Publicystyka - ngo.pl

Jeśli:

• prowadzisz wspólny kalendarz online,
• organizujesz spotkania, szkolenia, warsztaty lub konsultacje,
• wymieniasz się w e-mailach lub komunikatorach informacjami o dostępności członków i członkiń zespołu,
• chcesz ułatwić swoim współpracownikom kontakt z Tobą,
• korzystasz w organizacji z Google Workspace for Nonprofits

ten tekst i opisane poniżej narzędzia Google są dla Ciebie.

Żmudne i powtarzalne czynności kradną nam mnóstwo czasu. Moment, w którym wykonujemy jakieś proste zadanie po raz trzeci z rzędu w niedługim odstępie czasu, powinien skłonić nas do myślenia. Czy rzeczywiście ten obowiązek wymaga naszej atencji? Czy odpowiednio przygotowany proces i narzędzia mogłyby nas wyręczyć?

Dziś, kiedy bardzo wiele aplikacji ma możliwość automatyzowania procesów, warto poświęcić trochę czasu na znalezienie rozwiązania, które ograniczy do minimum nasze zaangażowanie. Niekorzystanie z tych możliwości to stracona szansa na odzyskanie kilku wolnych minut, które z tygodnia na tydzień zmieniają się w godziny.

Takie optymalizowanie i rozkminianie nt. systemów również zabiera mnóstwo czasu – wskażą niektórzy. To prawda, ale pokuszę się tu o stwierdzenie, że czas spędzony na myśleniu o tym, jak pracować efektywniej nigdy nie jest stracony.

Panowanie nad kalendarzem wyrosło dziś na jedną z kluczowych kompetencji zawodowych i osobistych. Jednym z koniecznych i uciążliwych obowiązków jest dogadywanie się kiedy, co i jak robimy? W jaki dzień możemy się spotkać? Jakiś czas temu pisałem o tym, jak sprawnie ustalać terminy spotkań i nie zginąć w terminarzowym gąszczu, podając trzy proste i bezpłatne sposoby do zastosowania od zaraz. Cieszę się, że do naszego narzędziownika mogę dorzucić nowe rozwiązania od popularnego wśród polskich organizacji społecznych Google. Pora raz na zawsze skończyć z przedspotkaniowym ping-pongiem. 😉

UWAGA: Funkcje terminy i harmonogramy spotkań są dostępne dla kont służbowych Google dla firm, kont szkolnych Google Workspace, w tym dla Google Workspace for Nonprofits.

Harmonogramy spotkań pozwalają udostępniać link do strony rezerwacji, która ułatwia innym osobom planowanie spotkań z Tobą. To przyjazne i proste w obsłudze narzędzie dostępne w języku polskim. Znajomy i przejrzysty interface sprawia, że zarówno ustawianie harmonogramów, jak i rezerwowanie terminów spotkań, nie powinno sprawić problemu. Jak wygląda strona rezerwacji oraz bookowanie terminu?

By utworzyć harmonogram rezerwacji, należy kliknąć przycisk „Utwórz" po lewej stronie kalendarza, a następnie wybrać „Harmonogram spotkań". Kreator poprowadzi nas następnie przez cały proces konfiguracji danego harmonogramu. Możemy m.in. ustawić:

• temat spotkania,
• długość spotkania,
• dostępność jednorazową lub cykliczną,
• czas oczekiwania,
• wyprzedzenie czasowe, z jakim można zarezerwować spotkanie,
• minimalny czas przed rozpoczęciem spotkania, w którym można je zarezerwować,
• czas pomiędzy terminami spotkań,
• maksymalną dzienną liczbę spotkań,
• lokalizację spotkania,
• opis spotkania / wiadomość skierowaną do gości,
• pola formularza rezerwacji,
• przypomnienia.

Oto proces przygotowywania harmonogramu.

W kalendarzu Google istnieje także starsza funkcja pod nazwą terminy spotkań. Również chodzi tu o terminy, które mogą rezerwować osoby z lub spoza Twojej organizacji. Podobnie, jak w przypadku harmonogramów swojemu gościowi należy wysłać link do kalendarza, w którym widoczne będą wszystkie ustawione przez Ciebie terminy. Po wejściu na stronę z terminami spotkań, gość wybiera dogodny termin i potwierdza przyciskiem „Zapisz".

Wspominam dla porządku o tym rozwiązaniu, ale nie polecam go. Sam Google informuje o tym, że harmonogramy spotkań finalnie zastąpią tę funkcję.

UWAGA: By gość mógł rezerwować terminy spotkań w kalendarzu, musi posiadać konto Google. Aktualnie w twoim kalendarzu Google domyślnie dostępna jest, opisana w poprzednim akapicie, funkcja harmonogramów spotkań, która działa wymiennie z funkcją terminy spotkań. Jeśli mimo wszystko chcesz wypróbować terminy spotkań, musisz je włączyć w Ustawieniach.

Ogólne > Harmonogramy spotkań > zaznacz pole „Zamiast terminów spotkań twórz harmonogramy spotkań". Aby wyłączyć harmonogramy spotkań, odznacz to pole.

W sieci dostępnych jest wiele narzędzi, które pomagają w ustawianiu spotkań i panowaniu nad kalendarzem. Wśród nich warto wymienić m.in. Calendly czy Doodle. Nowa funkcja harmonogramów spotkań od Google dostępna bezpłatnie dla organizacji społecznych w ramach Google for Nonprofits, choć uboższa w funkcje, jest bardzo mocną alternatywą. Bez wychodzenia z dobrze znanego wielu osobom ekosystemu Google, pozwala sprawniej obsługiwać spotkania, oszczędzać czas i optymalizować wewnętrzne procesy. Mam nadzieję, że temat automatyzacji w obrębie kalendarza poruszony w tym materiale, będzie dla Ciebie inspiracją, by spojrzeć krytycznie na efektywność swoich działań również w innych obszarach. Powodzenia!

Jeśli używasz narzędzi Google, z pewnością przydadzą Ci się inne poradniki redakcji Sektor 3.0:

🗂 Google Workspace dla NGO i edukacji – wersje darmowe i płatne
🎥 Jak działa Google Meet? Najważniejsze funkcje
🇺🇦 Jak tłumaczyć rozmowy ukraińsko-polskie?
📍 Udostępnianie lokalizacji ze smartfona – daj się znaleźć
📱 Jak ustawić klawiaturę ukraińską w smartfonie?

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy!