Strony do rezerwowania spotkań w Google Workspace dla NGO – zapanuj nad kalendarzem
Nowe funkcje kalendarza w Google Workspace for Nonprofits pomogą Ci sprawniej planować spotkania i uniknąć przerzucania się terminami w zespole. Od niedawna masz możliwość tworzenia całych harmonogramów swojej dostępności, które następnie możesz przekazać drugiej osobie i łatwo umówić się z nią na rozmowę. Warto się tego nauczyć i zyskać cenne minuty na spokojną pracę.
Jeśli:
- prowadzisz wspólny kalendarz online,
- organizujesz spotkania, szkolenia, warsztaty lub konsultacje,
- wymieniasz się w e-mailach lub komunikatorach informacjami o dostępności członków i członkiń zespołu,
- chcesz ułatwić swoim współpracownikom kontakt z Tobą,
- korzystasz w organizacji z Google Workspace for Nonprofits
ten tekst i opisane poniżej narzędzia Google są dla Ciebie.
Zyskaj czas i daj odpocząć głowie – mądra automatyzacja
Czy możesz mi podać link do dzisiejszego spotkania na Zoomie? Czy przypomnisz mi o przygotowaniu raportu miesięcznego? Czy mogłabyś zaktualizować dane w zestawieniu?
Żmudne i powtarzalne czynności kradną nam mnóstwo czasu. Moment, w którym wykonujemy jakieś proste zadanie po raz trzeci z rzędu w niedługim odstępie czasu, powinien skłonić nas do myślenia. Czy rzeczywiście ten obowiązek wymaga naszej atencji? Czy odpowiednio przygotowany proces i narzędzia mogłyby nas wyręczyć?
Dziś, kiedy bardzo wiele aplikacji ma możliwość automatyzowania procesów, warto poświęcić trochę czasu na znalezienie rozwiązania, które ograniczy do minimum nasze zaangażowanie. Niekorzystanie z tych możliwości to stracona szansa na odzyskanie kilku wolnych minut, które z tygodnia na tydzień zmieniają się w godziny.
Takie optymalizowanie i rozkminianie nt. systemów również zabiera mnóstwo czasu – wskażą niektórzy. To prawda, ale pokuszę się tu o stwierdzenie, że czas spędzony na myśleniu o tym, jak pracować efektywniej nigdy nie jest stracony.
Przedspotkaniowy ping-pong
Panowanie nad kalendarzem wyrosło dziś na jedną z kluczowych kompetencji zawodowych i osobistych. Jednym z koniecznych i uciążliwych obowiązków jest dogadywanie się kiedy, co i jak robimy? W jaki dzień możemy się spotkać? Jakiś czas temu pisałem o tym, jak sprawnie ustalać terminy spotkań i nie zginąć w terminarzowym gąszczu, podając trzy proste i bezpłatne sposoby do zastosowania od zaraz. Cieszę się, że do naszego narzędziownika mogę dorzucić nowe rozwiązania od popularnego wśród polskich organizacji społecznych Google. Pora raz na zawsze skończyć z przedspotkaniowym ping-pongiem. 😉
UWAGA: Funkcje terminy i harmonogramy spotkań są dostępne dla kont służbowych Google dla firm, kont szkolnych Google Workspace, w tym dla Google Workspace for Nonprofits.
Jak działa harmonogram spotkań w Google Workspace?
Harmonogramy spotkań pozwalają udostępniać link do strony rezerwacji, która ułatwia innym osobom planowanie spotkań z Tobą. To przyjazne i proste w obsłudze narzędzie dostępne w języku polskim. Znajomy i przejrzysty interface sprawia, że zarówno ustawianie harmonogramów, jak i rezerwowanie terminów spotkań, nie powinno sprawić problemu. Jak wygląda strona rezerwacji oraz bookowanie terminu?
Jak skonfigurować harmonogram spotkań w Kalendarzu Google?
