Publicystyka - ngo.pl

Biurowy pakiet od Google można zamówić w jednej z kilkunastu odmian. Jedna to zwykłe konto Gmail, cztery z nich to wersje dedykowane organizacjom społecznym, a dwie to rozwiązania dla firm. Szkoły i instytucje oświatowe mogą aplikować o wersje edukacyjne, z których podstawowa jest również bezpłatna.

Nie jest łatwo się w tym połapać, a dodatkowo w każdej chwili Google może dodać kolejną wersję swoich usług lub zmienić dostępne limity, tak jak zrobiło to na kilka miesięcy w czasie pandemii.

Spróbujmy jednak przyjrzeć się najważniejszym różnicom pomiędzy nimi, które mogą być kluczowe podczas decyzji o zakupie Google Workspace, zwłaszcza dla organizacji społecznej.

To wersja dostępna dla wszystkich posiadaczy darmowego konta Gmail. Poza dostępem do kalendarza, dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji online, Google udostępnia nam wirtualny dysk o pojemności 15 gigabajtów.

Google Meet – popularny partner w organizacji spotkań online

Jeśli chodzi o komunikator do spotkań i telekonferencji, czyli Google Meet, to w darmowej wersji umożliwia on prowadzenie spotkań o długości do godziny powyżej trzech osób lub do 24 godzin dla dwóch osób. Maksymalna liczba uczestników i uczestniczek to 100 osób.

Funkcje dostępne w tej wersji:

• udostępnianie ekranu,
• zmiany układu widocznych osób,
• czat,
• efekty tła (rozmazywanie, filtry etc.),
• wbudowana tablica wirtualna (Google Jamboard),
• automatycznie generowane napisy (działają dla kilku najpopularniejszych języków: angielskiego, francuskiego, hiszpańskiego, portugalskiego, niemieckiego).

Spotkania możemy tworzyć przez stronę Google Meet lub bezpośrednio w naszym kalendarzu konta Gmail. 

Ta podstawowa i darmowa wersja pakietu biurowego od Google nie posiada żadnych dodatkowych opcji ułatwiających zdalną pracę zespołową, np. moderowanie spotkań online w Meet czy zaawansowane zarządzanie uprawnieniami dostępu do dokumentów online.

Organizacje pozarządowe ucieszy fakt, że profesjonalną wersję narzędzi Google, w tym Meet z dodatkowymi możliwościami, można otrzymać za darmo lub ze zniżką. O konto darmowe lub ze zniżką dla organizacji można aplikować tutaj.

Najpopularniejszą wersją jest darmowa Google Workspace dla organizacji non-profit. W porównaniu do zwykłego Gmaila otrzymujemy większą przestrzeń dyskową (30 gigabajtów na użytkownika) oraz możliwość tworzenia grup na dysku w celu lepszego zarządzania dostępami do plików i bezpieczeństwem.

Zespoły pracujące zdalnie oraz osoby organizujące webinary znajdą dopiero w tej wersji dodatkowe funkcje w Meetcie, pozwalające na efektywną moderację spotkań online. Najważniejszym dodatkiem są zapewne pokoje, czyli możliwość pracy w podgrupach w ramach jednego spotkania.

Poza opcjami dostępnymi w Meet dla darmowego Gmaila, wszystkie wersje Workspace oferują również:

• opcję zgłaszania się do zabrania głosu przez przycisk „podnoszenia ręki”,
• podział na pokoje dla podgrup,
• możliwość tworzenia ankiet do spotkań,
• tryb pytań i odpowiedzi,
• dłuższe spotkania (do 24 godzin) bez limitu osób uczestników,
• większy limit uczestników spotkania (do 100 osób).

Brak możliwości nagrywania spotkań w Meet w darmowej wersji Workspace to poważne ograniczenie dla wielu dla organizacji pozarządowych. W takiej sytuacji możemy skorzystać z konkurencji (np. Zoom lub Jitsi) lub obejść brak tej funkcji za pomocą darmowego programu OBS. Pozwala on na nagrywanie nie tylko ekranu, ale również dźwięku z komputera i trwającego spotkania. Ta ostatnia opcja, choć darmowa, wymaga trochę technicznej pracy i przygotowania, co nie zawsze jest najwygodniejszym rozwiązaniem. W sieci możesz znaleźć poradniki jak to zrobić, na przykład tutaj.

Darmowe wersja Workspace dla organizacji non-profit posiada również dostęp do narzędzia Google Classroom.

Organizacje, które potrzebują większych przestrzeni dyskowych oraz wyższych limitów liczby osób na spotkaniach w Google Meet, mogą aplikować o jedną z trzech płatnych wersji Workspace.

Kiedy zaczynamy płacić za Workspace dla NGO, otrzymamy również możliwość nagrywania spotkań i automatycznego zapisywania wideo na dysk Google.

• Business Standard (11,50 zł za użytkownika miesięcznie) pozwala na udział do 150 osób na spotkaniu na Meet, a przestrzeń dyskowa to 2 terabajty na osobę.
• Business Plus (19,32 zł za użytkownika miesięcznie) pozwala na udział do 250 osób na spotkaniu Meet. Każdy użytkownik posiada 5 terabajtów przestrzeni dyskowej. Od tej wersji dostępne jest również śledzenie obecności osób uczestniczących w spotkaniu.
• Enterprise wyceniane jest indywidualnie, choć i tutaj Google obiecuje ponad 70% zniżki wobec wyceny komercyjnej. Kluczowe dodatki w tej wersji to możliwość prowadzenia publicznych transmisji z Google Meet, dodatkowe wyciszenie szumów i nieograniczona przestrzeń dyskowa.

Dokładne ​​porównanie wersji darmowej i ze zniżkami dla organizacji non-profit można znaleźć tutaj.

Szkoły i uczelnie wyższe mogą skorzystać z darmowej wersji Workspace lub podobnie jak organizacje społeczne, uzyskać wyższy pakiet ze zniżką. Najważniejszą funkcją w wersjach edukacyjnych, której nie posiadają Workspace dla NGO czy firm, to narzędzie Google Classroom. Pozwala ono na zarządzanie klasami, ich pracą oraz wystawianie ocen. Dodatkowo wyższe, płatne wersje oferują:

• pokoje w ramach jednej lekcji (lub spotkania),
• wyższe limity osób na spotkaniu,
• raporty antyplagiatowe,
• możliwość prowadzenia transmisji publicznych*,
• możliwość integracji dodatkowych narzędzi od innych niż Google dostawców oprogramowania.

Na początku pandemii Google dodało tymczasowo w darmowej wersji Workspace dla edukacji możliwość nagrywania spotkań. Funkcja ta ma być dostępna tylko do 9 stycznia 2022 roku. Dokładne porównanie wersji edukacyjnych można znaleźć tutaj.

Pełne zestawienie funkcji w każdej z opcji bezpłatnych i płatnych Google Meet znajdziesz na tej stronie.