Publicystyka - ngo.pl

Patrzysz na nie, a one patrzą na Ciebie. Na początku czuliście się z tym niezręcznie, ale po pewnym czasie obie strony przywykły do tego układu. Ty planowałeś/łaś znaleźć dla nich właściwe, godne miejsce, ale przez długi czas to się nie udawało. One również z czasem zaczęły czuć dyskomfort, kiedy z mozołem otwierały się dla Ciebie. To nie wiersz ani wysublimowane poetyckie porównania. To krótki opis relacji z całą masy plików i folderów, które często okupują nasze pulpity, obciążając głowy i moce obliczeniowe komputera. Posprzątaj!

Jak możesz to zrobić?

• Stwórz folder i włóż do niego wszystkie zalegające na pulpicie dokumenty, a następnie przenieś go głębiej, na dysk. Bez obaw, trafisz do niego w razie potrzeby.
• Poświęć trochę czasu i poukładaj dokumenty w odpowiednich folderach na dysku. Jeśli zastanawiasz się, jaką strukturę katalogów wybrać, skorzystaj z systemu PARA, który organizuje informacje na podstawie ich przydatności. PARA to akronim od słów Projects (projekty), Areas (obszary), Resources (zasoby) i Archive (archiwum). Więcej o tej metodzie pisaliśmy tutaj.

Kłębią się w skrzynce mailowej i aplikacji do notatek, wysypują z Asany i przelewają przez wysokie brzegi kalendarza. Mowa oczywiście o projektach i zadaniach, które ściągają Cię w dół już w pierwszych dniach nowego roku. Zafunduj sobie świeży start! Czy rzeczywiście wszystkie pozycje na Twoich listach to zadania do wykonania? Czy wpatrywanie się w stos e-maili, tak samo jak w pliki na pulpicie, robi Ci dobrze na głowę? Opróżnij skrzynki!

Jak możesz to zrobić?

• Zarchiwizuj e-maile w skrzynce odbiorczej, w razie potrzeby na pewno znajdziesz je pod klawiszami Ctrl + F. Spraw, by skrzynka e-mailowa znów działała, jak… skrzynka na listy, z której wyciąga się korespondencję i idzie do pracy.
• Usuń subskrypcje newsletterów, które nigdy nawet nie zostały przez Ciebie otwarte. Zrezygnuj ze wszystkiego, co nie wnosi wartości do Twojego życia. Jeśli porządkujesz Gmail, przygotowaliśmy dla Ciebie kilka praktycznych rad. Tu sprawdzisz, jak zrobić porządki w Gmailu.
• Zastanów się, czy wszystkie cykliczne wydarzenia w kalendarzu to nadal dobry pomysł na 2024 rok. Może warto odpuścić te spotkania, które dzieją się z przyzwyczajenia? Może zamiast cyklicznych zebrań, warto ustawić w swoim kalendarzu cykliczny czas bez spotkań?
• Jeśli chcesz umawiać się sprawniej w 2024 roku, zerknij tutaj, a jeśli myślisz, że znasz dobrze możliwości aplikacji Doodle, sprawdź nasz kompletny poradnik.

Przypomnij sobie, kiedy ostatni raz pracowałeś/łaś w skupieniu przez godzinę bez przerwy. Czy 2023 rok był pełen takich momentów? Czas, uwaga i skupienie mają dziś kluczowy wpływ na efektywność naszej pracy. Jedną z najważniejszych umiejętności, jaką powinniśmy w sobie pielęgnować, jest praca w skupieniu.

Czy kolejna informacja na Messengerze, e-mail, komentarz na Facebooku, aktualizacja oprogramowania, wiadomość na Instagramie czy zwykły SMS są warte tego, by tracić to, co najważniejsze – moment głębokiego skupienia? Odzyskaj kontrolę nad swoimi urządzeniami cyfrowymi, aby skupić się nad tym, co najważniejsze w danej chwili, zamiast reagować na każdy drobiazg. Wyłącz powiadomienia.

Jak możesz to zrobić?

• Przeglądnij ustawienia powiadomień telefonu i aplikacji. Wyłącz większość z nich. Uwierz mi, informacje nadal będą do Ciebie docierać, a jeśli ktoś będzie miał pilną sprawę, po prostu zadzwoni.
• Ustaw „tryb skupienia” na swoim telefonie i komputerze. Czy podobnie jak ja, swój najbardziej produktywny czas dnia miewasz do południa? Jeśli tak, może warto zrezygnować wtedy nie tylko ze spotkań, ale i powiadomień, i powalczyć o pracę w skupieniu?
• A zegarek, opaska? Zerknij, czy obok monitorowania swoich funkcji życiowych i ostatnich treningów, nie zjadają Twoich produktywnych mocy.

Pod koniec ubiegłego roku sprawdziłem, ile aplikacji mam w telefonie. Wyszło ich grubo ponad 200, a w codziennej pracy używam zaledwie kilkudziesięciu. A jak jest u Ciebie? Czy w poszukiwaniu appek na telefonie lub w komputerze musisz najpierw przescrollować kilka ekranów cyfrowych martwych dusz? Techstack, czyli zestaw narzędzi do organizacji pracy osobistej lub zespołu nie powinien być duży. Warto skupić się na systematycznym okrawaniu listy używanych narzędzi po ich przetestowaniu.

Problem z nieużywanymi narzędziami robi się jeszcze poważniejszy, gdy zdecydowaliśmy się za nie zapłacić. Kilka subskrypcji, których nie używamy na co dzień, i budżet puchnie. Usuń, czego nie używasz.

Jak możesz to zrobić?

• Usuń aplikacje, które nie sprawdziły się w pracy, które nie dawały obiecywanych rezultatów lub które po prostu nie przypadły Ci do gustu. Telefon z pewnością odetchnie z ulgą.
• Sprawdź historie karty bankowej i konta w poszukiwaniu systematycznych obciążeń i usuń nieużywane subskrypcje. Twój portfel Ci za to podziękuje.
• Zaktualizuj systemy operacyjne i aplikacje, by poprawić ich bezpieczeństwo, efektywność i zyskać nowe funkcje.
• Przeanalizuj wraz z zespołem plusy i minusy konkurencyjnych aplikacji, których używacie równolegle. Po co spotykać się na Zoomie i Google Meet, kiedy można mieć zawsze tylko jeden wybór? Po co wysyłać sobie wiadomości e-mailem, Messengerem i na Slacku, kiedy praca zespołu rozproszonego (i nie tylko) może odbywać się w jednym miejscu? Przeczytaj, jak sprawnie ułożyć pracę zespołu na Slacku.

Pozwól, że zadam Ci kilka dyskretnych pytań. Gdzie trzymasz swoje hasła? Czy używasz jednego hasła w kilku miejscach? Czy Twoje hasła są trudne do odgadnięcia? Czy twoje hasła zostały wykradzione od firm, którym je powierzyłeś/łaś? Gdzie trzymasz wszystkie hasła? W zeszycie, na kartce przyklejonej do monitora, a może w głowie? Istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że moje pytania wprawiły Cię w zakłopotanie. Jeśli tak, może warto rozpocząć nowy rok od bardzo ważnego kroku w stronę bezpieczeństwa i przestać marnować czas na grzebanie na końcu notesu. Zapanuj nad hasłami.

Jak możesz to zrobić?

• Potraktuj temat poważnie i nie odpuszczaj, mimo że to już ostatni punkt tej noworocznej listy. Nie, to nie jest już śmieszne. Cyberbezpieczeństwo to dziś takie samo bezpieczeństwo, jak każde inne.
• Zacznij używać silnych haseł. Wybierz coś, co jest łatwe do zapamiętania tylko dla Ciebie. To może być tytuł ulubionej piosenki złożony z kilku słów.
• Rozpocznij korzystanie z narzędzi do zarządzania hasłami, czyli managerów haseł. Na dłuższą metę Twoja głowa nie zapamięta kilku różnych haseł do kont e-mailowych. A manager jest jak sejf. Wymyślasz jedno hasło główne do swojego sejfu, a w sejfie przetrzymujesz wszystkie swoje hasła, których od tej pory nie musisz już pamiętać. Polecam Ci darmowy, sprawdzony manager haseł o nazwie Bitwarden. Będzie z Tobą wszędzie: w telefonie, na komputerze i w przeglądarce. Zapamięta wszystkie hasła i pomoże w wymyślaniu kolejnych.
• Dołącz do bezpłatnego kursu Cyfrowa defensywa – wprowadzenie do cyberbezpieczeństwa w organizacji na naszej platformie e-learningowej i dowiedz się więcej o cyberbezpieczeństwie swoim i swojej organizacji. 

To ten moment, w którym warto zacząć działać. Weź na warsztat te punkty, które szwankują u Ciebie i uprość swoje cyfrowe życie na cały 2024 rok.

Przeczytaj także:

• PARA – intuicyjny sposób na organizację notatek od Tiago Forte
• Porządki w Gmailu. Jak korzystać z kategorii, etykiet i narzędzi do porządkowania informacji z sieci
• Jak ułożyć swoje relacje z technologiami – 10 wskazówek nt. higieny cyfrowej
• Tech stack w organizacji – jak dobrze wybierać narzędzia
• Komunikator Slack – pięć rad, które usprawnią pracę twojego zespołu

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na  blog Sektor 3.0. Zapraszamy!