Optymalizuj pracę nad wnioskiem grantowym w NGO dzięki prostym narzędziom
Przygotowanie wniosku grantowego to jedno z najważniejszych zadań w pracy organizacji pozarządowej. Skuteczny wniosek może zadecydować o przyszłości projektu, a jego przygotowanie wymaga zarówno precyzji, jak i zespołowej współpracy. Jednak wiele NGO boryka się z wyzwaniami, które spowalniają proces przygotowania wniosków – brak efektywnego podziału zadań, trudności w zarządzaniu dokumentami czy brak narzędzi do pracy zespołowej to tylko niektóre z nich. Czy w Twojej organizacji też pojawiają się podobne problemy?
Autor/źródło: Ilustracja częściowo wygenerowana za pomocą narzędzi AI (Ms Designer)
Problem: Przeciążenie obowiązkami i chaotyczny proces tworzenia wniosków
Wiele organizacji pozarządowych zmaga się z brakiem struktury w pracy nad wnioskiem. Często dokumenty są przygotowywane w oderwaniu od zespołu, a brak komunikacji sprawia, że wiele zadań się dubluje lub pozostaje niezrealizowanych. Dodatkowo, korzystanie z dokumentów w wersjach desktopowych utrudnia współpracę na odległość i może prowadzić do problemów z dostępem do aktualnych wersji plików.
Na przykład, jeśli przygotowujesz wniosek grantowy i musisz zebrać kilka podpisów od członków zarządu, może to zająć sporo czasu, szczególnie gdy każdy musi podpisać fizyczny dokument. Takie procedury często opóźniają pracę nad wnioskiem.
Rozwiązanie: Współpraca w czasie rzeczywistym i narzędzia do podziału zadań
Aby uniknąć tych problemów, warto skorzystać z nowoczesnych narzędzi, które ułatwią pracę nad wnioskiem. Narzędzia, takie jak dokumenty w Google (Google Docs, Sheets, Slides) umożliwiają pracę zespołową w czasie rzeczywistym, gdzie każdy członek zespołu może edytować dokumenty online. Dzięki temu wszyscy mają dostęp do najnowszych wersji plików i mogą efektywnie dzielić się zadaniami.
Wyobraź sobie, że każdy w Twoim zespole ma dostęp do tego samego dokumentu i może na bieżąco wprowadzać poprawki, bez konieczności przesyłania plików mailowo. To znacznie skraca czas pracy nad wnioskiem, a Ty unikasz bałaganu związanego z wieloma wersjami tego samego dokumentu.
Dodatkowo, platformy takie jak Asana i Trello pozwalają na przejrzysty podział ról i odpowiedzialności w zespole, dzięki czemu każdy wie, za co odpowiada, a terminy są jasno określone. To idealne rozwiązanie, kiedy zadania są rozproszone i wymagają monitorowania postępów przez różnych członków zespołu.
Pobierz infografikę i popraw swoją pracę nad wnioskiem
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak efektywnie pracować nad wnioskiem grantowym, przygotowaliśmy dla Ciebie prostą i przejrzystą infografikę, która pomoże Ci zorganizować proces i uniknąć najczęstszych problemów.
Pobierz infografikę o efektywnej pracy nad wnioskiem i dowiedz się, jak zoptymalizować proces przygotowania wniosku grantowego w Twojej organizacji.
Jak wdrożyć te narzędzia w swojej organizacji?
Nie wiesz, od czego zacząć? Oto kilka kroków, które pomogą Ci wdrożyć narzędzia do współpracy w swojej organizacji:
- Stwórz projekt w Asanie lub Trello: Zdefiniuj główne zadania związane z przygotowaniem wniosku i przypisz odpowiedzialnych za poszczególne działania.
- Używaj Google Docs do pracy zespołowej: Podziel wniosek na sekcje i umożliw wszystkim pracę nad dokumentem w czasie rzeczywistym. Każdy może wprowadzać zmiany bez ryzyka utraty wersji pliku.
- Monitoruj postępy na bieżąco: Regularnie aktualizuj status zadań w Asanie lub Trello, aby upewnić się, że każdy członek zespołu wie, na jakim etapie znajdują się prace.
- Przechowuj dokumenty w chmurze: Zadbaj o to, aby wszystkie kluczowe dokumenty (np. KRS, statut) były przechowywane w jednym miejscu, dostępnym dla całego zespołu, np. na Dysku Google.
W ten sposób praca nad wnioskiem stanie się bardziej zorganizowana i przejrzysta, a zespół będzie mógł efektywnie współpracować, nawet zdalnie.
Zrób kolejny krok w stronę cyfrowej transformacji!
Jeśli czujesz, że Twoja organizacja potrzebuje większego wsparcia w cyfrowej transformacji, mamy dla Ciebie coś jeszcze. Dzięki narzędziu do diagnozy potrzeb cyfrowych, możesz sprawdzić, na jakim etapie jest Twoja organizacja i odkryć konkretne rozwiązania dostosowane do Waszych potrzeb.
Wypełnij bezpłatną diagnozę i zobacz, jakie technologie mogą usprawnić Twoje działania.
Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu programami?
Praca nad wnioskiem grantowym to tylko jeden z elementów zarządzania programem społecznym. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak technologia może usprawnić zarządzanie projektami w NGO, sprawdź nasz artykuł „Zarządzanie programami w NGO: Technologie na pomoc”.
Źródło: Techsoup Polska
