Pracujemy z biura, więc chmura nie jest nam potrzebna? Oto, dlaczego warto zmienić zdanie
Wiele osób pracujących w organizacjach pozarządowych uważa, że skoro cała praca odbywa się w biurze, to lokalne pliki zapisane na komputerach wystarczą. „Przecież wystarczy pendrive albo folder na serwerze” – to częsty argument, który słyszymy. Ale czy na pewno?
W tym artykule pokażemy, dlaczego chmura może być kluczowym rozwiązaniem dla Twojej organizacji – nawet jeśli wydaje Ci się, że jej nie potrzebujesz. Porozmawiamy o bezpieczeństwie, dostępności i elastyczności, a także odpowiemy na pytania tych, którzy uważają, że praca w biurze eliminuje potrzebę korzystania z chmury.
Dlaczego lokalne pliki nie wystarczają?
1. Brak kopii zapasowych
Wyobraź sobie, że komputer w Twoim biurze przestaje działać – dysk twardy ulega awarii, a wszystkie dane zostają utracone. Jeśli pliki nie są zapisane w chmurze, mogą przepaść na zawsze.
- Przykład: „W naszej organizacji przechowywaliśmy dokumenty finansowe na jednym komputerze. Po awarii straciliśmy całoroczne zestawienia”.
- Pytanie do refleksji: Czy Twoja organizacja mogłaby sobie pozwolić na stratę ważnych danych, takich jak raporty dla darczyńców czy dokumenty księgowe?
2. Ograniczony dostęp do danych
Lokalne pliki oznaczają, że dostęp do nich ma tylko osoba pracująca przy konkretnym komputerze. Jeśli dokumenty są na komputerze kolegi, który jest na urlopie lub chory, pozostali członkowie zespołu nie mogą kontynuować pracy.
- Przykład: „Kasia poszła na urlop, a wszystkie kluczowe pliki do raportu zostały na jej komputerze. Musieliśmy dzwonić, prosić o przesyłanie załączników, a praca stanęła w miejscu na kilka dni”.
- Skutki: Brak dostępu do danych wpływa nie tylko na efektywność pracy, ale także na terminowość działań, takich jak składanie wniosków o granty czy raportowanie darczyńcom.
3. Brak możliwości współpracy w czasie rzeczywistym
Praca na lokalnych plikach wymaga wysyłania dokumentów mailem i ręcznego wprowadzania poprawek, co powoduje chaos w wersjach.
- Przykład: „Przygotowywaliśmy raport dla darczyńców. Każdy z członków zespołu wprowadzał swoje poprawki do różnych wersji dokumentu, co skończyło się godzinami porządkowania i ponownego łączenia wszystkiego w całość”.
- Podsumowanie: Chaos związany z wieloma wersjami plików może znacząco wydłużyć czas realizacji kluczowych zadań.
Problemy z dostępem zdalnym
Choć istnieją narzędzia, takie jak TeamViewer, które pozwalają na zdalny dostęp do komputera w biurze, są one problematyczne, szczególnie w kontekście organizacji pozarządowych, które często pracują z wolontariuszami lub osobami działającymi w elastycznych godzinach.
- Komputer musi być włączony: Aby wolontariusz lub pracownik mógł skorzystać z komputera w biurze, musi on być cały czas włączony. To nie tylko generuje dodatkowe ryzyko bezpieczeństwa, ale także wymaga odpowiedniego zaplanowania, co w praktyce często jest trudne.
- Godziny pracy: NGO działają w różnych formatach, często korzystając z pomocy wolontariuszy, którzy angażują się po godzinach pracy – wieczorami lub w weekendy. W takiej sytuacji dostęp do komputera biurowego może być utrudniony, szczególnie jeśli ktoś inny w biurze korzysta z tego urządzenia.
- Nieefektywność: Praca przez TeamViewer lub podobne narzędzia oznacza konieczność przełączania się między urządzeniami i uzależnienia od stabilności łącza internetowego. Dla wolontariusza, który chce wykonać drobne zadanie, taki sposób działania może być nie tylko niewygodny, ale również zniechęcający.
Przykład z życia NGO: „Mieliśmy wolontariusza, który wieczorem miał aktualizować bazę danych darczyńców. Aby to zrobić, musiał połączyć się z komputerem w biurze. Okazało się, że komputer został wyłączony przez jednego z pracowników, więc cały proces trzeba było przesunąć na następny dzień. Z chmurą nie byłoby tego problemu – mógłby zalogować się z własnego komputera i wykonać zadanie w dogodnym dla siebie czasie”.
Dlaczego chmura działa lepiej?
Wszystkie pliki Twojej organizacji mogą być przechowywane w jednym miejscu – w chmurze. Bez względu na to, czy pracujesz w biurze, w domu, czy w delegacji, wystarczy zalogować się na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu, aby uzyskać dostęp do swoich danych. Wolontariusze mogą realizować swoje zadania w dogodnym dla siebie czasie, a Ty nie musisz martwić się o to, czy komputer w biurze jest włączony.
Co więcej, w chmurze:
- Praca zespołowa jest prostsza niż kiedykolwiek. Możesz edytować dokumenty razem z zespołem w czasie rzeczywistym, eliminując chaos związany z wieloma wersjami plików.
- Twoje dane są zawsze bezpieczne. Automatyczne kopie zapasowe i szyfrowanie chronią Twoje dokumenty przed utratą i atakami.
- Masz jedno „źródło prawdy”. Wszystkie pliki są w jednym miejscu – zawsze aktualne, zawsze dostępne.
Chmura jako fundament rozwoju Twojej NGO
Chmura to narzędzie, które nie tylko rozwiązuje codzienne problemy, ale także daje Twojej organizacji możliwość elastycznego działania i rozwoju. To inwestycja w bezpieczeństwo, porządek i efektywność, która pozwala skoncentrować się na tym, co najważniejsze – realizacji misji Twojej NGO.
Jako TechSoup Polska wspieramy organizacje pozarządowe w cyfrowej transformacji, pomagając im zrozumieć, jak chmura może usprawnić ich codzienną pracę i zwiększyć efektywność działań. Podczas webinaru „Chmura jako pierwszy krok do cyfrowej zmiany w NGO” opowiemy więcej na ten temat, pokażemy dostępne możliwości, a także podzielimy się praktycznymi wskazówkami, jak zacząć. Spotkanie odbędzie się 25 lutego w godz. 12:00–13:30.
Jeśli potrzebujesz więcej informacji:
Jeśli chcesz najpierw dowiedzieć się, czym właściwie jest chmura i jak może usprawnić pracę NGO, zapraszamy do przeczytania naszego artykułu „To jedno narzędzie, które zmieni Twoją organizację na lepsze (i wcale nie jest trudne do wdrożenia)” – znajdziesz w nim prostą, klarowną odpowiedź na to pytanie.
Źródło: Techsoup Polska
