Publicystyka - ngo.pl

Technologie ułatwiają realizację działań organizacji i sprawiają, że są one efektywniejsze. Jednak znalezienie najlepszych rozwiązań to tylko część sukcesu. Nie mniej od samego narzędzia ważny jest zespół, w którym te zmiany będziemy wdrażać. Dlatego podpowiadamy, jak zadbać o swoich pracowników w trakcie wdrażania transformacji cyfrowej w organizacji.

Istnieją różne sposoby komunikacji, które odpowiadają na konkretne potrzeby pracowników, uspokajają ich obawy, zapewniają dwukierunkowy przepływ informacji i konsekwentnie powtarzają wizję stojącą za wprowadzeniem zmiany.

To nie łatwe zadanie, ale istnieją dobre praktyki, na których można się oprzeć, aby upewnić się, że pracownicy dołączą do tych zmian i będą czuć Wasze wsparcie na każdym etapie zmiany.

Komunikacja wokół każdej zmiany technologicznej jest ważna i warto ją dokładnie przemyśleć i zaplanować. Dokonując wyboru między dostępnymi technologiami, zwróć uwagę na potrzeby swoich pracowników i wolontariuszy. W końcu to oni będą korzystać z tych narzędzi.

Zastanów się, kto z zespołu najlepiej przedstawi nadchodzące zmiany, aby zachęciły i zainteresowały zespół od samego początku. Może będzie to dyrektor operacyjny albo lider projektu? Sposób, w jaki rozpocznie się projekt zmian technologicznych, będzie wyjątkowy dla Twojej organizacji.

Oto kilka pytań, które warto przemyśleć przed przekazaniem wstępnej wiadomości:

Pamiętaj, że „pierwsze wrażenie to podstawa” i ciężko je potem zmienić. Szczególnie gdyby okazało się, że jest ono negatywne. Dlatego rozpoczynając projekt transformacji cyfrowej, połóż nacisk na podstawowe fundamenty i nakreśl wizję przeprowadzenia organizacji przez zmiany.

Jak zbudować fundamenty i zachować zaangażowanie wśród pracowników?

• Sprecyzuj swoje „dlaczego”: Zakomunikowanie wizji przyszłego stanu będzie miało kluczowe znaczenie dla zbudowania akceptacji i zaangażowania przez pracowników. W trakcie realizacji projektu będziesz często wracać do swojego „dlaczego”, zarówno formalnie, jak i nieformalnie. Cele i nowa wizja powinny być proste i bezpośrednio wiązać się z misją organizacji. Czy wdrażamy nową technologię, aby móc serwować więcej posiłków? Zainwestować nowe zasoby w więcej badań? Dostarczać społeczności nowe usługi ratujące życie? Za każdą z tych zmian stoi jakiś cel. Uświadom to swoim pracownikom i przypominaj im o waszym „dlaczego” w trakcie realizacji projektu.
• Zorganizuj spotkanie inauguracyjne projekt, aby określić oczekiwania i podzielić się kluczowymi informacjami: co i kiedy będzie się działo. Warto też odnieść się do innych przykładów, znanych organizacji, które odniosły już sukces wdrażając podobne zmiany. Takie spotkanie pozwoli Wam upewnić się, że wszyscy czują się włączeni w zadanie i rozumieją swoje role.
• Przygotuj przewodnik lub słownik pojęć: w trakcie zmian technologicznych może pojawić się wiele nieznanych wcześniej terminów, pomocne będzie stworzenie słownika pojęć lub przewodnika, do którego pracownicy będą mogli się odwoływać, gdy zaczną korzystać z nowych technologii.

Opór wobec zmian jest naturalną częścią każdej transformacji. Główne etapy mogą przynieść niepewność, a wraz z nią opór. Kluczem, aby zapobiec przemianie niechęci w rotację pracowników, jest jak najszybsze zidentyfikowanie punktów krytycznych i ich rozwiązanie za pomocą skutecznej komunikacji.  

