Technologie, które utrzymają Twój zespół na torze podczas Twojego urlopu
Urlop to święty czas na regenerację i odpoczynek, ale dla zespołów może być też wyzwaniem. Jak utrzymać wysoką produktywność, gdy brakuje rąk do pracy? W TechSoup Polska rozumiemy, jak kluczowe jest odpowiednie zarządzanie tym procesem. Dlatego przygotowaliśmy zestaw wskazówek i dobrych praktyk, które pomogą zespołom zachować płynność pracy, nawet gdy niektórzy z ich członków korzystają z zasłużonego wypoczynku.
1. Automation, czyli po prostu automatyzacja!
Asana to świetne narzędzie do automatyzacji wielu procesów. Przed wyjazdem skorzystaj z funkcji tagów i reguł. Stwórz tag „Urlop” i skonfiguruj regułę, która automatycznie przypisze zadania oznaczone tym tagiem do innej osoby. Dzięki temu żadne zadanie nie ucieknie, a praca będzie szła pełną parą. Pamiętaj też ustawić informację o urlopie w swoim profilu – każdy, kto na niego zerknie, będzie wiedział, że jesteś niedostępny / niedostępna.
2. Wiadomości w Slacku – zaplanuj je z wyprzedzeniem
Slack to popularne narzędzie do komunikacji w zespole, które pozwala na planowanie wiadomości. Wykorzystaj to! Zaplanuj ważne komunikaty, przypomnienia i info o kluczowych terminach, które automatycznie wyślą się podczas Twojej nieobecności. Dzięki temu zespół będzie na bieżąco z postępami i priorytetami, nawet gdy Ty będziesz na plaży.
3. Automatyczne odpowiedzi e-mail – niech wiedzą, że odpoczywasz!
Przed wyjazdem skonfiguruj automatyczne odpowiedzi e-mail. W treści wiadomości zwrotnej poinformuj o swojej nieobecności, podaj daty urlopu i wskaż osobę, która Cię zastępuje. W Outlooku możesz ustawić inną wiadomość dla osób z organizacji (czyli swoich kolegów i koleżanek), w której możesz dodać więcej szczegółów i linki do przydatnych zasobów, które pomogą im rozwiązać problem bez czekania na Twój powrót.
4. Udostępnij kalendarz – niech każdy wie, co się dzieje
Udostępnienie kalendarza to prosta, ale niezwykle skuteczna praktyka. Dzięki temu członkowie zespołu będą wiedzieli, kiedy jesteś na urlopie. Warto też dodać notatki do spotkań i zadań, aby zespół miał pełen obraz Twojej pracy przed i po urlopie.
5. Checklisty zadań w Microsoft Loop – nic nie umknie
Microsoft Loop to narzędzie do zarządzania zadaniami, które świetnie sprawdza się w tworzeniu checklist. Przed wyjazdem na urlop przygotuj checklisty zadań do wykonania przed, w trakcie i po urlopie. Przypisz poszczególne zadania członkom zespołu, określ daty końcowe i monitoruj postępy. Możesz przygotować tabelkę z checklistami i dodać kolumnę ze szczegółowymi informacjami, takimi jak linki do zasobów, ważne informacje kontaktowe czy inne uwagi. Dzięki temu nic nie zostanie pominięte, a zespół będzie miał jasne instrukcje.
6. Dokumentacja w SharePoint – niech wszystko jest w jednym miejscu
Utworzenie folderu w SharePoint zawierającego wszystkie niezbędne dokumenty i instrukcje to kolejna dobra praktyka. Upewnij się, że zespół ma dostęp do tych plików i wie, gdzie je znaleźć. Możesz również dodać komentarze i notatki, które ułatwią zrozumienie dokumentacji.
7. Ogranicz powiadomienia – daj sobie spokój
Pamiętaj, aby usunąć wszelkie powiadomienia z aplikacji pracowych, szczególnie jeśli w swojej organizacji korzystacie z prywatnych urządzeń. Możesz uzgodnić z najbliższym zespołem, jak mogą się z Tobą skontaktować w bardzo pilnych sprawach – na przykład napisać na WhatsApp lub wysłać SMS. Pamiętaj jednak, że większość tematów naprawdę może poczekać tydzień czy dwa.
8. Podsumowanie po powrocie w formie wideokonferencji – aby być na bieżąco
Po powrocie z urlopu warto zorganizować krótką wideokonferencję, aby podsumować, co się wydarzyło podczas Twojej nieobecności i ustalić priorytety na najbliższe dni. Narzędzia takie jak Zoom czy Microsoft Teams świetnie się do tego nadają. Dzięki temu cały zespół będzie miał pełny obraz sytuacji i będzie mógł płynnie wrócić do pracy.
Dodatkowe wskazówki:
- Bądź proaktywny: Przed wyjazdem na urlop poinformuj zespół o swoich planach i upewnij się, że wszyscy wiedzą, co mają robić w Twojej nieobecności.
- Deleguj zadania: Nie staraj się zrobić wszystkiego przed wyjazdem. Przekaż część zadań innym członkom zespołu.
- Zaufaj swojemu zespołowi: Wierz w to, że Twój zespół poradzi sobie bez Ciebie przez krótki czas.
- Po powrocie nie rzucaj się na głęboką wodę: Poświęć trochę czasu na aklimatyzację i zapoznanie się z tym, co wydarzyło się podczas Twojej nieobecności.
Wdrożenie powyższych praktyk pozwoli na skuteczne zarządzanie pracą zespołu podczas urlopu, a także ułatwi powrót do obowiązków po wakacjach. W TechSoup Polska zachęcamy do korzystania z nowoczesnych technologii, które wspierają produktywność i ciągłość pracy w organizacjach.
Źródło: Techsoup Polska
