Publicystyka - ngo.pl

Uśmiech, ton głosu i wymowne spojrzenie, to jedne z podstawowych środków ekspresji, z których korzystać możemy podczas pracy w biurze. Stosunkowo łatwo komunikujemy swoje nastawienie choćby zwykłym wyrazem twarzy. Naturalnie odbieramy też niewerbalne sygnały, które przekazują nam współpracowniczki i współpracownicy.

Popularna i często pojawiająca się w literaturze zasada profesora Alberta Mehrabiana 7-38-55, dzieli na podstawie badań przekaz międzyludzki na trzy części składowe i przypisuje im odpowiednie wartości procentowe. Im wyższa wartość, tym większe znaczenie danego czynnika w odbiorze przekazu przez drugą osobę. Co stoi za poszczególnymi liczbami? 7 – treść merytoryczna, 38 – barwa głosu, 55 – komunikacja niewerbalna.

A jak jest w sieci? W trakcie spotkania na Zoomie z wyłączonymi kamerami, w wątku na Slacku, czy w wiadomości e-mail o niewerbalne sygnały trudno. A jak wskazuje raport Praca w pandemii wśród organizacji pozarządowych 2020/2021, to w sieci realizuje się aktualnie bardzo duża część naszej pracy i komunikacji.

61 procent organizacji pracuje w związku z pandemią w trybie zdalnym. 62 procent wprowadziło narzędzia do komunikacji grupowej. Stowarzyszenia i fundacje przyznają, że nieustannie mierzą się też z wyzwaniami z obszaru komunikacji wewnętrznej (26 procent), brakiem kompetencji z zakresu organizacji pracy czy komunikacji (19 procent) i trudnościami z integracją zespołu (41 procent).

Używasz jeszcze słowa netykieta? Kilka dobrych lat temu określano nim zbiór norm zachowania w Internecie. Wtedy w sieci się bywało. Dziś bardzo duża część z nas jest online przez cały dzień i noc. Nasze cyfrowe zachowania i nawyki mówią o nas i za nas bez ustanku. Świecąca się na zielono ikona dostępności, odpowiedź wysłana w kilka sekund po otrzymaniu wiadomości, opasły e-mail, czy lakoniczne OK na czacie, to nasza cyfrowa mowa ciała, która wpływa na to, jak budujemy relacje.

Dziś ważniejsze jest to, jak mówimy, a nie to, co mówimy. Dostosowanie charakteru, kanału i konstrukcji komunikatu do zadania, które przed nim stawiamy, to jedna z najbardziej istotnych umiejętności, którą warto wypracować. Jak pisze Nick Morgan, autor książki Can You Hear Me? How to Connect with People in a Virtual World, ludzie myślą, że inni rozumieją właściwie 90 procent ich komunikatów. Statystyki pokazują, że prawidłowo dekodowana jest jedynie połowa wiadomości. Ostatnio usłyszałem nawet, że co drugi e-mail jest źle interpretowany, jeśli chodzi o jego intencję. Co gorsze, odbiorcy mają tendencję do przypisania nadawcom negatywnych intencji znacznie częściej.

Co to wszystko znaczy dla nas, ludzi coraz mocniej zanurzonych w wirtualnej rzeczywistości? Powinniśmy znacznie częściej myśleć o tym, co i w jaki sposób komunikujemy. Każda próba przeniesienia komunikacji niewerbalnej do sieci może stać się dla nas przestrzenią do ekspresji i zadbania o to, by nasze emocje, intencje i komunikaty były lepiej rozumiane. Sukces kolejnej wiadomości z podziałem zadań coraz mniej zależeć będzie od dokładnego ich rozpisania, ale charakteru komunikatu i kontekstu, w jakim odczytają go odbiorcy.

Istnieje wiele sposobów na to, by wnieść więcej emocji i empatii do hybrydowego środowiska pracy. Poniżej kilka z nich.

Uważne czytanie to nowe słuchanie. Skoro słowo pisane jest dla nas w sieci głównym środkiem przekazu (i wyrazu), powinniśmy dołożyć wszelkich starań, by czytać ze zrozumieniem. Odpowiedź napisana w tempie błyskawicy po pobieżnym przeskanowaniu wiadomości, nie przyniesie nic dobrego ani relacji, ani realizowanemu projektowi. Potraktujmy to jednak jako obustronne zobowiązanie. Piszmy w taki sposób, by nasze komunikaty były dla odbiorcy przyjazne, łatwe do zrozumienia i przekucia w konkretne działania.

Co warto wziąć pod uwagę? Przede wszystkim cel komunikatu. Zanim rozpoczniesz sprint po klawiaturze, zastanów się, w jaki sposób najprościej przekażesz kluczową sprawę i poprosisz o konkretne działanie swoich odbiorców. Zapanuj nad strukturą (pomoże ci zasada piramidy – najważniejsze informacje umieść na górze), prostym językiem i formatowaniem wiadomości. Pomyśl, czy chciałabyś/łabyś zobaczyć taki tekst we własnej skrzynce odbiorczej?

Wykorzystaj:

• krótkie akapity,
• punktory i numerowane listy,
• pogrubienia i podkreślenia
• linki, cytaty i wzmianki.

