Korzyści ze stosowania narzędzi do zarządzania projektami
Czy słowa „zarządzanie projektami” sprawiają, że czujesz pewien dyskomfort? Wiele osób tak ma. Często ten obszar działania utożsamiamy z kulturą dużych korporacji, pełnych biurokracji. A dochodzi jeszcze korpomowa – deadline, taski i sprinty. W tym artykule postaramy się odczarować te skojarzenia.
Prawda jest taka, że opracowanie sprawdzającego się systemu realizacji zadań jest jednym z najważniejszych fundamentów każdej odnoszącej sukcesy organizacji. W rzeczywistości pewnie już stosujesz jakąś formą zarządzania projektami, ale nie jest ona po prostu zdefiniowana.
Udoskonalenie go, bądź wprowadzenie nowego systemu, powinno być jednym z priorytetów. Bez względu na wielkość Twojej organizacji pozarządowej, korzyści płynące z tej zmiany zdecydowanie przewyższają wysiłek, jaki trzeba włożyć na początku tej przygody.
Czym jest zarządzanie projektami?
Projekt można zdefiniować jako „zbiór zadań niezbędnych do osiągnięcia określonego celu”.
Patrząc na tę szeroką definicję, można dostrzec niezliczoną liczbę projektów realizowanych w dowolnym momencie w organizacji non-profit, a w tym:
- Wydarzenia związane ze zbiórką funduszy,
- Kampanie marketingowe,
- Rozwój technologiczny i proces jego wdrażania,
- Działania wewnątrz organizacji,
- Przegląd danych i badania (research)
Takie zadania często wymagają współpracy między kilkoma działami i angażują osoby, które zazwyczaj nie pracują razem. Warto zaznaczyć, że chociaż „zarządzanie projektami” definiuje projekt jako wyjątkowe przedsięwzięcie, to jest również pomocne w realizacji rutynowych zadań jak tworzenie newsletteru.
Czym więc jest dokładnie zarządzanie projektami? To „zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań projektowych w celu spełnienia wymagań projektu”.
Jeśli chcesz wykonać zadania na czas, w ramach budżetu i przede wszystkim skutecznie, to potrzebujesz zaangażować wszystkie strony w projekcie. Pozwoli Ci to podążać za ustalonym procesem.
Małe organizacje często mogą skutecznie wykorzystywać Excela lub arkusze Google do monitorowania postępów. Jednak, aby robić to efektywnie, wymagane jest dobre zrozumienie metodologii zarządzania projektami.
Jeśli Twoja organizacja pozarządowa jest większa, bądź projekt jest złożony, to rekomendujemy korzystanie z dedykowanego oprogramowania do zarządzania projektami, jak Microsoft Planner (lub Projekt) czy Asana.
Dlaczego narzędzia do zarządzania projektami są tak ważne?
Oprogramowanie do zarządzania projektami daje wiele korzyści, które przyczynią się do sukcesu projektu i jego realizacji w terminie. Poznaj najważniejsze zalety i funkcje.
- Efektywniejsze zarządzanie dostępnymi zasobami
Jedną z cech organizacji pozarządowej jest to, że chcą one zmienić świat przy bardzo ograniczonych zasobach. Mogą to być braki rąk do pracy – wolontariuszy, pracowników – lub narzędzi do realizacji celów na większą skalę. Stosując metody zarządzania projektami, organizacje są w stanie odpowiednio zaplanować i wykorzystać w pełni dostępne zasoby.
Odpowiednio planując pracę, zespół będzie w stanie podjąć się większej ilości zadań, co pozwoli na szybsze osiągnięcie celu. Wynika to z odpowiednio wykorzystanych zasobów, które są dostępne w danym momencie.
Załóżmy, że wolontariusz nie jest w stanie wykonać wcześniej powierzonego zadania. Niektóre programy do zarządzania pozwolą koordynatorowi zobaczyć, kto inny może mieć potrzebne umiejętności do ukończenia tego zadania. Może również zobaczyć, jak małym kosztem można zapełnić tę lukę.
- Wszystkie zadania prowadzą do wspólnego celu
Oprogramowanie do zarządzania projektami pomoże wszystkim zaangażowanym w projekt być po tej samej stronie. W ten sposób zostaną przełamane wirtualne granice między działami i zespołami. Na przykład, osoba odpowiedzialna za zbieranie funduszy na wydarzenie może w czasie rzeczywistym zobaczyć, jakie newslettery są zaplanowane do wysyłki.
