Publicystyka - ngo.pl

Konieczność umożliwienia pracy z domu pod pewnymi względami stała się szansą na rozwój. Dzięki niej wiele organizacji nagle otworzyło się na rozwiązania, których dotąd nie brało pod uwagę. Jednocześnie pojawiły się nowe możliwości finansowania – w postaci nowych dotacji na rozbudowę lub już istniejących grantów działających na zmienionych zasadach. Na czym jednak polega cyfrowa transformacja i jak twoja organizacja powinna się z nią zmierzyć?

W TechSoup proces ten postrzegamy jako serię mniejszych transformacji w sferze technologicznej. Jesteśmy świadomi, że wiele organizacji patrzy na swoje systemy tylko przez pryzmat obecnych potrzeb. Naszym celem jest pomóc im zmienić nastawienie: wprowadzić wygodne, rozwojowe standardy, które umożliwią tworzenie narzędzi zarówno nowoczesnych, jak i możliwych do dalszego rozbudowywania.

Aby wejść na ten nowy poziom technologicznego planowania, należy skupić się na dwóch obszarach.

1. Ułatwienie komunikacji i współpracy pomiędzy zespołem i darczyńcami – co będzie skutkować szybszym podejmowaniem lepszych decyzji.

2. Zmiana sposobu gromadzenia danych i zarządzania nimi – aby dostęp do informacji był prostszy oraz umożliwiał analizę i podejmowanie na jej podstawie świadomych, przemyślanych decyzji.

Przyjrzyjmy się bliżej obu tym obszarom i przekonajmy, czy twoja organizacja zmierza we właściwym kierunku.

Dążenie do tego celu warto zacząć od przeniesienia swoich narzędzi i systemów do chmury danych. Chodzi głównie o e-mail, magazynowanie dokumentów oraz narzędzia do komunikacji i współpracy. Zastanawiasz się, w jakim celu jest to potrzebne?

– Systemy oparte na chmurze zapewniają twoim pracownikom dostęp do plików i e-maili nawet spoza biura.

– Proste w użyciu narzędzia łączą możliwości e-maili, kalendarza i komunikatora, ułatwiając wspólną prace nad dowolnym projektem.

– Systemy w chmurze są oparte na zestandaryzowanych modelach danych, które będą podstawą kolejnego kroku ku cyfrowej transformacji – sposobu zarządzania danymi.

– Systemy takie ułatwiają ponadto komunikację zewnętrzną – z darczyńcami, zarządem i Twoją społecznością.

Oto dwa przykłady korzyści wynikających z przejścia na chmurę danych:

1. Zamiast wysyłać sobie e-mailem plik z poprawkami, tworząc mnóstwo wersji i komunikacji krążącej wokół nich, możesz stworzyć przestrzeń online, w której dokument będzie przechowywany. Jednocześnie będą mogły pracować na nim różne osoby, widząc historię zmian, komentując je, a nawet planując w zintegrowanym kalendarzu spotkania podsumowujące postęp prac. Mogą to robić gdziekolwiek – w biurze, w domu czy w kawiarni.

2. Spotykasz się z uczestnikami swoich projektów osobiście? Jeśli tak, dzięki chmurze możesz korzystać z programów do organizacji czasu: wysyłać zaproszenia na spotkania czy potwierdzać terminy. Adresaci mogą reagować nawet korzystając z telefonu.

Do dyspozycji jest wiele opartych na chmurze rozwiązań związanych z mailami, przechowywaniem dokumentów czy wspólną pracą. Są to narzędzia klasy biznesowej, wyposażone w zabezpieczenia i konfigurowalne elementy. Dla organizacji non-profit są dostępne w specjalnie obniżonych cenach. Do tych rozwiązań należą Microsoft 365, G Suite, Zoom i Slack.

Częścią kroku ku chmurze powinno być zadbanie o to, by komputery były w stanie podołać wymaganiom aplikacji. Większość dzisiejszych telefonów i tabletów zrobi to z łatwością. Jeśli chodzi o komputery i laptopy, zalecane są procesory z serii i-X oraz minimum 8 GB pamięci RAM. Spełnienie tych wymagań pomoże ci uniknąć bólów głowy związanych z wolnym działaniem aplikacji.

Aby zmienić sposób zbierania danych i zarządzania nimi, musisz zastanowić się, jakich narzędzi i procesów potrzebujesz, aby robić to w zestandaryzowany, zautomatyzowany sposób. Oraz jak możesz te dane chronić przed zakusami hakerów.

Zacznij od porozmawiania ze swoim zespołem. Oto kilka pytań, które warto sobie zadać.

• Jakie dane i informacje są najważniejsze dla twojej organizacji?
• Do czego potrzebujesz tych informacji?
• Jak gromadzisz te dane? Co jest dobrego w tym procesie, a co warto poprawić?
• Które z twoich narzędzi do gromadzenia i wykorzystania danych sprawdzają się dobrze, a które nie?
• Jakie masz pomysły, aby usprawnić pracę z danymi? Twoi ludzie na pewno podzielą się ciekawymi spostrzeżeniami.

Stwórz plan gromadzenia danych w wydajny sposób. Jego część możesz opracować samodzielnie, ale przyda się wsparcie eksperta IT. Jesteśmy w stanie przejść z Tobą proces analizy potrzeb cyfrowych i na jego podstawie określić rekomendacje i ścieżkę działania.

• Określ, jakie dane już masz lub zbierasz, jakich danych potrzebujesz, oraz ich możliwe źródła. Najłatwiej zrobić listę w tabeli, z uwzględnieniem punktów danych i sposobu ich formatowania.
• Nakreśl najlepszy możliwy sposób zbierania, przetwarzania i zarządzania danymi. Takie podsumowanie możesz stworzyć w PowerPoincie, czy innych narzędziach.
• Określ, jakie narzędzia mogą ci pomóc w zbieraniu, przetwarzaniu i zarządzaniu danymi. Uwzględnij potrzebny sprzęt i oprogramowanie. Tutaj przyda się ktoś z wiedzą techniczną.
• Nie zapomnij zastanowić się nad prawnymi wymogami, które musisz spełnić w związku ze zbieranymi danymi. Skonsultuj się z prawnikiem.

Kiedy już się tym zajmiesz, przyjdzie czas na kolejne – wielkie – kroki.

Zastanów się, które z powyższych pomniejszych celów należy osiągnąć w pierwszej kolejności, a potem zacznij realizować ten plan. Sugerujemy zacząć od podstaw – czyli przeniesienia e-maili, dokumentów i wewnętrznej współpracy do chmury. Rekomendowane narzędzia znajdziesz w naszym zestawieniu rozwiązań dla organizacji non-profit, powstałej w odpowiedzi na pandemię COVID-19.

Następnie wykonaj kroki związane z innymi obszarami twojej infrastruktury IT – w sposób, który ma dla ciebie sens i jest opłacalny. Możesz zatem wprowadzić narzędzia do zarządzania darczyńcami, zewnętrznej komunikacji, zarządzania finansami czy rozwiązania do zarządzania projektami. Wszystkie one mogą funkcjonować w chmurze albo poprzez przejście na działające w chmurze wersje aplikacji, albo przeniesienie aplikacji do chmury. Od razu zwolni się w szafie miejsce, które dotąd zajmowały serwery.

Wykonując swój plan, upewnij się, że wprowadzasz określony standard gromadzenia danych – określone punkty danych i formaty – na przestrzeni swoich systemów i aplikacji. Na przykład, czy wszędzie będziesz gromadzić nazwiska, czy imiona i nazwiska? Wiek czy datę urodzenia? Ponadto upewnij się, że twoje dane są przenośne, tzn. że możesz wyeksportować je z systemu za pomocą API lub plików CSV.

Jeśli zrobisz zdecydowany krok ku dynamicznej komunikacji i stworzysz cyfrowe środowisko pracy, gdzie funkcjonują standardy dotyczące danych, będziesz w stanie skupić się na dalszym rozwoju. Nowe sposoby realizowania twojej misji mogą obejmować:

• tworzenie paneli z wizualizacjami aktualizowanymi w czasie rzeczywistym, które pomogą ci śledzić postęp programów i podejmować właściwe decyzje.
• tworzenie małych aplikacji pozwalających ułatwić działania wewnętrzne – na przykład regularne podsumowania pracy czy testy sprawdzające wiedzę członków zespołu.
• tworzenie aplikacji z myślą o twoich odbiorcach. Przykładem jest np. Range, aplikacja informująca o miejscach wydających dzieciom darmowe obiady w okresie letnim.

Rzadko nadarzają się okazje podjęcia znaczącej decyzji, dzięki której wypracujesz zyski w długiej perspektywie. To jedna z takich chwil. Nie pozwól, by cię ominęła. Chwytaj (cyfrowy) dzień.