Dlaczego warto wprowadzić politykę korzystania z komputerów służbowych w NGO
Komputery i działanie sieci są kluczowe dla Twojej organizacji – umożliwiają tworzenie i zarządzanie informacją i współpracę zespołu. Jednak często zdarza się, że komputery używane w organizacjach nie są wykorzystywane wyłącznie w czasie pracy. Aby chronić urządzenia, jak i zasoby organizacji (a w tym posiadane informacje), warto wprowadzić politykę użytkowania komputerów służbowych, czyli połączenia komputerów, które umożliwiają wzajemną komunikację i wymianę danych w organizacji pozarządowej.
Dzięki sieci komputerowej, pracownicy organizacji mogą szybko i łatwo przesyłać informacje, korzystać ze wspólnych zasobów i współpracować, co przyczynia się do bardziej efektywnej pracy i osiągania celów organizacji.
Dlaczego potrzebujesz polityki użytkowania komputerów w twojej organizacji?
Stworzenie takich wytycznych zapewnia jasne zasady korzystania ze sprzętu dla pracowników, realną i ochronę organizacji przed problemami związanymi bezpieczeństwem, ale też chroni przed odpowiedzialnością za jakąkolwiek nielegalną działalność wykonaną przez osoby mające dostęp do sieci organizacji.
Jak widać warto dbać o bezpieczeństwo.
Poniżej przedstawiamy cztery kluczowe powody, dla których warto wprowadzić politykę korzystania z komputera w organizacji.
- Ograniczysz problemy związane z bezpieczeństwem
Codziennie podczas korzystania z komputera podłączonego do Internetu jesteśmy narażeni na ataki wyłudzające informacje, szkodliwe wirusy i oprogramowanie. Na złośliwe programy (malware) można trafić niechcący lub w ramach ataku. Każde takie wydarzenie stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa cybernetycznego. I bez względu na okoliczności, w jakich sprzęt został zainfekowany, Twoja organizacja może ponieść odpowiedzialność za to przestępstwo. Jasna polityka zakazująca takich działań zmniejsza ryzyko pojawienia się tych problemów.
- Wszyscy będą znali zasady korzystania ze sprzętu
Brak polityki korzystania z komputera może doprowadzić do nieświadomego naruszania zasad korzystania z sieci firmowej w celach prywatnych. Dlatego ważne jest, aby zapewnić jasne wytyczne dotyczące tego, co jest akceptowalne, a co nie i wyjaśnić konsekwencje, jeśli zostaną one naruszone. Jasne przedstawienie zasad umożliwi łatwiejsze ich przestrzeganie przez wszystkich pracowników.
- Zminimalizujesz nadużycia korzystania z sieci
Jasne zasady korzystania z komputera zmniejszają ryzyko nadużyć w twojej sieci i sprawiają, że użytkownicy ponoszą osobistą odpowiedzialność za swoje działania. Zakazane czynności mogą obejmować uzyskiwanie nieuprawnionego dostępu do innych sieci lub danych, ujawnianie lub przekazywanie nielegalnych informacji organizacji, oszustwa lub naruszanie praw autorskich. Należy pamiętać, że każda organizacja może ponieść odpowiedzialność za nielegalne działania przeprowadzane za pośrednictwem jej sieci.
Możesz również wprowadzić wyraźny zakaz działań takich jak kopanie krypto walut lub takich, które mogą nadmiernie obciążać pasmo sieciowe (np. ściąganie nielegalnych filmów czy muzyki).
- Jasno określisz zasady prywatności pracowników
Polityka korzystania z komputera informuje pracowników, czego wymaga się od nich w czasie prący oraz czego mogą oczekiwać od swojego pracodawcy. Należy w niej wyraźnie określić zakres monitorowania w czasie pracy, aby pracownicy mieli świadomość, jakie są ich granice prywatności.
Co opisać w polityce użytkowania sprzętu?
Polityka korzystania z komputera powinna jasno określać oczekiwania pracodawcy wobec pracowników, wolontariuszy oraz innych użytkowników sieci. Zasady korzystania i konsekwencje następujące w przypadku ich naruszeni polityki, powinny być jasno określone. Wszyscy użytkownicy powinni się również na nią zgodzić przed uzyskaniem dostępu do sieci.
Poniżej podpowiadamy, co warto zawrzeć i jak tworzyć politykę i zasady użytkowania sprzętu w organizacji, by były czytelne:
- Jasny język, aby uniknąć jakichkolwiek nieporozumień. Skorzystaj z wiedzy prawnika, jeśli masz do niego dostęp.
- Poinformuj użytkowników, że mogą być monitorowani na firmowych komputerach i wyjaśnij zasady monitorowania, szczególnie w przypadku polityki korzystania z prywatnego sprzętu w pracy.
- Opis tego, co jest odpowiednim i nieodpowiednim wykorzystaniem komputera. Weź pod uwagę charakter pracy pracowników podczas pisania tych opisów.
- Informacje o możliwych karach dyscyplinarnych, które zostaną nałożone, jeśli pracownik złamie nałożone zasady.
Wszystko po to, aby chronić swoją sieć
Wprowadzenie polityki użytkowania komputerów może wydawać się pracochłonne, ale jest to ważne zabezpieczenie przed potencjalnymi naruszeniami zasad korzystania z sieci. Zbiór zasad stanowi środek odstraszający przed nieodpowiednim zachowaniem, sprzyjaj otwartej komunikacji i określa jasne granice, co może pomóc w tworzeniu bezpiecznego i otwartego na współpracę środowiska pracy.
Dowiedz się więcej:
- Webinar „Jak od ZARAZ poprawić bezpieczeństwo w sieci: własne oraz Twojego NGO”
- Artykuł: Cyberbezpieczeństwo w NGO dla bardzo początkujących.
- Artykuł: Narzędzia, które pozwolą zadbać o cyberbezpieczeństwo NGO
- Webinar „Kluczowe obszary transformacji cyfrowej”
Działania organizacji w latach 2022-24 dofinansowane z Funduszy Norweskich w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny.
Źródło: Techsoup Polska
