Dlaczego nadmiar papieru hamuje rozwój NGO? I jak się z tym uporać?
Każda organizacja pozarządowa dąży do efektywnego działania na rzecz społeczności, ale wiele z nich zmaga się z jednym uciążliwym problemem – nadmiarem dokumentacji papierowej. Może ona nie tylko blokować rozwój, ale również pochłaniać czas, który można by przeznaczyć na rzeczywistą pomoc. Zastanówmy się, dlaczego papier jest przeszkodą i jak krok po kroku można go ograniczyć w codziennym działaniu.
Nadmiar papieru to chaos i brak efektywności
Wyobraź sobie, że pilnie musisz znaleźć protokół spotkania sprzed kilku miesięcy. Przeszukujesz segregatory, przeglądasz dziesiątki stron – i tracisz cenny czas. Taka sytuacja jest codziennością wielu NGO, które nadal używają papierowej dokumentacji. Badania wskazują, że średnio 2 godziny dziennie (wg. Raportu Glean) pracownicy spędzają na przeszukiwaniu papierowych dokumentów. A przecież ten czas mógłby zostać poświęcony na działania kluczowe, jak kontakt z beneficjentami czy planowanie nowych projektów.
Jeśli również zauważasz, że coraz więcej czasu i pieniędzy idzie na segregatory, drukowanie czy przechowywanie dokumentów, to może być dobry moment, aby zacząć myśleć o zmianach.
Jak zmniejszyć koszty i uprościć pracę
W NGO każdy grosz jest ważny, a środki na drukowanie, wynajem przestrzeni archiwalnych i zakup segregatorów mogłyby trafić na realizację misji. Papierowa dokumentacja wiąże się także z ryzykiem błędów i problemami z ochroną danych. Na przykład, łatwo można zgubić ważny dokument, co prowadzi do poważnych konsekwencji, takich jak utrata kluczowych informacji o beneficjentach.
W kwestii ochrony danych papierowe dokumenty też są problemem. Mogą być łatwo dostępne dla osób nieuprawnionych, co stanowi zagrożenie dla prywatności i zgodności z przepisami RODO.
Zamiast przechowywać umowy lub formularze w szafie, można spróbować wprowadzić przechowywanie ich w chmurze – to nie tylko ułatwia zarządzanie, ale też zapewnia większe bezpieczeństwo, zgodnie z wymogami RODO.
Małe kroki, wielkie zmiany – jak zacząć ograniczać papier?
👉 Rozpocznij od jednego projektu
Przenieś do chmury dokumentację tylko jednego, niewielkiego projektu, najlepiej tego, który dopiero startuje. W ten sposób przekonasz się, jak działa cyfrowe zarządzanie dokumentami i zobaczysz jego zalety bez wielkich zmian.
👉 Oceń, ile kosztuje was papier
Zastanów się, ile dokładnie środków przeznaczacie na drukowanie i przechowywanie dokumentów. Może się okazać, że spore kwoty idą na obsługę biurokratyczną. Przeniesienie dokumentacji do chmury to szansa na oszczędność.
👉 Rozmawiaj z zespołem
Wprowadzenie nowych rozwiązań może wzbudzać obawy, dlatego warto wyjaśnić zespołowi, że cyfryzacja nie musi być trudna. Możecie zacząć od najprostszych kroków, jak przechowywanie dokumentów online.
TechSoup Polska pomoże Ci zrobić pierwszy krok
Przejście na cyfrowe dokumenty to wyzwanie, ale TechSoup Polska oferuje wsparcie krok po kroku. Już niedługo zaprosimy was na webinar na temat przejścia do chmury i eliminacji papieru. Aby nie przegapić webinaru i innych ważnych informacji, zapisz się do naszego newslettera.
Źródło: TechSoup Polska
