Twoja organizacja tonie w papierach? Codziennie tracisz cenny czas na szukanie zaginionych dokumentów. Przechodząc na bezpapierowe rozwiązania, uwolnisz czas i zasoby swojego zespołu, pozwalając mu skupić się na tym, co naprawdę ważne. Dowiedz się, jak usprawnić swoje działania i zaoszczędzić pieniądze, jednocześnie zwiększając swój wpływ.
Stosy dokumentów piętrzą się na biurkach, a znalezienie jednego dokumentu zajmuje więcej czasu niż byś chciał(a)? Szacuje się, że nawet dwie godziny dziennie mogą być tracone na przeszukiwanie dokumentów – czas, który można by przeznaczyć na działania misyjne. Dla wielu NGO to codzienność, która irytuje i obniża morale zespołu.
Nie jesteś sam(a):
- 45% pracowników przyznaje, że organizacja dokumentów w ich miejscu pracy jest przestarzała i wymaga modernizacji.
- 24% woli zapytać kolegów o dokumenty, zamiast szukać ich samodzielnie.
- 18% pracowników narzeka, że ich praca jest przerywana przez współpracowników nawet pięć razy na godzinę w związku z poszukiwaniem informacji
Brzmi znajomo? To wyraźny sygnał, że warto zmienić podejście i ograniczyć papier na rzecz cyfrowych rozwiązań.
Dlaczego warto działać teraz?
Cyfrowe przechowywanie dokumentów to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale także sposób na poprawę komfortu pracy zespołu. Wyobraź sobie, że zamiast przeszukiwać segregatory, możesz jednym kliknięciem znaleźć potrzebny dokument. Brzmi jak marzenie? To rzeczywistość organizacji, które zdecydowały się na chmurę.
Praca w cyfrowym obiegu to:
👉 Oszczędność czasu – dostęp do dokumentów w dowolnym miejscu i czasie.
👉 Większa efektywność zespołu – bez frustracji związanej z poszukiwaniem informacji.
👉 Większe bezpieczeństwo – zgodność z RODO i ochrona przed utratą danych.
👉 Niższe koszty – mniej wydatków na drukarki, papier i archiwa.
Jak ocenić, które procesy wymagają zmiany?
Pierwszym krokiem jest analiza tego, jak organizacja korzysta z papieru. Zadaj sobie (lub swojemu zespołowi) kilka pytań:
1. Jakie dokumenty są najczęściej drukowane?
- Czy są to raporty, umowy, zgłoszenia, faktury czy listy płac?
- Czy te dokumenty muszą być papierowe, czy można je przenieść do chmury?
- Czy ich drukowanie jest wynikiem wymogu prawnego, czy raczej przyzwyczajenia?
Wskazówki od TechSoup:
💡Przygotuj listę najczęściej drukowanych dokumentów w organizacji.
💡Podziel je na kategorie: „wymagane prawem” i „opcjonalne”.
💡Wprowadź zasadę, że dokumenty opcjonalne są przechowywane wyłącznie w formie cyfrowej.
💡W przypadku dokumentów wymaganych prawnie spróbuj tworzyć równolegle ich cyfrowe kopie – pomoże to w archiwizacji i szybkim dostępie.
2. Gdzie znajdują się wąskie gardła?
(tzn. miejsca, w których procesy są opóźnione lub zablokowane, co utrudnia sprawne funkcjonowanie organizacji)
- Kto wstrzymuje procesy, bo nie ma dostępu do wersji cyfrowej dokumentów?
- Czy oczekiwanie na podpisy od różnych osób (np. zarządu) wydłuża realizację zadań?
- Czy dokumenty są udostępniane tylko w formie papierowej, co opóźnia dalsze działania?
Wskazówki od TechSoup:
💡Używaj narzędzi do e-podpisów (np. Autenti) – przyspieszysz obieg dokumentów i wyeliminujesz konieczność ich drukowania.
💡Wprowadź współdzielone foldery w chmurze z dostępem dla odpowiedzialnych osób – każdy ma zawsze aktualną wersję dokumentu.
💡Analizuj procesy związane z dokumentami: jeśli występują opóźnienia, zapytaj, kto ma trudności z dostępem do potrzebnych danych i dlaczego.
3. Kto korzysta z dokumentów papierowych i dlaczego?
- Czy to pracownicy terenowi, którzy potrzebują fizycznych kopii w trakcie swojej pracy?
