki temu będziemy na bieżąco reagować na problemy i dostosowywać rozwiązania do realnych potrzeb organizacji i zespołu.

W procesie wdrażania nowych rozwiązań technologicznych w NGO musimy postawić na empatię, edukację i transparentność. Dając zespołowi czas, narzędzia i poczucie bezpieczeństwa, możesz sprawić, że zmiana stanie się dla nich szansą, a nie zagrożeniem – a cała organizacja skorzysta na bardziej efektywnym działaniu i lepszym wykorzystaniu zasobów.