W TechSoup Polska nieustannie poszukujemy narzędzi, które usprawniają codzienną pracę organizacji pozarządowych. Microsoft Loop to jedna z tych aplikacji, które na pierwszy rzut oka mogą wydawać się niepozorne, ale szybko ujawniają swój ogromny potencjał. Dziś chciałybyśmy podzielić się historią, jak wykorzystałyśmy Loop do stworzenia interaktywnego i edukacyjnego materiału dla NGO na temat wdrażania nowych technologii.
Jak zaczęłyśmy?
Każdy projekt wymaga przestrzeni, w której możemy gromadzić pomysły, porządkować informacje i wspólnie nad nimi pracować. Dlatego dla naszego nowego projektu utworzyłyśmy dedykowaną przestrzeń roboczą (workspace) w Microsoft Loop.
Pierwszym krokiem było stworzenie strony (page), na której zapisałyśmy kluczowe założenia projektu: jego cele, wstępny koncept i plan działań. Strona ta stała się naszym „centrum dowodzenia” – miejscem, do którego wracałyśmy, aby monitorować postępy i upewniać się, że wszystko idzie zgodnie z planem.
Rozwój koncepcji
Gdy nasz pomysł zaczął nabierać kształtów, dodałyśmy kolejne strony w przestrzeni roboczej. Powstały m.in.:
- sekcja poświęcona szczegółom ścieżki edukacyjnej dla NGO,
- lista zadań,
- osobne strony dla poszczególnych części materiału.
Każda z tych sekcji była oddzielnym blokiem, co umożliwiło nam szybkie przechodzenie między tematami bez konieczności przeszukiwania dziesiątek dokumentów w Wordzie.
![Interfejs Microsoft Loop z widoczną hierarchią strony projektu. Struktura zawiera kategorie: „Dla kogo [persona, ton, ścieżka]”, „Koncept” oraz sekcje „Rozdział 0 i 1”, „Rozdział 2” i „Rozdział 3”. W prawej części ekranu zaznaczona sekcja „Cały materiał”.]](https://api.ngo.pl/media/get/247539?w=494&h=477)
Szczególnie pomocna okazała się możliwość integracji Loop z dokumentami przechowywanymi w SharePoint. Dzięki temu mogłyśmy szybko dodawać linki do źródeł bezpośrednio na stronach Loop. Pozwoliło to na łatwą weryfikację danych i utrzymanie spójności treści.
Współpraca z zespołem
Nad projektem pracowałyśmy w zespole, co wymagało sprawnego zarządzania zadaniami, komentowania pomysłów i nanoszenia zmian. Loop umożliwił nam m.in.:
- przydzielanie zadań,
- oznaczanie osób w komentarzach,
- wprowadzanie sugestii widocznych w czasie rzeczywistym.
To rozwiązanie wyeliminowało problem konfliktów wersji dokumentów.
Ciekawym momentem było rozwijanie jednej z sekcji materiału – jedna z nas zaproponowała w notatce na marginesie dodanie nowego podrozdziału. Dzięki funkcji historii zmian mogłyśmy prześledzić, kto wprowadził tę sugestię i jak była rozwijana na kolejnych etapach pracy.
Integracja z Plannerem i zarządzanie zadaniami
Korzystałyśmy z list zadań dostępnych w Loop, które mogą się automatycznie synchronizować z Microsoft Planner. Umożliwiło to:
- przypisywanie odpowiedzialności,
- ustawianie terminów,
- monitorowanie postępów bez konieczności przełączania się między aplikacjami.
W przypadku bardziej złożonych projektów mogłyśmy także zaimportować plan z Plannera do Loop, co pozwoliło nam zarządzać zadaniami w jednym miejscu.
![Widok strony Microsoft Loop zatytułowanej „Progres Tracker”. Znajduje się tam tabela z zadaniami, ich statusem, datą rozpoczęcia oraz uwagami. Status „W toku” przypisany jest do „Projektowania ulotki”, a „Zatwierdzenie projektu” ma status „Oczekujące”. Poniżej tabeli widoczny jest harmonogram prac z datami realizacji poszczególnych zadań, od projektowania po dystrybucję]](https://api.ngo.pl/media/get/247540?w=1671&h=847)
Komponenty Loop
Komponenty Loop to prawdziwa rewolucja w pracy nad skomplikowanymi projektami. Wykorzystywałyśmy je do dzielenia się fragmentami materiałów z osobami spoza zespołu. Na przykład:
- Wysłałyśmy komponent Loop z tabelą zadań, terminami i statusami do osoby recenzującej projekt.
- Dzięki automatycznej synchronizacji zmian mogła ona na bieżąco śledzić postępy, widzieć aktualizacje i wiedzieć, kiedy włączyć się do pracy.
Jednocześnie inne członkinie zespołu mogły w czasie rzeczywistym zgłaszać dodatkowe sugestie.
![Widok wiadomości e-mail, w której zamieszczono komponent Microsoft Loop zawierający tabelę z harmonogramem zadań. Tabela ma kolumny: „Zadanie”, „Status”, „Data Rozpoczęcia”, „Data Zakończenia” oraz „Uwagi”. Widać zadania takie jak „Projektowanie ulotki” (status „W toku”) i „Zatwierdzenie projektu” (status „Oczekujące”), a pozostałe zadania są oznaczone jako „Nie rozpoczęte”.]](https://api.ngo.pl/media/get/247541?w=1283&h=709)
Personalizacja przestrzeni roboczej
Aby ułatwić organizację pracy, dostosowaliśmy naszą przestrzeń roboczą do charakteru projektu. Każda strona miała unikalny nagłówek z dedykowaną ikoną, co pomogło zespołowi szybko identyfikować poszczególne sekcje. Każdy rozdział miał ten sam schemat dzięki stworzonym szablonom.
Podsumowanie
Microsoft Loop to narzędzie, które znakomicie wspiera codzienną pracę zespołów NGO. Dzięki niemu udało nam się stworzyć nowoczesny, interaktywny materiał edukacyjny bez zbędnych komplikacji.
Możliwość personalizacji przestrzeni roboczych, wykorzystania komponentów Loop oraz integracji z Plannerem i Teams sprawiła, że nasza praca była efektywna i uporządkowana.
Już wkrótce podzielimy się efektami naszej pracy – mamy nadzieję, że będą dla Was równie inspirujące, jak dla nas!
Jeśli w swojej organizacji pozarządowej korzystanie z licencji chmurowych Microsoft 365 to możesz skorzystać z Loopa, wchodząc na stronę https://loop.microsoft.com/.
Źródło: Techsoup Polska
