Publicystyka - ngo.pl

Te same pytania dotyczą oprogramowania. Zazwyczaj na co dzień korzystamy z programów zwiększających produktywność, pozwalających na zarządzanie, tworzenie prezentacji, wideokonferencji, prowadzimy też konta w mediach społecznościowych. Czy wiecie, ile posiadacie licencji i jakie są klucze do tych programów?

Im większą częścią naszego życia staje się technologia, tym trudniej być na bieżąco z wprowadzanymi rozwiązaniami, choć dzięki poświęceniu czasu na wprowadzenie przemyślanego systemu zarządzania technologią, organizacja może korzystać z niej efektywniej, oszczędzić pieniądze i lepiej planować przyszłe zakupy.

Gdy technologia działa bez zarzutu, raczej nie zaprzątamy nią sobie głowy, ale kiedy zdarzy się awaria, może ona w mgnieniu oka przerodzić się w kryzys. Zawieszony komputer czy zepsuty router mogą obniżyć efektywność zespołu lub całkowicie uniemożliwić jego działanie.

Zarządzanie technologią pomoże wam się zorientować, gdy cykl życiowy danego urządzenia dobiega końca, dzięki czemu będziecie mogli je zastąpić, nim przestanie działać. Analogicznie, śledzenie stanu swojego oprogramowania pomoże wam w planowaniu aktualizacji – szczególnie gdy duża aktualizacja oznacza znaczącą zmianę w sposobie pracy, np. kiedy korzystamy ze starszej wersji WordPressa, aktualizacja może pozytywnie wpłynąć na wygląd stron lub ich funkcjonalność.

Zarządzanie waszymi zasobami technologicznymi zapewni odpowiednie licencje oprogramowania dla zespołu oraz zapobiegnie ich duplikacji, do której czasem może dojść, jeśli nie monitorujemy tego, z jakich programów i aplikacji korzystamy. Pozbycie się niepotrzebnych narzędzi ma wiele zalet, w tym zmniejszenie kosztów.

Zacznijmy od sprawdzenia, z jakich programów i urządzeń korzystamy w organizacji. W spisie urządzeń powinno się uwzględnić typ urządzenia i jego model, wiek oraz do kogo zostało ono przypisane. Na liście programów powinny znajdować się: nazwa sprzedawcy, typ produktu i jego wersja, a także kiedy licencje lub subskrypcje powinny być odnowione, na kiedy zaplanowane są aktualizacje. Te informacje będą stanowić podstawę dla zrozumienia twojego środowiska technologicznego.

Monitorowanie wyposażenia przy pomocy arkusza kalkulacyjnego pozwoli ci zobaczyć, jak zmienia się ono wraz z upływem czasu oraz umożliwi wyszukiwanie i sortowanie narzędzi według twoich potrzeb. To rozwiązanie świetnie sprawdzi się w przypadku małych organizacji.

Dla większych organizacji, z kilkudziesięcioma użytkownikami, setkami kont i narzędzi, ten sposób będzie niewystarczający - powinny one rozważyć korzystanie z programu zarządzania technologią. Dzięki takiemu narzędziu, będzie można śledzić, kontrolować i dokumentować oprogramowanie oraz sprzęt. Wewnętrzne repozytorium danych o stanie IT w twojej organizacji pozwoli ci dostrzec potencjalne zagrożenia i im przeciwdziałać. Duża część tych systemów umożliwia również automatyczną instalację łatek bezpieczeństwa i zarządzanie aktualizacji dla wszystkich urządzeń korzystających z danego oprogramowania. Przy ich pomocy możesz śledzić daty odnawiania i wygasania licencji, archiwizować faktury, wypełniać kontrakty i gwarancje, a także notować dane sprzedawcy.

Inwentaryzacja to dopiero pierwszy krok. Liczy się to, co zrobisz z uzyskanymi informacjami.

Jeśli umieścimy listę zasobów w arkuszu kalkulacyjnym, będziemy musieli pamiętać o jej regularnym uzupełnianiu i podejmowaniu odpowiednich działań zgodnie z planem. Dane dotyczące sprzętu możemy monitorować co kwartał. Powinno się także zwracać uwagę na ślady zużycia. Jeśli komputer zwalnia lub router nie pozwala na osiągnięcie oczekiwanej prędkości Internetu, warto pomyśleć o ich wymianie.

