Wbrew pozorom, działalność w ramach organizacji pozarządowych nie różni się zbytnio od pracy w komercyjnej firmie. Mierzymy się z projektami o określonym budżecie, które należy wykonać w założonym terminie. Pułapki i przeszkody, z którymi się borykamy, również są zbliżone – jednak ich odmienna percepcja sprawia, że można popełnić błędy, których firmy nauczyły się unikać. Należą do nich…
Pospieszne i niedokładne planowanie
Krótki etap przygotowań do projektu przekłada się na niezorganizowaną pracę i konieczność improwizowania. Jest to w pewnym stopniu zrozumiałe, gdyż potrzeba rozpoczęcia działań może pojawić się nagle i wymagać natychmiastowej reakcji. W przypadku przedsięwzięć, które nie wymagają pośpiechu, warto jednak poświęcić więcej czasu na obmyślenie strategii, uwzględniając w niej ludzi, ich obowiązki, ramy czasowe, wolontariuszy, zewnętrznych partnerów czy dostawców, a nawet okna urlopowe, których zignorowanie może wykoleić sprawnie działający projekt.
Niekiedy niedostatki w planowaniu wynikają z przeznaczenia na projekt niewystarczających środków: braku pieniędzy czy osoby, która spięłaby całość w wyraźną wizję. Jest to problem z rodzaju tych, które nie zawsze można rozwiązać. W jego obliczu pojawia się jednak pytanie, czy przy braku odpowiednich środków warto w ogóle podejmować wyzwanie. Jeśli projekt wymaga dużych nakładów, należy mu je zapewnić – w przeciwnym razie założone cele nie zostaną osiągnięte.
Walka z terminami
Wbrew pozorom najważniejszym elementem planu nie są terminy – choć to one determinują wszystkie podejmowane działania. Strategia z ustalonymi ramami czasowymi jest potrzebna, lecz gdy już ją mamy, istnieje ryzyko, że możemy się skupić bardziej na tym, „do kiedy” trzeba ją wykonać, zamiast „jak”.
„Byle w terminie” to niewłaściwe podejście. Gdy zbliża się data zakreślona na czerwono w kalendarzu, należy zapytać swój zespół: „Jak możemy najlepiej wykorzystać nasze środki, aby osiągnąć jak najwięcej w czasie, który mamy do dyspozycji?”.
Może się wydawać, że to niewielka różnica, ale w praktyce jest inaczej. To różnica między „zróbmy to” a „zróbmy to jak najlepiej”. Niekiedy bowiem czasu masz więcej niż może się wydawać, a gospodarując nim właściwie, możesz osiągnąć lepszy efekt, niż próbując po prostu zmieścić się w terminie.
Brak zaangażowania właściwych osób w planowanie
Znów wracamy do planu, ale właśnie ta faza może przesądzić o powodzeniu projektu. Czy w czasie trwania projektu zdarzyło ci się usłyszeć: „mogliśmy to przewidzieć” albo „czułem/czułam, że tak będzie”? Jeśli pojawił się nieoczekiwany problem, którego ktoś z ekipy jednak się spodziewał, to oznacza, że ta osoba nie brała udziału w przygotowaniach – a powinna.
Warto bardzo wcześnie zapytać zespół o to, czy przewiduje jakiekolwiek trudności związane z budżetem, dostawcami, reakcją mediów czy opinii publicznej. Nie każdy musi brać czynny udział w fazie organizacji, lecz informowanie wszystkich na bieżąco oraz otwartość na uwagi pozwolą przygotować się na ewentualne kłopoty – lub całkiem ich uniknąć.
Niewystarczający budżet
W przypadku organizacji problemem bywa nie tylko brak odpowiedniego finansowania, lecz także konieczność jego wykorzystania w ramach projektu. Działalność tego typu jest bowiem rozliczana z każdej złotówki, a decyzje finansowe mogą zostać zakwestionowane.
Warto ukierunkować się na cel. Najlepiej przemyśleć wszystkie koszty, których projekt wymaga, i o nie zadbać. Każdy udany projekt napędza rozwój organizacji, co z kolei przekłada się na skuteczniejsze, lepiej zoptymalizowane finansowo kampanie w przyszłości.
Jak oprogramowanie może pomóc organizacjom non-profit?
Choć nie istnieje jedno oprogramowanie, które rozwiązałoby problemy każdej organizacji, istnieją różne rozwiązania, które pomogą w osiągnięciu założonych celów. Produkty takie jak Google G Suite, MS Office 365, Asana ułatwiają komunikację, planowanie i raportowanie w ramach zespołu oraz pomiędzy partnerskimi organizacjami. Korzystanie z nich jest również dowodem, że organizacja jest właściwie zarządzana i pozostaje na bieżąco z trendami technologicznymi.
Źródło: TechSoup Polska