Przepis na cyfrowy sukces: Czego możemy nauczyć się od Gdańskiej Fundacji Innowacji Społecznej?
Transformacja cyfrowa w NGO to wyzwanie, które wymaga odwagi, zaangażowania i umiejętności radzenia sobie z ograniczonymi zasobami. Gdańska Fundacja Innowacji Społecznej (GFIS) udowadnia, że nawet organizacja o mniejszym doświadczeniu może skutecznie wkroczyć w cyfrowy świat. Oto historia ich przemiany – od pierwszych kroków po inspirujące sukcesy.
Diagnoza bezpieczeństwa: początek cyfrowej świadomości
„Jesteśmy na zaawansowanym początku drogi cyfryzacji” – mówi Ewa Patyk, opisując aktualny poziom dojrzałości technologicznej fundacji. Co kryje się za tym określeniem? Pierwszym krokiem było zrozumienie własnych potrzeb i zagrożeń.
W ramach programu akceleracyjnego GFIS przeprowadził diagnozę bezpieczeństwa. „Zdałam sobie sprawę, że nie znaliśmy nawet części pytań, które powinniśmy zadawać” – wspomina Ewa.
Dzięki analizie dowiedzieli się, jakie ryzyka wiążą się z ich działaniami i jakie procesy wymagają poprawy. To pozwoliło im lepiej zaplanować kolejne kroki.
Diagnoza pokazała również, że cyfryzacja nie musi oznaczać ogromnych wydatków. Wiele z potrzebnych narzędzi GFIS miał już dostępnych – brakowało jednak umiejętności ich wykorzystania.
Czynniki sukcesu: ludzie i wsparcie zarządu
Jednym z kluczowych czynników, który umożliwił GFIS wdrożenie nowych rozwiązań, była otwartość zarządu. „Nasze szefostwo, Piotr i Marianna Wróblewscy, od początku wspierało naszą cyfryzację. W wielu organizacjach to właśnie zarząd bywa barierą – u nas jest odwrotnie” – podkreśla Ewa.
Ta otwartość umożliwiła zespołowi eksperymentowanie z nowymi technologiami i wspólne poszukiwanie rozwiązań. Co ważne, zarząd GFIS nie tylko nie blokował innowacji, ale aktywnie wspierał młodsze kadry w realizacji ich pomysłów.
„Zawsze byli otwarci na nowe pomysły i gotowi słuchać młodszych członków zespołu, co w naszym przypadku odegrało kluczową rolę” – dodaje Ewa. Taka postawa pozwoliła fundacji rozwijać się w sposób zrównoważony, a jednocześnie wprowadzać zmiany w atmosferze dialogu i wzajemnego zaufania.
Jednak otwartość zarządu to nie wszystko. GFIS zainwestował w rozwój kompetencji technologicznych wśród swojego zespołu. W ramach programu akceleracyjnego pracownicy przeszli aż 68 godzin szkoleń – najwięcej spośród uczestników programu.
„Zaczęliśmy od kadry koordynatorów, ale szybko otworzyliśmy te szkolenia dla całej organizacji” – mówi Ewa. Dzięki temu ponad sto osób mogło rozwijać swoje umiejętności.
Szkolenia nie kończyły się na teorii. GFIS wprowadził zasadę, że każde nowe rozwiązanie musi zostać przetestowane i zaimplementowane w praktyce. „Jeśli ktoś jedzie na szkolenie, wraca z czymś, co możemy wdrożyć. To nasza dewiza” – dodaje Ewa.
Odkurzanie potencjału: efektywne wykorzystanie dostępnych narzędzi
Jednym z najważniejszych wniosków, jakie wyciągnęła fundacja, było to, że wiele potrzebnych narzędzi miała już pod ręką. Wystarczyło je „odkurzyć” i nauczyć się z nich korzystać.
