Jak efektywnie zarządzać czasem jako pracownik organizacji non-profit?
Zarządzanie czasem to cenna umiejętność umożliwiająca sprawne realizowanie zadań. Jakiego rodzaju działania warto wprowadzić do organizacji non-profit, aby efektywnie zarządzać czasem? O tym w dzisiejszym artykule.
Zaplanuj zadania i ustal priorytety
Pierwszą rzeczą, która pozwoli lepiej zarządzać czasem Tobie i Twoim pracownikom, jest zaplanowanie zadań oraz ustalenie priorytetów. Szczególnie przydatna okaże się tutaj technika Getting Things Done (GTD).
Metoda ta została opracowana w 2001 roku przez Davida Allena i polega na spisaniu listy rzeczy do zrobienia, a następnie uporządkowaniu i aktualizowaniu jej. Do etapów GTD należą:
- Spisanie wszystkich zadań – możesz to zrobić w notatniku, w Wordzie lub Google Docs.
- Analiza – drugi etap polega na przyjrzeniu się zadaniom oraz rozważeniu, jakiego rodzaju działań wymagają (np. oddelegowanie, wykonanie).
- Porządkowanie/organizowanie – na tym etapie należy ustalić priorytety.
- Przegląd – polega na codziennym weryfikowaniu listy zadań.
- Wykonanie – realizacja wyznaczonych zadań.
Ważnym elementem GTD jest zasada 2 minut. Co to znaczy? Jeżeli zadanie można wykonać w dwie minuty, należy się go podjąć natychmiast, bez wpisywania na listę.
Zaprzyjaźnij się z metodą Kanban
Metodą, która może Cię zainteresować, jest japoński Kanban. W ramach niego pracownicy posługują się tablicą z kategoriami oznaczającymi stopień wykonania zadania. Najprostszy podział to „Zlecone”, „W trakcie” oraz „Wykonane”. Warto jednak dostosować kategorie do Twojego projektu.
Systemy takie jak Asanaumożliwiają tworzenie tablic, a także przypisywanie zadań do konkretnych użytkowników aplikacji. Dzięki temu wszystkie osoby zaangażowane w proces będą wiedziały, jak postępują prace.
Ustal datę stałych spotkań projektowych
Zachęcamy również do zaplanowania stałych spotkań zespołów – na żywo lub zdalnie, np. przez platformę Zoom. Dzięki temu pracownicy uzyskają aktualne informacje oraz zadadzą ważne dla nich pytania.
Kiedy organizować takie spotkania? Mogą odbywać się codziennie rano albo raz w tygodniu – wszystko zależy od potrzeb Twojej organizacji non-profit.
Przetestuj Technikę Pomodoro
Gdy przejdziesz do wykonywania zadań, przydatna okaże się Technika Pomodoro. Została ona opracowana w latach 80. XX wieku przez Francesco Cirillo. Metoda zakłada pracę w 25 minutowych sekcjach podzielonych krótkimi przerwami.
Technika Pomodoro wygląda mniej więcej tak:
- Praca przez 25 minut.
- 5 minut przerwy.
- Powtórzenie punktów 1 i 2 czterokrotnie.
- 15 minut przerwy.
Możesz w tym celu wykorzystać zwykły minutnik lub strony typu Pomofocus. A jeżeli potrzebujesz muzyki, zajrzyj na YouTube’a i poszukaj Pomodoro z podkładem muzycznym.
Pozbądź się rozpraszaczy
Kolejną wskazówką, jaką dla Ciebie przygotowaliśmy, jest pozbycie się zbędnych rozpraszaczy. Oznacza to nie tylko znalezienie cichego miejsca pracy i wyciszenie telefonu.
Zachęcamy do implementacji Microsoft Viva, posiadającego opcję Focus plan, który „blokuje” czas w Twoim kalendarzu na wykonanie najważniejszych dla Ciebie zadań.W ten sposób zwiększysz produktywność.
A jeżeli korzystasz ze Slacka, warto rozważyć wyłączenie powiadomień z aplikacji na jakiś czas. Dzięki temu wiadomości nie będą przeszkadzać Ci, gdy naprawdę potrzebujesz skupienia.
Weryfikuj, jakie narzędzia i techniki sprawdzą się najlepiej
Zarządzanie czasem to obszerna dziedzina, w ramach której znajdziemy liczne narzędzia ułatwiające realizację celów. Warto pamiętać, że każdy pracownik czy wolontariusz ma inne potrzeby. Może okazać się, że tylko niektóre z proponowanych przez nas technik okażą się dla nich odpowiednie.
Dlatego zachęcamy Cię do eksperymentowania – weryfikuj, jakie metody zarządzania czasem sprawdzają się najlepiej w Twojej organizacji non-profit!
Działania organizacji w latach 2022-24 dofinansowane z Funduszy Norweskich w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny.
Źródło: Techsoup Polska