Choć może trudno w to uwierzyć, dwie poniższe wiadomości zawierają ten sam tekst. Różni je układ, formatowanie i nacisk na ułatwienie odbiorcom podjęcia konkretnych akcji. Dopracowanie komunikatu na kształt Wiadomości 2 z pewnością zajmie zdecydowanie więcej czasu. Jednak po jej wysłaniu można spodziewać się precyzyjnych odpowiedzi, które nie będą wymagały dodatkowych wyjaśnień.

Do niedawna emoji (emotikony) kojarzyliśmy jedynie z językiem potocznym. Serduszka, okejki i uśmiechy żyły w głównie w SMS-ach i prywatnych konwersacjach w Messengerze. Dziś, kiedy wielu i wiele z nas rozwija najważniejsze relacje w sieci, stają się one kolejnym naturalnym i powszechnie akceptowanym elementem języka, który nie razi nawet w komunikacji służbowej. Oczywiście, wszystko zależy od kontekstu. Ogromnie istotne jest tu wyczucie i ostrożność, tym bardziej że emoji przyjmują w różnych kulturach odmienne znaczenia.

W czasach erozji zaufania, poszukiwania bliskości i budowania zespołowej kultury organizacyjnej w hybrydowej rzeczywistości, emoji mogą odgrywać bardzo ważną rolę. Stają się także swoistego rodzaju barometrem emocji, które towarzyszą nam każdego dnia.

Podobną drogę mają za sobą gify, które z nośnika memów, stały się kolejnym powszechnie używanym narzędziem komunikacji obrazkowej. Bo jak napisać coś takiego? 😉

Jeśli chcesz poszerzyć listę swoich internetowych narzędzi ekspresji, pamiętaj o emoji i gifach. Ich używanie wymaga dodatkowego czasu i pomysłu, ale może znacznie ocieplić styl twoich wypowiedzi i wprowadzić dobrą atmosferę do zespołu. Emotikony i gify pomogą ci:

• podkreślić emocje
• położyć większy nacisk na intencję komunikatu
• i wzmacniać relacje.

Emoji możesz wstawiać korzystając z narzędziowników w komunikatorach, rozszerzeń do przeglądarki, lub kopiując prosto ze zbiorów takich jak Emojipedia. Serwis Bitmoji pozwoli ci także na stworzenie swojej własnej emotikony i używanie jej w smartfonie oraz na komputerze. Gifów najlepiej szukać na stronie Giphy.com.

Przeczytaj także: Najczęściej używane emotikony 2021 r.

Słowo pisane, nawet wzbogacone o wspomniane powyżej gify i emoji, nie zawsze wystarczy. Do przedstawienia długich i skomplikowanych procesów, pokazania zjawisk, kontekstu, czy szerszego komentarza, może przydać się wiadomość głosowa, czy nagranie wideo. Formaty audio-wideo pozwolą nam także w naturalny sposób na przeniesienie do sieci jeszcze większej gamy niewerbalnych środków wyrazu, takich jak ton głosu czy mimika. W pracy z pomocą przychodzą nam tu narzędzia, które pozwalają nagrywać dźwięk i obraz, a także łączyć je z np. widokiem ekranu komputera. Skoro o wideo-wiadomościach mowa, pora na przykład, który przygotowałem z pomocą aplikacji Loom.

Dowiedz się, jak używać aplikacji Loom do nagrywania wideo wiadomości:
Nagrywanie ekranu i wiadomości wideo z Loom – jak zastąpić (niektóre) spotkania?

Komunikacja za pośrednictwem wideo kojarzy się głównie ze spotkaniami, czyli pracą synchroniczną, która wymaga obecności członków i członkiń zespołu w tym samym czasie. Dzięki aplikacjom takim jak Loom możemy postawić na kontakt asynchroniczny. Co to znaczy?

Nagrywanie wiadomości audio-wideo to funkcja, która zagościła w ostatnim czasie w wielu komunikatorach o biznesowym charakterze. Spotkacie ją w np. w Dropboxie, czy popularnym Slacku. Wystarczy kliknąć ikonę kamery lub mikrofonu i rozpocząć nagrywanie wiadomości.

Ostatnim narzędziem, które chciałbym tu polecić, jest rozszerzenie do przeglądarki Google Chrome o nazwie Mote. Pozwala ono nagrywać krótkie komentarze w wersji audio i umieszczać je np. w Dokumentach Google. Jego obsługa jest bardzo prosta.

Systematyczna, wydajna i empatyczna współpraca w sieci to trudne zadanie, które wymaga od nas zaawansowanych kompetencji komunikacyjnych. Nie dajmy się rutynie, starym przyzwyczajeniom i nawykom. Dbajmy o dobre dopasowanie naszych treści do celów, jakie przed nimi stawiamy. Wykorzystujmy różnorodne kanały komunikacji i formy interakcji w zespole. Doceniajmy w widoczny sposób swoją pracę, budujmy wzajemne zaufanie i kształtujmy świadomie naszą cyfrową mowę ciała.

Przeczytaj także:

• Nagrywanie ekranu i wiadomości wideo z Loom – jak zastąpić (niektóre) spotkania?
• Komunikacja asynchroniczna w zespole – na czym polega i kiedy ją wybrać?
• Jak sprawnie ustalić termin spotkania? 3 proste sposoby
• Czy mnie słychać? Jak poprawić jakość dźwięku podczas spotkań online?
• Czy mnie widać? Popraw jakość obrazu podczas spotkań online

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy!