Jak technologia pomaga zaoszczędzić czas w działaniach administracyjnych
Twoja organizacja na co dzień zajmuje się wszystkim, od relacji z darczyńcami, poprzez działania marketingowe i projektowe, aż po utrzymanie efektywności i organizacji – co ma kluczowe znaczenie. Obowiązki biurowo-administracyjne (tzw. Back Office) mogą wydawać się przeszkodą dla działań o większym znaczeniu, ale nie można pozwolić, aby zostały one zaniedbane.
W rzeczywistości, Twoje fundusze, granty i ich właściwe rozliczenie mogą zależeć od audytów, prawidłowych rozliczeń księgowych, a także od ograniczenia ilości pracy administracyjnej, którą wykonujesz. Właśnie w tym może pomóc dobry zestaw technologii tzw. tech stack.
Ale zacznijmy od początku.
Czym w ogóle jest tech stack?
Termin ten, jak wiele innych związanych z technologią, nie posiada swojego polskiego odpowiednika czy bezpośredniego tłumaczenia. Czasami możesz natknąć się na pewną kalkę językową np: „technologiczny stack”. Może brzmieć obco i skomplikowanie, ale jest to po prostu określenie dla zestawu narzędzi technologicznych, których używasz w swojej organizacji. To pakiet wszystkich programów, licencji i innych elementów, które pomagają w codziennej realizacji zadań, jak księgowanie, fakturowanie czy zarządzaniu relacjami z darczyńcami.
Ponieważ dane są podstawą większości ważnych decyzji, pierwszą rzeczą, na której należy się skupić, jest ich uporządkowanie oraz zabezpieczenie w jednym miejscu. Kiedy już to zrobisz, zastanów się nad wszystkimi projektami, nad którymi pracuje Twój zespół i stwórz listę funkcji, które mogłyby działać bardziej efektywnie.
Jak z pomocą tech stack’u możesz usprawnić prace administracyjne?
Istnieje kilka sposobów, w jaki dobrze zorganizowana kombinacja technologii może usprawnić codzienne obowiązki organizacji pozarządowej.
Zautomatyzuj powtarzające się zadania
Zatrudniasz nowego pracownika lub wolontariusza? Zamiast zarzucać ich stosem papierów do wypełniania (jak formularze i wszelkie zgody), możesz wykorzystać pliki elektroniczne i narzędzie do e-podpisów. Nie będziesz musiał/a poświęcać czasu i zasobów na drukowanie, przeglądanie i przechowywanie ich w biurze. Cały proces odbywa się elektronicznie, szybko, sprawnie (i ekologicznie). Dodatkowo, integracja oprogramowania do zarządzania kadrami i płacami bądź księgowością pozwoli na eliminację podwójnego wprowadzania danych.
Zastanów się, jak wprowadzasz nowego członka zespołu do organizacji (tzw. onboarding). Ten proces również można zautomatyzować. Po zaplanowaniu procesu, zrób listę tych materiałów, które możesz przygotować i udostępnić elektronicznie w chmurze. Przyniesie to wymierne korzyści widoczne w zwiększonej samodzielności nowej osoby, a także zmniejszy czas poświęcony na powtarzalne zajęcie przez dział personalny.
Ułatwiaj proces wpłaty
Wiele organizacji pozarządowych zachęca do dokonywania wpłat online, a pakiet technologiczny (tech stack) może być kluczem do zwiększenia efektywności działań.
Integrując stronę internetową organizacji z narzędziem do przetwarzania informacji finansowych (płatności mobile, opłata cegiełek przez Internet lub SMS), sprawiasz, że przyjmowanie darowizn o każdej porze dnia jest łatwe i wygodne. Ułatwia to również zbieranie i przechowywanie danych od darczyńców na potrzeby przyszłych kampanii. A gdy masz zintegrowany pakiet technologiczny, prowadzenie księgowości i dodatkowych działań promocyjnych staje się łatwiejsze dla wszystkich w organizacji.
Zwiększ zakres kompetencji swoich pracowników
Pracownicy trzeciego sektora zazwyczaj szukają czegoś więcej w swojej pracy niż tylko wypłaty na koniec miesiąca. Zaczynają pracę w środowisku NGO z poczuciem misji, chcą poczuć się częścią zmiany i mieć realny wpływ na usprawnienia. Pomagając pracownikom w zmniejszeniu ilość pracy oraz poświęconego czasu na bieżące, powtarzalne zadania, dajesz im przestrzeń na dodatkowe działania i pomysły, które wesprą realizację misji Twojej organizacji.