Aktywne słuchanie to jedna z kluczowych cech wyróżniających dobrych liderów organizacji pozarządowych, kierowników projektów czy menadżerów. Ta umiejętność pozwala zrozumieć różne głosy i perspektywy, często wynikające z poprzednich doświadczeń. W praktyce może to oznaczać powołanie małego zespołu wielofunkcyjnego, który reprezentuje wszystkich, których dotyczy zmiana technologiczna. Uważne słuchanie może pomóc odkryć i zająć się wczesnymi oznakami oporu.

Pamiętaj, że opór przed zmianą nie zawsze jest zły. Nie unikaj szczerych rozmów i nie udawaj, że problem nie istnieje. Napięcie może prowadzić do ciekawych i wnikliwych pomysłów. Wzięcie ich pod uwagę może sprawić, że dany członek zespołu zaangażuje się na głębszym poziomie.

To zrozumiałe, że pracownicy organizacji non profit są zmęczeni w ostatnich latach i nagłej zmiany sposobu pracy – nie wspominając już o ograniczeniach budżetowych i presji ze strony darczyńców, które prowadzą do niedostatecznej ilości personelu w biurach.

• Kiedy jesteś w trakcie zmiany technologii, istnieją kluczowe kroki, które możesz podjąć w różnych fazach projektu, aby utrzymać tempo. Podczas wdrażania i testowania nowej technologii organizuj regularne spotkania zespołu projektowego. W krótkim czasie mogą zostać uznane za dodatkowe spotkania w kalendarzu. Jednak w dłuższej perspektywie dadzą Ci one wiele korzyści takich jak: możliwość nawiązania kontaktu z innymi członkami zespołu, podniesienia świadomości potencjalnych problemów związanych z nową technologią oraz ponownego określenia powodów (naszego „dlaczego”) stojących za wdrożeniem projektu, tak aby zespół nadal czuł się zainspirowany.
• Wprowadzając nową technologię, poświęć czas na zaplanowanie komunikacji wewnętrznej, która będzie zachęcać pracowników i celebrować jej wprowadzenie. Podziękuj członkom swojego zespołu za ich ciężką pracę i wspólnie świętujcie poszczególne etapy wdrożenia. Aby podtrzymać entuzjazm dla projektu, po jego uruchomieniu nagradzaj nawet najprostsze „małe” zwycięstwa. Może to być wspólny pokaz tego, co można łatwo i szybko zrobić z użyciem nowej technologii – np. nowy raport lub sposób na personalizację wiadomości do darczyńców.
• Stosuj otwartą komunikację również po oficjalnym zakończeniu projektu. Dziel się wynikami pracy, ale także otwarcie informuj pracowników o kolejnych etapach, o tym co przed Wami. Warto przygotować sobie listę ciekawych nowych funkcji, które będą dostępne już teraz właśnie dzięki wdrożeniu nowego rozwiązania.

Pracownicy mogą zacząć stosować stare metody lub starą znaną im technologię, jeśli czują się zakłopotani tym, że nie wiedzą, jak używać nowego systemu. Szkolenia powinny być głównym tematem rozmów i planowania od początku projektu. Zapewnij swoim pracownikom moduły szkoleniowe i system wzajemnego wsparcia w praktyce. Wprowadź kulturę wzajemnego uczenia się od siebie.

Wprowadzenie zmian technologicznych to jedno, ale ich brak adaptacji w organizacji to drugie. Wypalenie zmianami to jeden z najczęstszych powodów niepowodzenia wdrożeń technologii.

Świętuj zwycięstwa po zakończeniu każdego etapu transformacji, aby zwalczyć wypalenie wśród pracowników i zbudować stabilny i zgrany zespół. Wspólny poczęstunek lub wyjście to zawsze dobry pomysł na integrację. Wszystkie te działania sygnalizują pracownikom, że są doceniani.

Wspierając swój zespół za pomocą skutecznych technik komunikacji, możesz zwiększyć zadowolenie zespołu z projektu i zmniejszyć ryzyko wypalenia zawodowego.