Czy spędzasz dużo czasu, szukając na dysku współdzielonym potrzebnego dokumentu? Być może nie wiesz, co znajduje się w poszczególnych folderach? To oznacza, że pora na organizację plików w chmurze. Jak to zrobić? O tym dowiesz się z poniższego artykułu.
Czym jest system zarządzania dokumentami w chmurze?
Jak zapewne wiesz, chmura to „wypożyczana‟ od przedsiębiorstwa wirtualna przestrzeń serwerowa, w której możesz przechowywać pliki różnego rodzaju. Przykładowymi rozwiązaniami są OneDrive, Google Drive czy Box.
Jednak posiadanie takiej przestrzeni na pliki to nie wszystko – należy również odpowiednio ją organizować. To dlatego tak przydatny jest DMS (Document Management System), system zarządzania dokumentami. Na DMS składa się kilka kluczowych zasad, które z łatwością wprowadzisz w życie.
Instrukcja organizowania plików w chmurze krok po kroku
Etap 1: Sprawdź, jakie dokumenty przechowujesz w chmurze
Być może przez ostatnie lata praktyką w Twojej organizacji było losowe wrzucanie dokumentów do folderów w chmurze. Jednak teraz musisz uważnie im się przyjrzeć, aby móc je zorganizować.
Przeanalizuj, czy wszystkie dokumenty są potrzebne? Może posiadasz w folderze cztery kopie tego samego plakatu? Niewykluczone, że ktoś przypadkiem przesłał swoje prywatne notatki albo puste formularze w Excelu. Zatem jeżeli znajdziesz nieistotne materiały – usuń je.
Zrobione? To teraz bierzemy się za organizację plików w chmurze!
Etap 2: Zastanów się nad strukturą folderów
Wiesz już, jakie dokumenty posiadasz. Pora rozważyć, jaką strukturę obrać, aby każdy pracownik Twojej organizacji non-profit mógł swobodnie poruszać się po dysku współdzielonym.
Być może główne foldery będą stanowiły lata Waszej działalności? Spróbuj posegregować podfoldery działami w swojej organizacji albo przeprowadzonymi akcjami (cyklicznymi bądź jednorazowym).
Może to wyglądać na przykład w ten sposób:
● 2023
○ Akcja cykliczna 1
■ Dokumentacja finansowa
■ Promocja
○ Akcja cykliczna 2
○ Akcja jednorazowa 1
● 2022
○ Akcja cykliczna 1
○ Akcja cykliczna 2
Etap 3: Nazwij foldery, podfoldery oraz pliki w przejrzysty sposób
Skoro już o nazywaniu folderów mowa, używaj takiego nazewnictwa, aby z łatwością dało się je znaleźć w chmurze. Korzystaj ze słów kluczy i unikaj mylących, przypadkowych określeń.
Postaraj się, aby nazwy był jednoznaczne oraz odnosiły się do jednego dokumentu. Zamiast opisywać kilka plików słowem „plakat‟, użyj „akcja_cykliczna_2023_plakat‟. Dzięki temu, wszyscy zainteresowani z łatwością znajdą niezbędne dla nich materiały.
Etap 4: Wykorzystaj metadane, opisy, tagi oraz kolory folderów
Na niektórych chmurach istnieje możliwość uzupełnienia dodatkowych informacji dotyczących folderów – m.in. możesz stworzyć jego opis lub określić metadane.
Na Google Drive istnieje również opcja oznaczenia folderów kolorami, aby przypisać je do poszczególnych kategorii. Co powiesz, aby wszystkie grafiki promocyjne oznaczyć na niebiesko? A może informacje związane z pozyskiwaniem darczyńców będą żółte?
Etap 5: Dodawaj, archiwizuj oraz twórz kopie zapasowe
Kiedy już zrobisz porządek w chmurze, nie pozostaje nic innego niż dodawać kolejne pliki według ustalonych zasad. Ponadto pamiętaj, aby archiwizować niepotrzebne dokumenty, a także regularnie tworzyć kopie zapasowe. Tym sposobem utrzymasz porządek oraz upewnisz się, że żadne materiały nie przepadną.
Etap 6: Zadbaj o bezpieczeństwo w chmurze
Ostatnim krokiem jest zadbanie o bezpieczeństwo plików w chmurze. Zweryfikuj, kto ma dostęp do poszczególnych folderów oraz dokumentów. Upewnij się, że pracownicy korzystający z chmury znają kluczowe zasady bezpieczeństwa.
Jakie to zasady? Przeczytasz o nich w artykule Bezpieczeństwo chmury w organizacji non-profit.
W jakich chmurach organizować dokumenty?
Wiesz już, jak organizować pliki w chmurze. Ale które rozwiązanie wybrać? Systemy takie jak OneDrive, Google Drive czy Box oferują szeroki zakres działań, jednak są między nimi subtelne różnice (np. możliwość oznaczania folderów kolorami). Dlatego zachęcamy do zapoznania się z ich szczegółowymi opisami. Dzięki temu wybierzesz ten, który najlepiej wpisuje się w potrzeby Twojej organizacji.
Źródło: Fundacja Techsoup
