Chmura codzienna, czyli 5 przykładów wykorzystania rozwiązań chmurowych w organizacji
Jak przy pomocy chmury rozwiązywać codzienne problemy, z którymi zmagają się organizacje? Wiele często poruszanych kwestii, np. bezpieczeństwo czy aktualizacje oprogramowania, to elementy bardzo ważne dla funkcjonowania naszej organizacji, ale nie bezpośrednio związane z wykonywaniem jej misji. Właśnie dlatego dziś pokażemy Wam przykłady zastosowania chmury w codziennych operacjach organizacji pozarządowych. Zobaczycie, że takie rozwiązania mogą usprawnić wiele procesów.
1. Komunikacja wewnętrzna
Office 365, czyli rozwiązanie chmurowe od Microsoft, przy wdrożeniu którego TechSoup Polska może Was wesprzeć, zawiera aż 4 narzędzia, które mogą szybko uprościć komunikację w Waszej organizacji i, w konsekwencji, uczynić Waszą pracę bardziej efektywną.
Outlook (mail+kalendarz)
Powszechnie znane narzędzie do wysyłania wiadomości e-mail o szerokim wachlarzu możliwości – używane przede wszystkim do przekazywania bardziej formalnych wiadomości konkretnym grupom/osobom w organizacji.
Pamiętajcie, migracja do Outlooka jest możliwa także z innych skrzynek mailowych, nawet jeżeli Wasza organizacja wcześniej nie korzystała z tej samej usługi. Oczywiście Outlook umożliwia pracownikom także zarządzanie ich kalendarzem i zadaniami w prosty sposób.
Teams
Teams to wewnętrzny komunikator i narzędzie do zarządzania projektami, który umożliwia tworzenie zespołów, przesyłanie wiadomości, pracę na plikach w czasie rzeczywistym korzystając z dobrze znanego pakietu Office, przydzielanie zadań poszczególnym osobom, wideorozmowy, a także swobodne tworzenie grupowych konwersacji z różnymi członkami organizacji.
Yammer
Yammer to wewnętrzna sieć społecznościowa. Organizacje, które mają wielu pracowników, mogą wykorzystywać go do szeroko zakrojonej komunikacji wewnętrznej, np. nagradzania pracowników czy promowania sukcesów w organizacji.
SharePoint
Wewnętrzne narzędzie używane do przekazywania i przechowywania dokumentów w organizacjach, które może wesprzeć wewnętrzną komunikację w połączeniu z wcześniej opisanymi aplikacjami.
2. Administracja i dokumenty
Wcześniej opisane narzędzie, SharePoint, może również być wykorzystywane do administracji, ponieważ umożliwia bezpieczne przesyłanie dokumentów przez wewnętrzny intranet.
Oczywiście w pakiecie Office 365 są też dostępne w modelu chmurowym inne narzędzia kluczowe dla administracji, takie jak np. powszechnie znany Excel, czy bardziej zaawansowane narzędzie do zarządzania zasobami Dynamics 365.
3. Zarządzanie w organizacji
Chmura Office 365 ma też bardzo szeroki zakres narzędzi do zarządzania projektami, procesami i zadaniami w organizacji
Planner
Aplikacja do planowania, która w prosty sposób umożliwia zarządzanie zadaniami w zespole.
Ułatwia też śledzenie postępów i modyfikowanie zadań i może stanowić centrum współpracy powiązane z innymi narzędziami, np. SharePoint (przechowywanie dokumentów), grupy w Outlooku (komentowanie zadań), Kalendarz (dodawanie nowych zadań i modyfikacja już istniejących), czy OneNote (robienie notatek).
Teams
Narzędzie Microsoft Teams można wykorzystywać nie tylko do komunikacji, ale też do zarządzania projektami w organizacji. Podobnie jak Planner, Teams można skonfigurować z innymi aplikacjami pakietu Office 365 do przekazywania danych i współdzielenia plików.
Umożliwia też, jak wcześniej wspominaliśmy, łatwą komunikację ze wszystkimi uczestnikami projektu zebranymi w jednym zespole (zespoły można tworzyć samodzielnie, dodając do nich osoby pracujące nad tym samym projektem, np. organizacja wydarzenia, raport roczny, kampania fundraisingowa itp.).
Project Online
Rozbudowane narzędzie do zarządzania projektami, zarówno tymi prostymi, jak i bardzo złożonymi – łączy w sobie wszystkie potrzebne funkcje bez konieczności wykorzystywania innych narzędzi.
Zadania w Outlooku
Outlook umożliwia dodawanie zadań do kalendarza i przydzielanie im różnych priorytetów, kategorii itp.
Microsoft To Do
Aplikacja, w której możemy dodawać zadania do wykonania, zarówno te prywatne, np. stworzyć listę zakupów, jak i zawodowe. Wszystko w łatwy i przejrzysty sposób oraz możliwością oznaczenia priorytetu.
4. Human Resources
W tych aspektach działania organizacji najbardziej przydatnym narzędziem będzie SharePoint, umożliwiający dzielenie się oficjalnymi dokumentami, takimi jak regulaminy czy procedury obowiązujące w organizacji, a także automatyzację niektórych procesów, np. ewaluacji pracowniczych.
Dodatkowo, do komunikacji z zespołem przydatna może być aplikacja Teams.
5. Fundraising
Office 365 ma w sobie także wiele narzędzi, które mogą być przydatne w jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia organizacji non-profit, czyli zbieraniu funduszy. Narzędzia takie jak Excel (tworzenie budżetu) czy Project Online (planowanie kampanii) mogą znacząco ułatwić cały proces zbierania środków.
Wyżej wymienione aplikacje chmurowe mogą w bardzo prosty sposób usprawnić działanie Waszej organizacji. Nie czekajcie, zacznijcie korzystać z Office 365 już dziś.
Źródło: TechSoup Polska
