Publicystyka - ngo.pl

Właściwy balans pomiędzy głęboką pracą własną i współpracą w zespole w ramach spotkań offline i online wydaje się być jedną z recept na powodzenie organizacji i spokojną głowę. Zaplanowanie zebrań zespołu i spotkań 1 na 1 bywa w dzisiejszych czasach bardzo trudne. Z pomocą przyjść mogą proste narzędzia.

Prowadzenie elektronicznego kalendarza jest podstawą dobrej organizacji w zespole, zwłaszcza tym rozproszonym. Twój zawsze aktualny terminarz w Google czy Microsoft pomoże ci łatwiej zapanować nad zadaniami, projektami i spotkaniami. Może on także stanowić jasną informację dla wszystkich osób, z którymi współpracujesz na temat twojego obciążenia i możliwych, wolnych terminów, w których będziesz w stanie stawić się na spotkanie. Następnym razem, kiedy będziesz ustalać termin zebrania, zerknij do kalendarzy gości i zaproponuj datę wolną u wszystkich. Szansa na powodzenie znacznie wzrośnie!

Wiele osób pytanych o to, czy współdzieli ze sobą kalendarze, odpowiada bez zwłoki, że to system, który działa w ich organizacji. A jak jest u ciebie? Czy twój zespół rzeczywiście prowadzi systematycznie kalendarze i udostępnia sobie informacje na temat swojej dostępności i „calli", które planuje?

Jeśli w organizacji korzystacie z narzędzi Google, możesz iść o krok dalej. W ostatnim czasie firma udostępniła użytkownikom kont biznesowych i szkolnych możliwość zaglądnięcia do statystyk spotkań w zespole. Każdy pracownik i pracowniczka może w tej zakładce zaplanować swój czas pracy i określić godziny, w których chciałby skupić się na aktywności własnej.

Doodle do jedno z najpopularniejszych narzędzi do ustalania terminów spotkań. Pozwala ono działać w sposób asynchroniczny – tzn. każdy może zaznaczyć swoją dostępność w wygodnym dla siebie czasie.

Bezpłatna wersja narzędzia pozwala tworzyć ankiety (Group pool), w których uczestnicy i uczestniczki spotkania zaznaczają swoją dostępność. Osoba, która organizuje spotkanie, wybiera następnie na podstawie głosów najlepszy dla wszystkich termin zebrania. Warto założyć swoje konto w Doodle. Dzięki temu zyskamy dostęp m.in. do archiwum swoich ankiet i większej ilości funkcji podczas ich tworzenia.

Calendly to kolejne narzędzie do planowania kalendarza, które może wcielić się w rolę twojego wirtualnego asystenta. W bezpłatnej wersji umożliwia ono stworzenie swojego kalendarza dostępności. Co więcej, każdy, kto wejdzie na nasz kalendarz (możemy przesłać do niego prosty spersonalizowany link np. calendly.com/imienazwisko/) jest w stanie wybrać dzień i godzinę spotkania w czasie, gdy jesteśmy dostępni i w kilku prostych krokach ustawić spotkanie. Calendly wyśle następnie zaproszenie na spotkanie do naszego kalendarza i kalendarza osoby, która wypełnia formularz.

Uwaga: w wersji freemium Calendly pozwala na stworzenie jednego rodzaju spotkania, które może wybrać w naszym kalendarzu gość. Osobiście korzystam z takiego rozwiązania (45-minutowe spotkanie na powyższym screenie). Narzędzie skutecznie pozwala mi ustawiać połowę moich spotkań 1 na 1. A jak wyglądają od środka ustawienia dostępności (Availabilty)?

Czy te wszystkie działania i narzędzia są koniecznie potrzebne, by zorganizować swój kalendarz? Nie. Diabeł tkwi jednak w szczegółach, a konkretnie tych momentach, kiedy po raz n-ty wpisujemy propozycje terminów spotkań w e-mailu, tracąc przy tym czas i spokój.

Przeczytaj także:

• Spotkanie online: szybko, sprawnie i na temat, to znaczy jak?
• Czy mnie widać? Popraw jakość obrazu podczas spotkań online
• Czy mnie słychać? Jak poprawić jakość dźwięku podczas spotkań online?
• Zorganizuj swój komputer, a zwiększysz swą produktywność
• Jak organizować i wspierać zespół w czasie pracy zdalnej? [film]

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy!