Transformacja cyfrowa w organizacjach non-profit. Strategia cyfrowa
Większość transformacji cyfrowych zaczyna się od wysokich aspiracji do skokowej wręcz zmiany. Jednak znaczna część organizacji nigdy nie realizuje tych aspiracji. Konfrontują się bowiem z rzeczywistością, która nie spełnia ich oczekiwań. Jak pokazują doświadczenia różnych organizacji, nie tylko z sektora non-profit, ale przede wszystkim biznesu – rozczarowanie wynika z niewystarczającej dyscypliny w opracowaniu i realizacji strategii cyfrowej.
Prezentowany artykuł jest tłumaczeniem wersji angielskojęzycznej z portalu medium.com pod tym samym tytułem i tego samego autora.
W artykule pn. „Transformacja cyfrowa w organizacjach non-profit. Intro” zostało wskazane, że strategia cyfrowa jest nieodłącznym elementem transformacji cyfrowej. Większość transformacji cyfrowych zaczyna się od wysokich aspiracji do skokowej wręcz zmiany. Jednak znaczna część organizacji nigdy nie realizuje tych aspiracji. Konfrontują się bowiem z rzeczywistością, która nie spełnia ich oczekiwań. Jak pokazują doświadczenia różnych organizacji, nie tylko z sektora non-profit, ale przede wszystkim biznesu – rozczarowanie wynika z niewystarczającej dyscypliny w opracowaniu i realizacji strategii cyfrowej. Organizacjom brakuje dokładnego wglądu w kluczowe szanse i zagrożenia (wg Boston Consulting Group). Dlatego, aby dobrze i z sukcesem przeprowadzić proces transformacji cyfrowej, niezbędna jest szczegółowo opracowana strategia cyfrowa.
Czym jest strategia cyfrowa?
Według Nonprofit Tech for Good, strategia cyfrowa non-profit to „plan działań na poziomie organizacyjnym, w którym wykorzystywane są narzędzia i technologie cyfrowe w celu osiągnięcia misji organizacji i zwiększenia jej wpływu”. npENGAGE podaje, że „to plan działań, który mają na celu wykorzystanie narzędzi cyfrowych do osiągnięcia misji organizacji oraz zwiększenia jej efektywności i wpływu społecznego”. Z kolei McKinsey & Company, strategię cyfrową non-profit definiuje jako „proces wykorzystania technologii cyfrowych i danych do opracowania innowacyjnych sposobów osiągania celów organizacji non-profit”.
Wskazane podejścia do strategii cyfrowej podkreślają znaczenie celowego wykorzystania narzędzi cyfrowych dla osiągnięcia misji organizacji non-profit, zwiększenia jej efektywności i wpływu społecznego oraz zwiększenia zasięgu i skuteczności działań.
Strategia może obejmować różne obszary, takie jak komunikacja, pozyskiwanie funduszy, działania marketingowe czy automatyzacja różnych procesów. Powinna ona uwzględniać zarówno cele organizacji, jak i potrzeby jej interesariuszy, odbiorców oraz zmieniające się trendy i narzędzia technologiczne.
„Są tacy, którzy podróżują i tacy, którzy gdzieś się wybierają. Są różne, a zarazem takie same. Sukces ma przewagę nad rywalami: wie, dokąd zmierza” – Marek Cain
Zasady strategii cyfrowej
Strategia cyfrowa dla organizacji non-profit powinna obejmować szereg zasad, które pomogą w osiągnięciu celów organizacji i poprawie efektywności działań.
1. Określenie celów i oczekiwań – Należy jasno określić swoje cele i oczekiwania związane z wdrożeniem strategii cyfrowej. Cele te powinny być mierzalne, realistyczne i powinny być dostosowane do potrzeb i możliwości organizacji. Strategia cyfrowa powinna być spójna z działaniami organizacji, odpowiadać na potrzeby organizacji. Może też być kluczowym elementem wdrażania procesu transformacji cyfrowej w organizacji.
2. Segmentacja grup docelowych – Dokładne zdefiniowanie grup docelowych, do których organizacja kieruje swoje działania i dostosowanie strategii cyfrowej do potrzeb tych grup. Warto zrobić badanie rynku i analizę konkurencji, aby poznać najlepsze praktyki i wykorzystać je do osiągnięcia celów. Kluczowa jest tutaj identyfikacja persony – która reprezentuje docelowego odbiorcę – konsumenta organizacji, w tym jego potrzeby, myśli i cele. Pomaga zapobiegać uogólnianiu przez organizacje wszystkich użytkowników do jednego mianownika i zakładaniu, że wszyscy mają te same potrzeby i cele. Przykładowo, identyfikując darczyńcę należy określić jej cechy charakterystyczne, upodobania i antypatie, potrzeby, oczekiwania, pragnienia, motywacje, dane demograficzne, postawy, postrzeganie i zachowania segmentowanej grupy darczyńców. Postacie darczyńców są zawsze oparte na realnych osobach i darczyńcach, którzy angażują się i wspierają organizację.
Skorzystaj z bezpłatnego narzędzia do generowania person od HubSpot inc.: https://www.hubspot.com/make-my-persona
„Aby stworzyć produkt, który musi zadowolić zróżnicowaną grupę użytkowników, logika może podpowiadać, aby uczynić go tak szerokim w swojej funkcjonalności, jak to tylko możliwe, aby pomieścić jak najwięcej ludzi. Ta logika jest jednak błędna. Najlepszym sposobem na pomyślne uwzględnienie różnych użytkowników jest projektowanie dla określonych typów osób o określonych potrzebach” – Cooper, Reiman, Cronin, About Face 3: The Essentials of Interaction Design
3. Wybór kanałów cyfrowych – Wybór odpowiednich kanałów cyfrowych, które będą najlepiej odpowiadać potrzebom i preferencjom jej grup docelowych. Mogą to być np. strona internetowa, media społecznościowe, aplikacje mobilne, e-maile czy kampanie reklamowe w Internecie. Ważne jest, aby utrzymać spójny wizerunek i przekaz na wszystkich kanałach.
4. Kreowanie treści – Dbanie o jakość i wartość swoich treści, tak aby przyciągały uwagę i zachęcały do interakcji ze stroną internetową i profilami w social mediach organizacji. Treści te powinny być dostosowane do preferencji grup docelowych oraz kanałów, na których są publikowane.
5. Analiza i monitorowanie działań – Systematyczne monitorowanie działania organizacji w sieci, analizowanie ich efektywności i w razie potrzeby wprowadzanie zmiany, które pozwolą na poprawę wyników. Organizacja może bezpłatnie korzystać narzędzi do monitoringu, mierzenia zaangażowana i analiz, takich jak: Google Analytics 4, Hotjar, Google Looker (generowanie raportów); statystyki w panelach zarządzania profilami w social mediach, m.in.: Facebook, Instagram, Twitter, TikTok czy YouTube.
6. Bezpieczeństwo danych – Zapewnienie ochrony poufnych informacji oraz uniknięcie zagrożeń związanych z cyberbezpieczeństwem. Wdrożenie tej zasady pozwala organizacjom non-profit na zachowanie zaufania i zaangażowania swoich interesariuszy oraz minimalizowanie ryzyka naruszeń prywatności. Może to być uwzględnienie szyfrowania danych, aby zapewnić, że poufne informacje, takie jak dane osobowe darczyńców, są chronione przed nieuprawnionym dostępem. Innym przykładem może być utrzymywanie aktualnych systemów zabezpieczeń, czyli stałe monitorowanie swoich systemów zabezpieczeń i aktualizowanie ich w przypadku wykrycia zagrożeń.
7. Elastyczność w dostosowaniu strategii – Strategia cyfrowa powinna być elastyczna i dostosowywana do zmieniających się potrzeb i trendów. Organizacje non-profit powinny regularnie oceniać swoje cele i dostosowywać swoją strategię, aby osiągnąć najlepsze wyniki. Warto na bieżąco śledzić trendy technologiczne i cyfrowe. Dobrym przykładem są analizy Foresight infuture.institute (Founder & CEO Natalia Hatalska) czy Digital University (Founder & CEO Jowita Michalska).
„Kto bez stratega treści, obiektywnie oceni skuteczność aktualnych treści w stosunku do strategii marki i celów komunikacyjnych? Kto przeprowadzi kontrolę istniejących treści pod kątem jakości, aktualności i trafności? Kto będzie tworzył kluczowe komunikaty i opracowywał treści wspierające decyzje użytkowników? Jeszcze nawet nie zaczęliśmy pisać!” – Margot Bloomstein, The Case for Content Strategy Motown Style
Wybrane korzyści z opracowania i wdrożenia strategii cyfrowej w organizacji non-profit
1. Zwiększenie świadomości i zaangażowania – wsparcie w dotarciu do szerszej publiczności, zwiększeniu świadomości o swoich celach i zwiększeniu zaangażowania społecznego. Dzięki wykorzystaniu różnych kanałów cyfrowych, takich jak strony internetowe, media społecznościowe, newsletter i kampanie e-mailowe, organizacja może łatwiej komunikować się z potencjalnymi darczyńcami, wolontariuszami i innymi zainteresowanymi osobami.
2. Lepsza komunikacja z darczyńcami i partnerami – dzięki temu, organizacja non-profit może budować długoterminowe relacje z darczyńcami i partnerami, co wpływa pozytywnie na osiągane cele. Może to też zapewnić większą transparentność działań organizacji, a także przyczynić się do zwiększenia wsparcia finansowego, wolontariatu, udziału w kampaniach, akcjach i innych działań wspierających organizację.
3. Efektywność działań – automatyzacja wielu procesów w organizacji, co zwiększa efektywność działań i pozwala na oszczędność czasu i kosztów.
4. Efektywne pozyskiwanie funduszy – wsparcie w pozyskiwaniu funduszy w bardziej efektywny sposób. Dzięki wykorzystaniu narzędzi takich jak kampanie crowdfundingowe i strony internetowe do przetwarzania darowizn czy dedykowane narzędzia w social mediach, organizacja może łatwiej i szybciej zbierać środki finansowe.
5. Lepsze zarządzanie danymi – strategia cyfrowa pozwala na lepsze zarządzanie danymi o darczyńcach, wolontariuszach i partnerach. Dzięki temu, organizacja non-profit może dokładniej analizować swoją działalność i podejmować decyzje oparte na realnych danych.
Realizacja strategii cyfrowej w organizacji non-profit zależy od dogłębnej analizy potrzeb, możliwości, szans i zagrożeń organizacji. Wdrożenie strategii musi być procesem świadomym, zarówno na poziomie zarządczym organizacji, jak i całego zespołu, włączając w to interesariuszy zewnętrznych. Opracowanie i wdrożenie strategii wymaga sformułowania zrozumiałych i mierzalnych celów, które są zgodne z celami i działaniami organizacji.