Takie podejście ma również dodatkowy plus. Często pracownicy różnych działów mogą tak skupić się na danym zadaniu lub problemie, że zapomną, jaki jest jego główny cel. Narracja zbudowana wokół konkretnego projektu, pomoże pamiętać o tym, po co on jest robiony.
- Lepsza współpraca zespołu
Z zasady pracownicy jednego zespołu powinni być w częstym kontakcie i wiedzieć nad czym inni pracują. W gąszczu zadań nie zawsze jednak jest to możliwe. Odpowiednie programy w tym pomogą. Grafik może sprawdzić, że już powinien zacząć przygotowywać grafiki do newsletteru bądź postów w mediach społecznościowych.
Wiele programów umożliwia stworzenie zautomatyzowanego przepływu pracy i powiadomień, który informuje właściwe osoby o zakończeniu zadania i możliwości przejścia do kolejnego kroku. Wszyscy członkowie wiedzą na bieżąco, co się dzieje w projekcie.
- Powtarzalne i rutynowe zadania
Jak wcześniej zostało to już wspomniane, programy do zarządzania projektami przynoszą korzyści również dla powtarzalnych zadań, jak newslettery czy posty w mediach społecznościowych. Narzędzia takie na ogół pozwalają na stworzenie szablonów, dzięki czemu organizacje nie muszą wymyślać koła na nowo za każdym razem. Dodatkowy plus? Powiadomienia, które przypomną o zadaniu.
- Jasna odpowiedzialność za zadania
Informacja, kto jest osobą odpowiedzialną za realizację zadania jest bardzo przydatna. Szczególnie w dobie pracy zdalnej i na odległość. Często słyszymy zasadę „wszyscy, czyli nikt”. Bez przydzielenia opiekuna zadanie może nigdy nie zostać zrealizowane. Członek zespołu projektowego może również szybko sprawdzić, z kim ma wyjaśnić wątpliwości.
- To może być drugi mózg organizacji
Drugim mózgiem określamy narzędzia, które pomagają nam zarządzać informacją. Jest to obszar coraz bardziej popularny w obszarze produktywności.
Zdecydowana większość organizacji pracuje nad kilkoma projektami jednocześnie. Systemy do zarządzania pracą pomogą menadżerom koordynować kilka projektów i pracować bez obawy, że ważna informacja lub zadanie im umknie. Oczywiście jest tu potrzebny nawyk wpisywania tych informacji w system.
- Archiwizacja działań
Oprogramowanie typu Asana to świetne narzędzie, które będzie źródłem danych do śledzenia zrealizowanych (lub porzuconych) projektów. Tworząc podobny projekt, koordynator może szybko sprawdzić, jakie etapy i kolejne kroki były zaplanowane w przeszłości, co się sprawdziło, a co wymaga poprawy. Zapisując wszelkie materiały wizualne czy inne dokumenty w danym projekcie, możesz sobie oszczędzić przeszukiwania długiego łańcucha wiadomości w przyszłości.
Jakie narzędzie wybrać?
Na rynku znajdziesz wielu różnych dostawców oprogramowania do zarządzania projektami. Zanim zdecydujesz się na jeden, konkretny, zapoznaj się z funkcjami kilku z nich (proponujemy wybór trzech lub czterech programów). Zobacz, jakie funkcje są dla Ciebie najważniejsze, czy pulpit programu jest czytelny i czy poruszanie się po nim jest intuicyjne. Warto zwrócić uwagę na język programu oraz dostępność zespołu wsparcia.
Nasze propozycje narzędzi to:
W programie TechSoup Polska znajdziesz specjalne oferty dla organizacji pozarządowych dla dwóch pierwszych programów. Zapraszamy do dołączenia.
Dowiedz się więcej:
Najlepsze produkty Microsoft 365,
Jak zarejestrować się w TechSoup Polska,
Potrzebujesz dodatkowych informacji? Umów się z nami na konsultację.
Działania organizacji w latach 2022-24 dofinansowane z Funduszy Norweskich w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny.
Źródło: Techsoup Polska
