Publicystyka - ngo.pl

Pierwszym narzędziem, jakie przychodzi nam do głowy, kiedy chcemy wysłać maila, jest nasza skrzynka pocztowa (np. Gmail czy Outlook). Zazwyczaj sprawdza się świetnie, kiedy komunikujemy się z maksymalnie kilkoma osobami naraz. A co, jeśli na liście adresowej mamy darczyńców, wolontariuszy czy uczestników szkolenia? Jak wysłać maila do wielu osób i ukryć adresy odbiorców? Jedno jest pewne. Wklejenie wszystkich adresów do pola UDW (ukrytej kopii) to nie jest dobre rozwiązanie.

W przypadku działań organizacji warto skorzystać z narzędzi stworzonych do email marketingu, czyli seryjnej wysyłki maili. Często kojarzą się one z dużymi skomplikowanymi serwisami i newsletterami docierającymi do setek osób. To jednak proste i przystępne programy, które sprawdzą się świetnie w codziennym kontakcie z odbiorcami waszej NGO. Email marketing w fundacji czy stowarzyszeniu nie musi być trudny.

Czytaj także: Newsletter w organizacji? Tak, warto. Rozwiewamy wątpliwości

• Pozwalają na zebranie adresów mailowych w jednym miejscu oraz podział odbiorców na różne grupy np. wolontariusze, uczestnicy warsztatów czy partnerzy.
• Umożliwiają systematyczny kontakt z odbiorcami poprzez newsletter czy wysyłkę informacji o trwających projektach i otwartych naborach.
• Oszczędzają czas – nie musimy dodawać za każdym razem adresów e-mail, możemy szybko znaleźć poprzednie treści, szablony wiadomości i je kopiować.
• Pozwalają łatwo zaprojektować wygląd wiadomości, a dzięki temu wyróżnić się na tle innych i zadbać o spójność wizualną w oczach odbiorców.
• Są dla zespołu źródłem wiedzy nt. wszystkich komunikatów, które zostały wysłane do sympatyków i sympatyczek organizacji.
• Dają możliwość analizowania m.in. ile osób otwiera maile, i kto klika w linki.

Posłużę się tutaj przykładem, który pokaże, jak w praktyce możesz wykorzystać możliwości FreshMaila. Organizujesz warsztaty, na które chętne osoby zapisały się przez formularz, podając swoje dane oraz maila. Wiesz, że będziesz wysyłał(-a) kilka wiadomości:

• szczegóły spotkania,
• przypomnienie na dzień przed warsztatami,
• podziękowanie.

Zależy Ci, aby zapisane osoby przeczytały wiadomość ze szczegółami i przyszły na spotkanie, a w przyszłości wzięły udział w innych aktywnościach. W jaki sposób osiągnąć to za pomocą FreshMaila?

Obejrzyj tutorial i naucz się krok po kroku, jak przygotować profesjonalną wysyłkę samodzielnie.

Spis treści:

• 00:00:12 Dlaczego warto używać narzędzi do email marketingu?
• 00:02:24 Dodawanie adresów odbiorców wiadomości
• 00:04:12 Kampania mailingowa – podstawowe parametry
• 00:05:19 Wybór odbiorców wiadomości
• 00:05:30 Przygotowanie treści wiadomości
• 00:06:49 Testy kampanii przed wysyłką
• 00:07:40 Ustawienia zaawansowane i wysyłka wiadomości
• 00:09:00 Archiwum i raporty wysyłek
• 00:09:39 Kampania mailowa krok po kroku – podsumowanie

Dodawanie odbiorców

Pierwszym krokiem będzie wgranie adresów e-mail wraz z danymi osób do systemu. Zrobisz to w zakładce Odbiorcy > Dodaj listę. Nadajesz nazwę grupie, a następnie dodajesz adresy. Możesz wpisać je ręcznie lub wgrać plik Excel lub CSV. Zatwierdzasz, a adresy dodają się do bazy.

Tworzenie wiadomości

Następnie możesz przejść do tworzenia wiadomości, wybierając z górnego menu Kreator kampanii. Tu nadajesz nazwę kampanii oraz tytuł, który wyświetli się w skrzynce odbiorczej. Warto zadbać, aby tytuł był intrygujący i sprawiał, że odbiorca otworzy maila.

Wybór odbiorców

Teraz decydujesz, do jakiej grupy lub wielu grup ma trafić wiadomość. Możesz wpisać adresy ręcznie, stworzyć nową grupę (tak jak w kroku pierwszym) lub skorzystać z dodanej wcześniej.

Tworzenie treści

Czas na projektowanie wiadomości. Możesz skorzystać z proponowanych wzorów lub stworzyć swój własny. Warto spędzić trochę czasu na stworzeniu wyglądu pasującego do wizerunku Twojej organizacji. Wybierz kolory, rodzaj fontów i przycisków, dodaj linki do profili w mediach społecznościowych. Zaprojektowaną wiadomość możesz zapisać jako szablon.

Testy

Program daje nam możliwości różnego rodzaju testów. Test antyspamowy sprawdza, czy wiadomość ma szansę trafić do SPAMU i co powinniśmy poprawić, aby zmniejszyć to ryzyko. Inbox test umożliwia podgląd w różnych programach pocztowych i pozwala zweryfikować, czy wiadomość wyświetla się poprawnie. Kampania testowa umożliwia wysłanie testowego maila na wybrany adres. Dzięki temu możemy na swojej poczcie sprawdzić, czy wszystko wygląda dobrze, a linki i przyciski działają i odsyłają w odpowiednie miejsce.

Zaawansowane

Tu ustawimy, na jaki adres powinny trafić odpowiedzi oraz potwierdzenie wysłania wiadomości. Mamy tutaj także dostęp do wielu dodatkowych ustawień.

Wysyłka

Czas na jeden z ostatnich etapów. Wiadomość możemy wysłać od razu lub ustawić datę wysyłki. Opóźnienie wysyłki przydaje się szczególnie wtedy, kiedy chcemy przesłać przypomnienie na dzień przed rozpoczęciem wydarzenia lub końcem naboru a sami nie możemy być wtedy przed komputerem.

Podsumowanie

Zobaczymy tutaj ostateczny wygląd wiadomości oraz wszelkie parametry ustawione wcześniej (w lewym panelu bocznym). Możemy wprowadzić zmiany na każdym z etapów, a program pokazuje możliwe błędy. Kiedy wszystko sprawdzimy czas na przycisk Wyślij wiadomość. W ten sposób w kilku prostych krokach zaplanowaliśmy wysyłkę wiadomości. Przechodząc do zakładki Kampanie, zobaczymy wszystkie stworzone i wysłane kampanie.

Korzystanie z narzędzi do email marketingu, takich jak FreshMail, MailerLite czy GetResponse sprawia, że komunikowanie staje się prostsze, bardziej zorganizowane, a maile wyróżniają się wyglądem. Nie trzeba mieć setek odbiorców, aby skorzystać z tych rozwiązań.

Przeczytaj także:

• Newsletter w organizacji? Tak, warto. Rozwiewamy wątpliwości
• 10 stron internetowych polskich organizacji, z których warto uczyć się, jak angażować
• Marketing w NGO: ​​trzy sposoby na wzmocnienie przekazu twojej organizacji
• Landing page z misją społeczną
• Zbiórki na Facebooku – poradnik dla organizacji non-profit

Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy!