Publicystyka - ngo.pl

Praca na prywatnym komputerze może doprowadzić do zatarcia granicy między pracą a czasem wolnym. Wprowadzenie poprawki do raportu, sprawdzenie skrzynki mailowej lub innych służbowych kanałów komunikacyjnych – pozornie niewinne czynności mogą spowodować, że zatracimy się w wirze pracy poza jej godzinami.

Niniejsze stwierdzenie znajduje potwierdzenie w danych: alarmujące, dotyczące Polaków statystyki z 2020 roku, uzyskane w ramach projektu Uzależnienia Behawioralne, wskazują, że rozpowszechnienie uzależnienia od pracy wg skali BWAS może wynosić nawet 17,4%. W obliczu tak realnego zagrożenia korzystanie ze służbowego komputera może okazać się świetnym wyjściem dla osób zmagających się z zachowaniem prawidłowego work-life balance.

• Korzystanie z prywatnych kont w mediach społecznościowych do komunikacji z odbiorcami swoich działań bywa zdradliwe – są oni na wyciągnięcie ręki zarówno w godzinach pracy, jak i poza nimi, więc osoby odpowiedzialne za komunikację zewnętrzną, public relations i/lub zarządzanie kontami w mediach społecznościowych powinny rozważyć stworzenie osobnego konta na Facebooku lub Instagramie w celu pełnienia tych obowiązków.
• Komunikujecie się z zespołem za pomocą Messengera z prywatnego konta na Facebooku lub Whatsapp’a skojarzonego z prywatnym numerem telefonu? Aplikacja Slack (platforma komunikacyjna oparta na kanałach) znakomicie sprawdzi się w roli alternatywy. Dostępna jest także w formie aplikacji mobilnej.
• Jeśli jeszcze tego nie zrobiliście, załóżcie służbowe konto mailowe. Wymyślne adresy prywatnych kont mailowych nie tylko wywierają złe wrażenie na adresatach wiadomości – zdarza się także, że skutkują usunięciem wiadomości. Adres stworzony z imienia (lub jego pierwszej litery) oraz nazwiska, a także domeny organizacji sprawia, że nadawca jawi się adresatom jako osoba profesjonalna i transparentna. Na założenie maila w domenie własnej organizacji pozwala konsola administratorska Google Workspace – przeczytajcie ten artykuł,jeśli chcecie poznać pełnię jej możliwości.

Według raportu CERT Polska w 2018 r. doszło do ponad 3,7 tys. incydentów naruszenia cyberbezpieczeństwa. Liczba ataków szybko rośnie, cyberprzestępcy stosują coraz nowsze środki i są coraz bardziej kreatywni, więc trudniej też bronić się przed zagrożeniem.

Atak cyberprzestępcy może stanowić duże niebezpieczeństwo dla organizacji i mieć bardzo poważne następstwa. Dlatego tak ważne jest, aby zachować wszelkie środki ostrożności i nie narażać się na tego typu zagrożenia. Komputer służbowy daje możliwość zainstalowania tego samego antywirusa na wszystkich urządzeniach w organizacji i zarządzanie jego aktualizacji na wszystkich komputerach jednocześnie.

• Cykliczne zmiany hasła, wraz z zadbaniem wprowadzania do hasła znaków specjalnych i wielkich liter. Jest to wymóg wielu portali internetowych, ale i dobra praktyka w środowisku firmowym. Skomplikowane hasła wydłużają czas na zareagowanie na potencjalny atak hackerski i ograniczają dostęp do danych nieuprawnionym osobom. Hasłami warto zabezpieczać wrażliwe pliki, komputery służbowe, konta mailowe, dostępy do serwerów czy poszczególne programy.
• Monitorowanie nowych aktualizacji i łatek (zaniedbanie na tym polu może doprowadzić do utworzenia luk w zabezpieczeniach, które ułatwią przeprowadzenie ataku i kradzież danych)
• Podpisanie przez każdego pracownika NDA (non-disclosure agreement – umowa o zachowaniu poufności), której strony zobowiązują się do nierozpowszechniania danych.
• Regularne tworzenie kopii zapasowych (np. w Druvie lub na dysku współdzielonym)
• Zapoznanie się z taktykami obecnie stosowanymi przez cyberprzestępców.
• Zabezpieczenie poczty e-mail: bardzo łatwo zainfekować urządzenia szkodliwym oprogramowaniem, otwierając maila o nietypowej treści. Upewnij się, że posiadasz aktualne oprogramowanie antywirusowe chroniące przed atakami z Internetu, zweryfikuj filtry antyspamowe

Niewiele organizacji może sobie pozwolić na sztab informatyków sprawujących pieczę nad stanem technicznym infrastruktury IT, niektórym organizacjom brak nawet jednego informatyka. Unifikacja używanego wyposażenia (np. korzystanie z urządzeń jednej marki lub konkretnej serii) ułatwia zespołowi zapoznanie się ze specyfiką sprzętu i pozwala na znacznie szybszą identyfikację problemu, a także wypracowanie kilku sprawdzonych scenariuszy, uzależnionych od charakteru awarii.