By utworzyć harmonogram rezerwacji, należy kliknąć przycisk „Utwórz" po lewej stronie kalendarza, a następnie wybrać „Harmonogram spotkań". Kreator poprowadzi nas następnie przez cały proces konfiguracji danego harmonogramu. Możemy m.in. ustawić:
- temat spotkania,
- długość spotkania,
- dostępność jednorazową lub cykliczną,
- czas oczekiwania,
- wyprzedzenie czasowe, z jakim można zarezerwować spotkanie,
- minimalny czas przed rozpoczęciem spotkania, w którym można je zarezerwować,
- czas pomiędzy terminami spotkań,
- maksymalną dzienną liczbę spotkań,
- lokalizację spotkania,
- opis spotkania / wiadomość skierowaną do gości,
- pola formularza rezerwacji,
- przypomnienia.
Oto proces przygotowywania harmonogramu.
Dobre praktyki:
- Przygotuj kilka stałych harmonogramów o różnej długości spotkań (będą automatycznie aktualizować się w zależności od obłożenia Twojego kalendarza).
- Zapisz linki do harmonogramów i wyrób w sobie nawyk wysyłania ich zawsze, kiedy tylko planujesz spotkanie.
- Twórz osobne harmonogramy spotkań, jeśli chcesz bardziej zapanować nad terminami (np. trzy godziny dostępne tylko raz z tygodniu).
- Jeśli chcesz automatycznie oznaczać swoją dostępność w kilku kalendarzach, możesz ustawić taki proces np. przy pomocy aplikacji Zapier. W ten sposób, jeśli pojawi się spotkanie np. w prywatnym kalendarzu, dostępność może zostać oznaczona w kalendarzu służbowym. Google nie pozwala aktualnie synchronizować dostępności kilku swoich kont.
Terminy spotkań w Google Workspace
W kalendarzu Google istnieje także starsza funkcja pod nazwą terminy spotkań. Również chodzi tu o terminy, które mogą rezerwować osoby z lub spoza Twojej organizacji. Podobnie, jak w przypadku harmonogramów swojemu gościowi należy wysłać link do kalendarza, w którym widoczne będą wszystkie ustawione przez Ciebie terminy. Po wejściu na stronę z terminami spotkań, gość wybiera dogodny termin i potwierdza przyciskiem „Zapisz".
Wspominam dla porządku o tym rozwiązaniu, ale nie polecam go. Sam Google informuje o tym, że harmonogramy spotkań finalnie zastąpią tę funkcję.
UWAGA: By gość mógł rezerwować terminy spotkań w kalendarzu, musi posiadać konto Google. Aktualnie w twoim kalendarzu Google domyślnie dostępna jest, opisana w poprzednim akapicie, funkcja harmonogramów spotkań, która działa wymiennie z funkcją terminy spotkań. Jeśli mimo wszystko chcesz wypróbować terminy spotkań, musisz je włączyć w Ustawieniach.
Ogólne > Harmonogramy spotkań > zaznacz pole „Zamiast terminów spotkań twórz harmonogramy spotkań". Aby wyłączyć harmonogramy spotkań, odznacz to pole.
Harmonogramy spotkań i automatyzacja codziennych zadań – podsumowanie
W sieci dostępnych jest wiele narzędzi, które pomagają w ustawianiu spotkań i panowaniu nad kalendarzem. Wśród nich warto wymienić m.in. Calendly czy Doodle. Nowa funkcja harmonogramów spotkań od Google dostępna bezpłatnie dla organizacji społecznych w ramach Google for Nonprofits, choć uboższa w funkcje, jest bardzo mocną alternatywą. Bez wychodzenia z dobrze znanego wielu osobom ekosystemu Google, pozwala sprawniej obsługiwać spotkania, oszczędzać czas i optymalizować wewnętrzne procesy. Mam nadzieję, że temat automatyzacji w obrębie kalendarza poruszony w tym materiale, będzie dla Ciebie inspiracją, by spojrzeć krytycznie na efektywność swoich działań również w innych obszarach. Powodzenia!
Jeśli używasz narzędzi Google, z pewnością przydadzą Ci się inne poradniki redakcji Sektor 3.0:
🗂 Google Workspace dla NGO i edukacji – wersje darmowe i płatne
🎥 Jak działa Google Meet? Najważniejsze funkcje
🇺🇦 Jak tłumaczyć rozmowy ukraińsko-polskie?
📍 Udostępnianie lokalizacji ze smartfona – daj się znaleźć
📱 Jak ustawić klawiaturę ukraińską w smartfonie?
Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy!
Źródło: Sektor 3.0