- Czy to grantodawcy lub urzędy, którzy wymagają papierowych wersji?
- Czy zespół drukuje dokumenty wyłącznie na potrzeby własne, np. do analizy?
Wskazówki od TechSoup:
💡Zidentyfikuj użytkowników najczęściej drukujących dokumenty i porozmawiaj z nimi o powodach.
💡Jeśli grantodawcy wymagają papieru, drukuj wyłącznie te dokumenty, które są konieczne, a pozostałe przechowuj cyfrowo.
💡W przypadku zespołu terenowego rozważ wyposażenie ich w tablety lub laptopy z dostępem do chmury – mogą pracować z dokumentami cyfrowymi.
4. Jakie procesy wymagają dużej ilości papieru?
- Czy faktury są drukowane w celu przekazania ich do działu księgowości?
- Czy listy obecności, formularze zgłoszeniowe lub ankiety są wypełniane ręcznie?
- Czy Twoja organizacja drukuje dokumenty, aby przekazać je kolejnym osobom, które później ponownie je skanują?
Wskazówki od TechSoup:
💡Wprowadź cyfrowy obieg faktur – np. korzystając z oprogramowania księgowego umożliwiającego przesyłanie faktur w formie cyfrowej.
💡Zamiast drukować listy obecności czy ankiety, używaj formularzy online, takich jak Google Forms.
💡Zadbaj o edukację zespołu, pokazując, jak cyfrowe narzędzia mogą zastąpić ich codzienne "papierowe nawyki".
5. Jakie koszty generuje papierowa dokumentacja?
- Ile miesięcznie wydajesz na papier, tonery i inne materiały biurowe?
- Czy Twoja organizacja ponosi koszty związane z przechowywaniem dokumentów papierowych (np. wynajem przestrzeni archiwalnej)?
- Czy musisz inwestować w drogie drukarki lub ich serwisowanie?
Wskazówki od TechSoup:
💡Oblicz roczne wydatki na papier, drukarki i archiwizację – pokaż zespołowi, ile można zaoszczędzić, przechodząc na cyfrowe rozwiązania.
💡Wprowadź miesięczne raportowanie zużycia materiałów biurowych i monitoruj zmiany po wdrożeniu cyfrowych narzędzi.
💡Przeznacz zaoszczędzone środki na inwestycję w narzędzia cyfrowe, np. Microsoft 365 czy oprogramowanie do skanowania i archiwizacji.
6. Jak zorganizowane są Twoje archiwa papierowe?
- Czy dokumenty są odpowiednio posegregowane i łatwo dostępne?
- Jak długo zajmuje odnalezienie dokumentu z poprzednich lat?
- Czy zdarza się, że dokumenty giną lub są przypadkowo zniszczone?
Wskazówki od TechSoup:
💡Wprowadź proces systematycznego skanowania i cyfryzacji istniejących archiwów papierowych.
💡Używaj chmury do przechowywania zdigitalizowanych dokumentów, z możliwością szybkiego wyszukiwania za pomocą słów kluczowych.
💡Ogranicz przestrzeń przeznaczoną na archiwa papierowe, stopniowo zastępując ją cyfrowymi repozytoriami.
Jak działać dalej?
1. Przenieś dokumenty do chmury
Użyj narzędzi takich jak Microsoft 365 czy Google Workspace, aby wszystkie kluczowe pliki były dostępne online.
Wskazówki od TechSoup: Ustal strukturę folderów i zasady nazewnictwa plików, aby ułatwić dostęp i wyszukiwanie.
2. Zautomatyzuj procesy (dla bardziej zaawansowanych)
E-podpisy, skanowanie i automatyczne przechowywanie dokumentów pozwolą oszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko błędów.
3. Zaangażuj zespół
Przeprowadź szkolenie dla pracowników i stwórz politykę ograniczania papieru, która będzie uwzględniała potrzeby całej organizacji.
Dowiedz się więcej na naszym webinarze!
Podczas webinaru „Przejście na bezpapierowy obieg dokumentów dla NGO” szczegółowo omówimy te kroki i pokażemy, jak wdrożyć je w Twojej organizacji. Zobaczysz praktyczne przykłady, poznasz narzędzia i dowiesz się, jak radzić sobie z wyzwaniami związanymi z cyfryzacją.
Webinar odbędzie się 26 listopada o godz. 11:00. Zapisz się teraz!
Źródło: Techsoup Polska