Kupowanie sprzętu jednej marki okaże się też dużym ułatwieniem w sytuacji takiej, jak np. zepsucie zasilacza – będąc w posiadaniu takiej ujednoliconej części ekwipunku, można dokonać ekspresowej wymiany, bez dni oczekiwania na dostawę.

Uwaga: pamiętaj także, by oddając sprzęt służbowy w ręce pracownika podpisać z nim dokument, zawierający zobowiązania względem urządzenia: rutynowe zabiegi pielęgnacyjne, instrukcję, co zrobić w przypadku awarii lub kradzieży, ograniczenia dot. pozostawiania urządzeń bez opieki, w środkach transportu itd. Dzięki temu unikniecie niejasności, a pracownik będzie świadomy odpowiedzialności.

Stan techniczny urządzeń bywa przeszkodą na drodze do efektywnej pracy. Wiekowy laptop operujący na starym systemie operacyjnym, zepsuta matryca lub uszkodzony kabel ładowania potrafią wystawić cierpliwość pracownika na próbę, nie wspominając o czasie straconym na każdorazowe przygotowanie do pracy. Zakup sprawdzonego ekwipunku dla pracowników swojej organizacji umożliwia poprawę efektywności pracy i zwiększenie komfortu użytkowania. Korzystanie ze sprawdzonych, objętych gwarancją urządzeń zmniejsza także prawdopodobieństwo wystąpienia jego awarii.

Kupując ekwipunek komputerowy dla członków swojej organizacji, warto zastanowić się nad zakupem refabrykowanego, poleasingowego sprzętu klasy biznes – produkty te odznaczają się doskonałymi parametrami technicznymi i zwiększoną wytrzymałością (cenną z uwagi na częstotliwość transportu tego typu urządzeń) oraz są przyjazne środowisku, dzięki znacznemu wydłużeniu ich cyklu życiowego. Jednym z producentów tego typu produktów jest Flex IT Distribution, działający we współpracy z TechSoup Polska.

Uwaga: Pamiętaj, aby dopasować sprzęt do potrzeb danego pracownika: np. grafik będzie miał zupełnie inne potrzeby względem urządzenia niż administrator sieci.

Oprócz sprawniejszych przeglądów technicznych oraz czynności serwisowych, zaletą sieci komputerów służbowych jest łatwość aktualizacji ich systemów operacyjnych i używanych programów – osoba pełniąca funkcję administratora może zarządzić instalację łatek lub aktualizacji poza godzinami pracy zatrudnionych, co poprawi komfort i bezpieczeństwo ich użytkowania.

Gdy już podejmiecie w swojej organizacji decyzję o wyposażaniu pracowników w urządzenia służbowe, pamiętajcie o monitorowaniu ich cyklu życiowego – w firmach pracujących na leasingowym sprzęcie wynosi on 2-3 lata, ponieważ po tym czasie wygasają gwarancje door-to-door oferowane przez producenta; jednak przy prawidłowej pielęgnacji, bezpiecznym transporcie i regularnych przeglądach, sprzęt będzie działać znacznie dłużej. W przypadku niewielkich organizacji dane o komputerach możesz przechowywać w arkuszu kalkulacyjnym, zaś większe organizacje mogą pokusić się o systemy zarządzania IT, takie jak: Microsoft System Center, PagerDuty, Datadog, ConnectWise Automate, Pulseway.

Korzyści płynące z wyposażania pracowników w urządzenia służbowe to między innymi: wypracowanie skutecznych scenariuszy w przypadku awarii, możliwość lepszego zapoznania się ze sprzętem, zwiększenie poziomu cyberbezpieczeństwa i sterowanie dostępami, a także poprawa efektywności pracy – krótko mówiąc, zakup nowego sprzętu służbowego jest bez wątpienia opłacalną inicjatywą.