Publicystyka - ngo.pl

Slack to aplikacja do zarządzania komunikacją w zespole, która w ostatnich latach zyskuje na popularności, zwłaszcza wśród firm i instytucji. Slack może być potężnym narzędziem dla twojej organizacji, oferując rozwiązania na wiele wyzwań: od organizowania zespołów i projektów, po komunikację z członkami i sympatykami. Co najważniejsze, narzędzie jest w pełni bezpłatne dla organizacji pozarządowych. Bez względu na to, czy korzystasz z komputera, telefonu komórkowego czy tabletu, możesz mieć dostęp do komunikacji zespołowej z dowolnego miejsca na świecie.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak zwiększyć produktywność w twojej organizacji!

Odkryj Slacka dla NGO  →

Zdecydowanie najważniejsza funkcja Slacka, która czyni go wyjątkowym, to możliwość tworzenia kanałów do komunikowania na różne tematy i projekty w zależności od potrzeb. Dzięki tej funkcji cały zespół będzie na bieżąco ze zmianami w każdym obszarze działalności organizacji.

Dodatkowo istnieje opcja zakładania kanałów prywatnych, dostępnych dla wybranych użytkowników, jak i publicznych, ogólnodostępnych. Dobrą praktyką jest stworzenie kanału typu „po godzinach” dla luźniejszych konwersacji niezwiązanych z pracą. Co ważne, do każdego kanału możesz dodać dowolną liczbę osób.

Różnorodność form komunikacji to kolejna zaleta Slacka. Poza konwersacjami grupowymi i indywidualnymi Slack oferuje inne ciekawe formy kontaktu, które nie są powszechne w innych komunikatorach. Czatując z współpracownikiem, możesz wysłać do niego wiadomość głosową lub wideo. Nie masz możliwości jej teraz odsłuchać? Skorzystaj z opcji transkrypcji, która automatycznie spisze treść otrzymanego komunikatu. A może wolisz zadzwonić? Skontaktuj się przez Slacka dzięki wbudowanej w funkcji połączeń – z kamerą lub bez.

Możliwość szybkiego wyszukania informacji to mus, szczególnie jeśli koordynujesz wiele projektów jednocześnie i prowadzisz wiele wątków tematycznych z zespołem. Tę funkcję posiada właśnie Slack. Jeżeli szukasz numeru wniosku, daty spotkania czy istotnego linka – po prostu skorzystaj z lupki.

Połączenie innych aplikacji z Slackiem pozwala na automatyzację pracy i ułatwia wymianę informacji między różnymi narzędziami. Możesz na przykład podłączyć kalendarz z przypomnieniem o spotkaniach (np. Google Calendar), zintegrować z aplikacją do zarządzania zadaniami (np. Asana), lub powiązać go z chmurą (np. Microsoft One Drive). To pozwala na uzyskanie bardziej spójnego i efektywnego workflow oraz na prowadzenie działań bez konieczności przełączania się między różnymi aplikacjami.

Slackboty to automatyczne odpowiedzi na określone polecenia lub słowa kluczowe, które można skonfigurować w aplikacji Slack. Są przydatne, ponieważ pozwalają na automatyzację powtarzających się i nudnych czynności, co oszczędza czas i zwiększa efektywność pracy zespołu. Możesz na przykład skonfigurować Slackbota, aby automatycznie przypominał o spotkaniach lub deadline'ach, lub aby udzielał odpowiedzi na często zadawane pytania.

Co ciekawe, możesz także dostosowywać Slackboty do własnych potrzeb: na przykład, kiedy Twoi wolontariusze często pytają o adres czy numer NIP, twój osobisty Slackbot po wpisaniu frazy „adres” lub „numer NIP” automatycznie wyświetli potrzebne informacje. Zbudowanie takiego Slackbota nie zajmie ci więcej niż 10 minut.

Slack jest narzędziem komunikacyjnym specjalnie przeznaczonym do użytku w pracy zespołowej. Posiada on funkcje, które ułatwiają zarządzanie projektami, wymianę informacji i koordynację zadań. Jednak, poza tym, że jest on prostym w obsłudze i funkcjonalnym narzędziem, to jego największą zaletą jest dbałość o zachowanie higieny pracy.

W wielu organizacjach pozarządowych do komunikacji w zespole używane są aplikacje, z których pracownicy korzystają również w życiu prywatnym. Jednak takie mieszanie sfer pracy i życia prywatnego może zaburzać codzienne work-life balance. Zastosowanie różnych komunikatorów do celów zawodowych i prywatnych pozwala na oddzielenie tych dwóch sfer, dzięki czemu łatwiej skupić się na pracy, bez rozpraszania uwagi przez komunikaty prywatne (i na odwrót).

Dodatkowo, narzędzia przeznaczone dla pracy zwykle posiadają wyższy poziom zabezpieczeń, chroniąc przesyłane informacje przed niepowołanym dostępem. Są one specjalnie dostosowane do potrzeb zespołów i pozwalają na lepszą organizację komunikacji, co zapobiega występowaniu konfliktów i niedopatrzeń.

Zmiana nawyków w codziennej pracy może być trudna, tym bardziej jeżeli wiąże się ona z wdrażaniem nowych technologii, z którymi nie mieliśmy jeszcze do czynienia. Jednak w przypadku Slacka, wdrożenie go w twojej organizacji może być proste i efektywne, wymagające niewielkiego nakładu pracy. Kluczem jest przeprowadzenie krótkiego, wewnętrznego szkolenie, które zamknie się w kilku krokach:

👉 Przedstaw narzędzie swoim pracownikom: wytłumacz im, dlaczego wdrożenie go jest ważne oraz pokaż, jakie są jego zalety.

👉 Upewnij się, że każdy z członków ma zainstalowaną aplikację oraz stworzone konto.

👉 Zapoznaj współpracowników z najważniejszymi funkcjami krok po kroku.

👉 Przygotuj się z podziału zespołów: ustal, kto powinien mieć dostęp do konkretnych treści.

👉 Utwórz kanały oraz dodaj do nich członków.

To wszystko! Pozwól swoim współpracownikom przyzwyczaić się do Slacka, skupiając się na tym, żeby stało się one głównym narzędziem, z którym będziecie pracować. Jeżeli przeprowadzisz zespół przez wszystkie te kroki, wdrożenie Slacka w pracy będzie przyjemne i skuteczne, a pracownicy będą świetnie przygotowani do korzystania z jego potencjału. Jeśli potrzebujesz wskazówek, nie wahaj się – skontaktuj się z nami!

Chcesz wiedzieć więcej? Umów konsultacje z zespołem TechSoup Polska.