Subskrypcje i licencje dobrze jest monitorować nieco częściej – na przykład co miesiąc. Aktualizacje i poprawki oprogramowania mogą być trudniejsze do śledzenia, ponieważ pojawiają się nieregularnie i niespodziewanie, ale sprytnym rozwiązaniem będzie zarządzenie wszystkich aktualizacji o jednej porze, tak, by zminimalizować niedogodności. Jedną z wielu zalet chmurowych systemów oprogramowania (np. Microsoft 365) jest jego automatyczne aktualizowanie, natomiast wiele stron internetowych opartych na chmurze oraz systemów danych nie obędzie się bez ręcznych aktualizacji - szczególnie gdy aktualizacja dotyczy formatu danych lub ich widoku.

Warto także monitorować podejrzane aktywności/zachowania/zdarzenia. Systemy zarządzania zasobami IT pozwalają na zarządzanie logowaniem oraz dostępem do oprogramowania i sprzętu. Mogą również powiadomić cię, gdy członek zespołu loguje się do urządzenia lub aplikacji z nietypowej lokalizacji.

Warto również monitorować liczbę osób korzystających z aplikacji oraz jak często to robią, co może wpłynąć na późniejsze decyzje dotyczące używanych programów, takich jak zwiększenie lub zmniejszenie liczby licencji albo całkowite odejście od użytkowania. Te informacje będą szczególnie przydatne w okresie planowania budżetu. Szczegółowa znajomość potrzeb technologicznych twojej organizacji pozwoli na bardziej dokładne i dalekosiężne planowanie budżetu.

Celem gromadzenia tych wszystkich informacji jest wykorzystanie ich w praktyce dla dobra członków twojej organizacji. Nowe zakupy wymagają szczegółowego planowania. Zgromadzenie potrzebnych informacji, testowanie oraz rozmowy z zainteresowanymi – to wszystko sprawia, że proces zakupu może być czasochłonnym wyzwaniem.

Twój kalendarz zakupów musi uwzględnić daty planowania budżetu – w przeciwnym razie nabycie nowego oprogramowania może przesunąć się w czasie, co opóźni jego wprowadzenie. W skrajnym przypadku może okazać się, że posiadana licencja wygasła przed jej możliwym przedłużeniem. Analogicznie, licencje oprogramowania kiedyś się kończą. W praktyce oznacza to, że nie będziemy już mogli uzupełniać luk w ich zabezpieczeniach. Spis zasobów technologicznych powinien zawierać daty zakończenia posiadanych licencji, plany zakupu i wprowadzenia nowej wersji oprogramowania lub całkowicie nowego systemu czy usługi.

Subskrypcje także wymagają pilnowania grafiku. Odnawiają się one co roku, ale najlepiej nie zwlekać z decyzją o kontynuacji korzystania z danej usługi do zakończenia cyklu subskrypcji. Jeśli organizacja potrzebuje zmiany, powinniśmy ją rozpocząć kilka miesięcy przed zakończeniem umowy. Jeśli dana usługa nie jest użytkowana, warto dowiedzieć się czemu tak jest i sprawdzić, czy potrzeby organizacji nie uległy zmianie. Może to zająć wiele czasu, bo nawet od dawna nie używane aplikacje mogą zawierać ważne, wymagające migracji dane. Monitorowanie subskrypcji pozwoli ci również na podejmowanie strategicznych posunięć. Przykładowo, dostawcy oprogramowania co jakiś czas zmieniają warunki swoich licencji. Możesz zmniejszyć koszty lub zyskać nowe funkcje, ale musisz pamiętać o systematycznym monitorowaniu działalności dostawców.

Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych jest sprawdzonym rozwiązaniem wielu organizacji - może jednak okazać się bardzo czasochłonne. Wiele systemów monitorowania zasobów technologicznych może wysyłać automatyczne przypomnienia, by pomóc ci planować aktualizacje lub zastąpienie oprogramowania. Można także skorzystać z opcji powiadomień o nowych urządzeniach w twojej sieci lub ostatnio zainstalowanym oprogramowaniu na komputerze organizacji, dzięki czemu zautomatyzujesz proces poszerzania swojej bazy.

Każda organizacja powinna zarządzać zasobami, choć nie każda w tym samym stopniu. Jeśli pracujesz w niewielkiej organizacji pozarządowej, a kwestie technologiczne to tylko część twych obowiązków, zacznij od podstaw. Zbierzcie tylko przydatne informacje i śledźcie zmiany w miarę możliwości.

Pamiętajmy, że zarządzanie zasobami IT organizacji jest dla niej kluczowe. Zebrane dane na temat technologicznego środowiska pracy pozwolą ci podejmować właściwe decyzje oraz lepiej planować je pod kątem budżetu i potrzeb zespołu, dzięki czemu unikniemy opóźnień i zwiększymy efektywność.

Zapraszamy do TechSoup, gdzie pomożemy w wyborze oprogramowania i rozwoju cyfrowym.