- Google Workspace: GFIS wprowadził kalendarze, dyski współdzielone i szyfrowanie dokumentów. „Te zmiany znacząco poprawiły naszą organizację pracy i bezpieczeństwo” – podkreśla Ewa.
- Google Meet: Dzięki szkoleniom zespół nauczył się korzystać z narzędzi do wideokonferencji, co szczególnie pomogło w czasie pracy zdalnej.
- Dostępność dla wszystkich: Fundacja stworzyła nową stronę internetową, dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, a także tłumaczoną na języki używane przez beneficjentów. „To była dla nas ogromna zmiana. Dzięki grantowi z akceleratora mogliśmy wprowadzić moduł dostępności i dotrzeć do jeszcze większej liczby osób” – mówi Ewa.
Wyzwania: co stoi na drodze cyfrowej transformacji?
Transformacja GFIS nie była łatwa. Największym wyzwaniem okazało się znalezienie czasu i zasobów na wdrożenie zmian.
„Każdy krok wymaga dodatkowej pracy, a w organizacjach takich, jak nasza czas to towar deficytowy” – przyznaje Ewa.
Równie trudne były negocjacje z grantodawcami. „Wielu z nich uważa, że technologie to zbędny luksus, a nie konieczność”– tłumaczy. Jednak dzięki konsekwentnemu wyjaśnianiu, dlaczego cyfryzacja jest kluczowa, GFIS udało się przekonać niektórych partnerów do wsparcia tych działań.
Seniorzy w akcji: drukarka 3D i edukacja
Jednym z najbardziej inspirujących projektów GFIS była praca z seniorami i seniorkami z Polski i Ukrainy. Dzięki szkoleniom z zakresu przeciwdziałania dezinformacji i obsługi technologii uczestnicy zdobyli nowe, praktyczne umiejętności.
„Seniorzy założyli klub technologiczny i budują drukarkę 3D z części kupionych dzięki zbiórce” – opowiada Ewa.
Teraz klub planuje warsztaty dla dzieci, ucząc je, jak korzystać z nowych technologii. „To już nie jest tylko hobby – to prawdziwa zmiana w społeczności” – dodaje.
Rady od GFIS: co możesz zrobić w swojej organizacji?
Szukaj sojuszników: Zarówno wewnątrz zespołu, jak i poza organizacją. Czasem kluczowe wsparcie pochodzi od osób, których potencjału wcześniej nie dostrzegaliśmy.
Zaczynaj od małych kroków: Wykorzystaj narzędzia, które już masz, zanim sięgniesz po nowe. Skup się na priorytetach.
Inwestuj w ludzi: Szkolenia i rozwój kompetencji są fundamentem każdej zmiany.
Bądź otwarty na nowe możliwości: Innowacja to proces, a nie cel sam w sobie. Warto eksperymentować i uczyć się na błędach.
Historia GFIS pokazuje, że cyfrowa transformacja nie musi być przytłaczająca. Zespół, który uwierzy w sens zmiany, otwarty zarząd i stopniowe wdrażanie nowych rozwiązań – to wszystko wystarczy, aby osiągnąć znaczące efekty. Ich historia jest dowodem na to, że nawet przy ograniczonych zasobach można dokonać wielkich rzeczy.
Co dalej? Nie przegap nowego materiału TechSoup!
Już niedługo TechSoup Polska podzieli się materiałem, który pomoże NGO w zaplanowaniu i przejściu całej ścieżki rozwoju cyfrowego. Zachęcamy do dołączenia do newslettera, aby nie przegapić tej okazji!
Więcej informacji:
Program akcelaryjny Digiat Activism Accelerator to roczny program rozwojowy dla organizacji pozarządowych w latach 2023-2024 jako część programu Digital Activism. Głównym celem projektu jest wzmocnienie zdolności organizacji pozarządowych do przeciwdziałania dezinformacji poprzez: szkolenia, dostęp do wiedzy i technologii oraz budowanie relacji i networking.
Opracowanie case study:
Źródło: Techsoup Polska
