Publicystyka - ngo.pl

Obecnie coraz popularniejsze są oprogramowania nie na zasadzie on premises (wieczystej licencji) tylko SaaS (Software as a Service), do których dostęp otrzymasz, płacąc miesięczny lub roczny abonament. 

W ogromnej liczbie dostępnych narzędzi łatwo doprowadzić do przepłacania za zbędne subskrypcje. Zapraszamy do zapoznania się z kilkoma wskazówkami, które warto wziąć pod uwagę, planując zakup i wdrożenie nowego oprogramowania w Waszej organizacji.

Regularnie sprawdzaj użyteczność zakupionego oprogramowania ze swoimi pracownikami, wykorzystanie liczby licencji oraz zakres pakietu (podstawowy czy rozszerzony). Kto wie – może okaże się, że podstawowy, a przy okazji tańszy pakiet, jest dla Was wystarczający? 

Zweryfikuj również, czy używacie wszystkich oprogramowań, które zakupiliście. Zdarza się, że pracownicy przestają używać danego programu, gdyż nie sprawdza się, zapominają o nim lub nie potrafią go używać. Możliwe, że Wasz pracownik zamówił nowe oprogramowanie, którego funkcjonalność jest identyczna lub bardzo podobna do tego, który już posiadacie. Finalnie zapłacicie za nieużywane narzędzia lub podwójnie za te same funkcjonalności. 

Choć na rynku istnieją programy ułatwiające zarządzanie licencjami, to dużo organizacji spisuje dane w pliku excelowym.

Najważniejsze: zacznij inwentaryzować i monitorować, kto i jak używa licencji oraz czy poszczególne oprogramowania nie mają podobnych funkcji. Wybierz te, które faktycznie sprawdzają się w Waszej organizacji.

Pracownicy często przestają korzystać z narzędzi SaaS, zapominają anulować subskrypcje na koniec okresu rozliczenia lub ze względu na zmianę strategii – przestają korzystać z narzędzia. 

Upewnij się, że sprawdzasz z członkami swojego zespołu, czy ich narzędzia są odpowiednie i mają dla nich wartość. W ten sposób możesz sprawdzić możliwość zmniejszenia liczby planów subskrypcji i zaoszczędzić więcej pieniędzy. Nie płać za narzędzia i funkcje, których zespół nie używa lub ich nie potrzebuje. 

Pamiętaj, że jeśli oprogramowania, których używasz obecnie, nie pracują dla Ciebie, nie poprawiają pracy w Twojej organizacji, to kosztują Cię czas oraz wpływają na mniejszą efektywność Twoich pracowników. Poświęć czas na dokładne zaplanowanie i ocenę nowego oprogramowania przed dokonaniem zakupu, a istnieje większa szansa, że Twoja organizacja skorzysta na wdrożeniu nowego narzędzia.

Kiedy pracownik odchodzi, pamiętaj, aby udostępnił listę narzędzi, których używał. Licencje należy zawiesić lub przepisać na innego pracownika, który go zastąpił. W przeciwnym razie może dojść do sytuacji, że zapłacisz za kolejne nieużywane konto, lub Twój były pracownik skorzysta z dostępu do oprogramowania na rzeczy nowego pracodawcy.  

W procesie offboardingu (pożegnania się z pracownikiem) warto uwzględnić wymóg anulowania licencji przez właściwego pracownika lub przez wyznaczonego w tym celu administratora IT.

Większość dostawców oferuje bezpłatne okresy próbne, które pozwalają na zapoznanie się z oprogramowaniem przed zakupem rocznej subskrypcji. Często pierwsze 14 dni lub 30 dni jest bezpłatne, natomiast w trakcie procesu rejestracji podajecie dane karty kredytowej lub debetowej. Po okresie próbnym, subskrypcja płatna jest naliczana automatycznie. Dlatego pamiętaj o datach zakończenia okresu próbnego, aby ewentualnie odpowiednio wcześniej zareagować i zrezygnować z subskrypcji, których nie będziesz chciał kontynuować.

Poszukując narzędzia, zaczynasz od wypisania długiej listy potencjalnych produktów, które mogą na pierwszy rzut oka pasować do potrzeb organizacji. Jednak każdy produkt zawiera inny opis funkcjonalności, mają różne poziomy dostępności, inaczej naliczane są opłaty. Zawęź liczbę opcji do dwóch lub trzech. To pozwoli Ci na dokonanie oceny i wyliczenia finalnej ceny nowego oprogramowania, które rozważasz.

Weź pod uwagę nie tylko opłatę za licencje, ale również np. za liczbę transakcji czy wielkość bazy mailingowej, czy dany pakiet posiada opcje wdrożenia, szkolenia i wsparcie techniczne – czy wszelkie powyższe kwestie są płatne. Jeżeli tak, to jak po zsumowaniu dodatkowych kosztów za usługi wdrożenia i wsparcia kalkuluje się finalna cena produktu.

A jeśli o porównaniu ofert mowa – nie możesz tego zrobić bez posiadania podstawowych danych. Pamiętaj, aby zebrać najważniejsze szczegóły, takie jak: 

👉 Liczba użytkowników 

👉 Liczba kontaktów (np. w narzędziach do e-mail marketingu) 

👉 Liczba transakcji z darczyńcami  

👉 Wartość transakcji z darczyńcami 

👉 Potrzeby w zakresie przechowywania danych 

Spróbuj przewidzieć, jak mogą te liczby się zmienić w ciągu najbliższych 3 lub 5 lat. Może się okazać, że obecna oferta jest świetna, ale ostatecznie będziesz musiał wykupić najdroższą opcję ze względu na zwiększenie liczby zapotrzebowania na licencje czy wzrostu liczby kontaktów w bazie mailingowej.

Zdajesz sobie sprawę, że aby wdrożyć oprogramowanie, to czekają Cię opłaty za licencje, wdrożenie i szkolenie pracowników w zakresie nowego oprogramowania. Pamiętaj, aby zapytać dostawców oprogramowania, które rozważasz także o inne koszty, takie jak: 

❓ Widełki cenowe za licencje użytkowników, rejestry kontaktów, transakcje, przechowywanie danych itp. które zwiększyłyby Twoje koszty w miarę wzrostu wykorzystania produktu. 

❓ Opłaty dodatkowe, takie jak zaawansowane wsparcie lub opłaty za przekroczenie limitów 

❓ Koszty towarzyszące, takie jak serwer. 

❓ Potencjalne koszty bieżące np. opłaty za aktualizację produktu.

Wiele firm technologicznych posiada specjalne zniżki i oferty dla organizacji pozarządowych. Jeśli jesteś zainteresowany, zainteresowana danym produktem, warto poprosić o ofertę dla organizacji nonprofit. Czasami trzeba będzie wypełnić specjalny formularz, a w nim przedstawić misję, status oraz dokumenty rejestrujące Twojej organizacji, aby uzyskać formalną zgodę na skorzystanie ze zniżki (dostęp do rocznej zniżki). 

Możesz również zarejestrować się w programie TechSoup Polska, w którym masz dostęp do wielu zniżek na oprogramowania, sprzęt oraz usługi wsparcia i wdrożenia poszczególnych programów. Zespół TechSoup Polska pomoże również w wyborze oprogramowania oraz w rozwoju cyfrowym Twojej organizacji.