Jednym z przykładów może być przeniesienie dokumentów związanych z zatrudnieniem do chmury, aby pracownicy mogli samodzielne znaleźć odpowiedź na pytania związane z HR (urlopy, nieobecności etc.).
Właściwa analiza danych
Właściwe raporty czy zarządzanie danymi pomoże lepiej zrozumieć trendy lub czerwone flagi w Twojej organizacji. Posiadanie wszystkich danych na wyciągnięcie ręki ułatwi uzyskanie informacji na temat codziennych obszarów pracy od przepływów pieniężnych, przez sposób wydawania dotacji, po zmiany w zachowaniu darczyńców.
Wiele organizacji pozarządowych wie, jak wiele korzyści płynie z używania oprogramowania do utrzymywania kontaktu z zaangażowanymi darczyńcami i skuteczniejszego pozyskiwania funduszy (np. wdrażając CRM). Niektórzy jednak nie zdają sobie sprawy z pozytywnego wpływu, jaki narzędzia biurowe mają na harmonogram pracy. Na przykład, korzystanie z programu do obsługi listy płac może sprawić, że w kalendarzu organizacji pojawi się średnio 17 godzin miesięcznie więcej niż w przypadku samodzielnego prowadzenia listy płac.
Lista płac nie jest jednak jedynym procesem, który zwiększy produktywność Twojej organizacji. Możesz również poprawić swoje wyniki za pomocą narzędzi księgowych i kadrowych.
Wybór odpowiedniej technologii
Szukając odpowiedniego oprogramowania możesz wybierać z wielu różnych narzędzi dostępnych na rynku. Różnią się ceną, zakresem pakietów i przystępnością. Jako organizacje pozarządowe możecie skorzystać z programu TechSoup Polska, który zapewnia dostęp do technologii w specjalnych ofertach dla NGO oraz oferuje konsultacje, na których możesz zapytać o najlepsze rozwiązania.
Twój technologiczny stack
Najlepszym sposobem na rozpoczęcie zaplanowania własnego pakietu technologicznego jest zebranie i ocena narzędzi, które obecnie posiadasz. Na przykład, obecny system zarządzania relacjami z klientami (CRM) może mieć nieszablonową funkcjonalność, która integruje się z innymi rozwiązaniami.
Jeśli zaczynasz od zera, wybierz jedno narzędzie, wokół którego będziesz budować swój indywidualny zestaw. Płace i oprogramowanie księgowe to dwa najczęstsze rozwiązania używane przez mniejsze firmy/organizacje, więc może to być dobre miejsce do rozpoczęcia swojej drogi. Dowiedz się, z jakimi innymi aplikacjami, narzędziami integruje się Twój obecny dostawca usługi i wykorzystaj te informacje do podjęcia decyzji o wyborze oprogramowania dodatkowego, które może usprawnić kolejne obszary Twojej pracy administracyjnej.
Jeżeli nie jesteś w stanie sam/a przejść takiego procesu, zespół TechSoup Polska może pomóc Ci przeprowadzenia diagnozy obecnych narzędzi i analizy potrzeb cyfrowych Twojej organizacji, aby móc usprawnić jej działania, zachowują higienę cyfrową w organizacji (tj. nieużywanie narzędzi, które mają takie same lub podobne funkcje i niedodawanie nowych narzędzi, jeżeli organizacja ich nie potrzebuje).
Dzięki przemyślanemu podejściu i odrobinie pomysłowości, będziesz mieć lepiej zorganizowane zaplecze, uprościsz zgodność z przepisami i odzyskasz czas, który możesz poświęcić na realizację swojej misji.
Może się okazać, że na początku poświęcisz więcej czasu na re-organizację. Jednak uwierz, że ta praca zaprocentuje.
Dowiedz się więcej
- Program TechSoup Polska
- Jak oszczędzić na oprogramowaniu
- Program Lefthand do księgowości w ofercie dla organizacji pozarządowych
- Pakiet Microsoft 365
Działania organizacji w latach 2022-24 dofinansowane z Funduszy Norweskich w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny.
Źródło: TechSoup Polska
