Publicystyka - ngo.pl

Paperless (ang. paper – papier, less – mniej) to współczesny trend w zarządzaniu obiegiem dokumentów w organizacji, którego celem jest zmniejszenie ilości wykorzystywanego papieru. W tym celu stosuje się nowoczesne narzędzia umożliwiające edycję plików, ich elektroniczne podpisywanie oraz przechowywanie w chmurze.

Działanie zgodne z paperless w organizacji non-profit, przyniesie Ci liczne korzyści. Jakie? Ujmując je w jednym zdaniu – zwiększysz efektywność swojej pracy. A dokładnie? O tym poniżej.

➡️Ograniczenie kosztów

Ile miesięcznie wydajesz na wysyłkę faktur oraz umów? Weź pod uwagę kupno kopert i nadanie listów pocztą lub kurierem. A ile płacisz za tusz do drukarek? Korzystając z narzędzi, które umożliwiają elektroniczne podpisywanie dokumentów, zmniejszysz wydatki w swojej organizacji.

➡️Oszczędność czasu

Zanim umowa dotrze pocztą do nowego pracownika albo uda Wam się zorganizować spotkanie – może minąć trochę czasu. Jeżeli jednak prześlesz umowę oraz podpiszesz ją z pomocą narzędzi typu DocuSign, pliki dotrą natychmiastowo, a zatwierdzenie ich zajmie kilka minut.

➡️Bezpieczeństwo danych

Przechowując pliki w chmurze, zadbasz o to, kto ma dostęp do poszczególnych folderów. Zapewnisz sobie, że nikt niepowołany nie wejdzie w posiadanie prywatnych danych. Ponadto w przypadku sytuacji losowej, jak pożar lub powódź w biurze organizacji, uratujesz dokumenty gromadzone na zewnętrznych serwerach.

➡️Łatwa archiwizacja

Stosując ideę paperless w organizacji non-profit, możesz wygodnie archiwizować pliki z wykorzystaniem chmury. To o wiele prostsze niż trzymanie dokumentów w teczkach. I co tu dużo mówić? Zyskujesz więcej przestrzeni w swoim biurze!

➡️Wygodna edycja dokumentów

Zrób notatki na laptopie i tablecie, aby szybko zapisać kluczowe punkty ze spotkania. Następnie podziel się plikiem z innymi pracownikami organizacji, aby wspólnie edytować treść. W ten sposób kilka osób – niezależnie od miejsca – może pracować nad tym samym dokumentem.

➡️Ulga dla środowiska

Czy wiesz, że papier stanowi aż 26% wszystkich odpadów na świecie? Na te zanieczyszczenia składają się kopie dokumentów, zbędne notatki czy koperty, w których przesłano umowy. Pracując w duchu paperless, oszczędzisz środowisko naturalne. A w końcu Ziemię mamy tylko jedną!

Jeśli chcesz pracować w duchu paperless w organizacji non-profit, przyda Ci się kilka narzędzi. Poniżej prezentujemy parę najprzydatniejszych i najprostszych w obsłudze.

DocuSign – aplikacja umożliwiająca wygodne zarządzanie umowami, w tym zatwierdzanie dokumentów elektronicznym podpisem na licznych urządzeniach (tablecie, laptopie, telefonie).

Autenti– platforma służąca do zatwierdzania i podpisywania umów oraz archiwizacji dokumentów.

Adobe Acrobat– z pomocą tego narzędzia możesz konwertować pliki do formatu PDF, łączyć je ze sobą, a także podpisywać dokumenty i weryfikować podpisy innych osób.

Microsoft 365– przestrzeń, w której możesz przechowywać dane w chmurze (OneDrive), wygodnie tworzyć notatki (OneNote), a także wspólnie pracować nad dokumentami (Word) czy prezentacjami (PowerPoint). A to wszystko w formie online!

Google Workspace – alternatywa dla Microsoft 365. Wykorzystując produkty Google, możesz swobodnie archiwizować pliki w chmurze, jak również tworzyć dokumenty ze współpracownikami.

Zachęcamy Cię do korzystania z powyższych narzędzi oraz bycia paperless! Twórz notatki elektronicznie, przechowuj dokumenty na dyskach współdzielonych oraz podpisuj umowy elektronicznie. Dzięki temu obieg dokumentów w Twojej organizacji non-profit stanie się bardziej efektywny.