Praca zdalna pracy zdalnej nierówna. Pandemia koronawirusa spowodowała, że wiele osób musiało porzucić swoje przyzwyczajenia i rozpocząć pracę zdalną, na odległość, gdzie naszym jedynym kontaktem z kolegami i koleżankami z pracy był laptop, kamera internetowa i – sporadycznie – telefon. Czy tak można pracować? Jak najbardziej.
Sytuacja epidemiologiczna wciąż ewoluuje
Jeszcze w maju wydało się, że liczba zachorowań jest pod kontrolą i będzie systematycznie się zmniejszać. Niestety, ale ostatnie tygodnie zweryfikowały tę prognozę. Zarówno Polska, jak i wiele innych państw boryka się ze wzrostem liczby zakażonych koronawirusem. Zmusza to do rozważenia modelu pracy, który zapewni efektywność, a także będzie cechował się troską o zdrowie załogi.
Właśnie z tego względu sporo firm wciąż umożliwia pracę zdalną, bez konieczności odwiedzania biur. Ten schemat działania nie dotyczy zresztą tylko firm nastawionych typowo na monetyzację dóbr i usług, ale i organizacji społecznych, czy na przykład redakcji i osób publicznych.
Dobrze obrazuje to telewizja. W programach publicystycznych redaktorzy wciąż często łączą się ze swoimi rozmówcami, którzy są oddaleni od studia nieraz o paręset kilometrów. Wydaje się, że jest to element rzeczywistości, do jakiej będziemy musieli przywyknąć. Warto więc wiedzieć, jak zorganizować pracę zdalną w taki sposób, by jej efektywność była taka sama – a może i wyższa – niż w tradycyjnym modelu zarządzania zespołem.
Z pomocą przychodzi branża IT
Wbrew obiegowej opinii, praca na odległość nie jest niczym odkrywczym. Już od wielu lat w ten sposób pracują m.in. programiści czy wielu e–redaktorów, którzy piszą dla ogólnokrajowych portali tematycznych. Oznacza to, że ci wszyscy ludzie mieli sporo czasu, by wypracować rozwiązania, które optymalizują pracę. Na szczęście jest to założenie słuszne.
Wiele zespołów może korzystać z dobrodziejstw tablicy Kanban, która w pewnym sensie jest rozwinięciem pracy w systemie SCRUM, która bardzo dobrze przyjęła się zwłaszcza w zespołach informatyków i techników w Stanach Zjednoczonych. Mamy też darmowe narzędzie, które da nam dostęp do tego sposobu zarządzania – jest to Trello.
W tym modelu osoba wyznaczona do danego zadania przechodzi z projektem całą ścieżkę. Od wprowadzenia go na tablicę zadań do wykonania, po przeniesienie go do sekcji „w trakcie”, aż do zaznaczenia zadania jako wykonanego. Osoba zarządzająca zespołem ma pełną wiedzę odnośnie tego, na jakim etapie znajduje się w danej chwili projekt i może dopasować kolejne zadania do okoliczności. Wymagana jest jedynie konsekwencja i sumienność w przenoszeniu tasków do poszczególnych sekcji, co zajmuje ledwie kilka sekund.
Czy wydajność pracy zdalnej ustępuje pracy za biurkiem?
Zdecydowanie nie. Wręcz przeciwnie. Wiele badań dowiodło, że praca zdalna zapewnia większą efektywność, a także generuje spore oszczędności – zarówno po stronie pracownika – jak choćby koszt dojazdów do pracy, jak i pracodawcy. Odpada wiele zadań biurowych, zużycie tuszy w drukarkach czy wody i mediów.
Jeśli praca zdalna ma zadziałać na dłuższy czas, organizacje i firmy muszą wypracować dwa niezależne od siebie modele komunikacji. Przede wszystkim, komunikacja musi być zsynchronizowana wśród liderów zespołów. Powinni oni mieć utworzone wewnętrzne, niewidoczne dla szerszego grona pracowników, pokoje do rozmów – na przykład w MS Teams czy Facebook Workplace.
Przyczyna jest prozaiczna. Ta oś komunikacji, którą możemy nazwać „osią liderów” odpowiada za dalekosiężną politykę. Kierownik działu pozyskiwania funduszy zewnętrznych musi współpracować z księgowością, która z kolei musi wiedzieć, czy prawodawstwo w Polsce jest już przygotowane pod dany projekt. Dopiero po zoptymalizowaniu “osi liderów” można myśleć o kolejnym, niezwykle ważnym elemencie: komunikacji pionowej.
Polega ona na tym, że liderzy zespołów muszą odpowiednio zarządzać swoimi zespołami pracowników. Tutaj wracamy do tablicy Kanban i Trello. Dopiero gdy zarządzający zna zadania, postęp prac i ewentualne opóźnienia, może pracować zdalnie z pełną wydajnością.
Jak się komunikować?
W firmie pracującej w sposób tradycyjny (offline), mamy do czynienia z komunikacją synchroniczną. Akcja – reakcja. Jeśli zarządzający zespołem zada pracownikowi pytanie o stan projektu, to odpowiedź otrzymuje natychmiast. Wiele osób chciałoby przenieść ten model działania do sieci w skali jeden do jednego. Badania dowodzą, że jest to błąd.
Kraje i branże, które przez lata wypracowały odpowiednie standardy w pracy na odległość rekomendują przejście na komunikację asynchroniczną, czyli taką, gdzie pracownik nie jest uwiązany do komputera od 8 do 16 i cały czas musi być on-line. Powoduje to stres i dekoncentruje, co może odbić się na jakości wykonywanych obowiązków.
Jeśli lider zaufa swojemu zespołowi i pozwoli, by ci odpowiadali na jego pytania w dopasowanych do ich własnych preferencji godzinach, to lepiej poradzą sobie oni z psychiczną presją pracy na odległość, a oddane zadania będą wykonane lepiej, staranniej.
Praca zdalna już teraz ewoluuje
Po zniesieniu wielu zasad, które obowiązywały nas podczas lockdownu, z rynku pracy płynie wiele ciekawych informacji. Pierwszą – a dla wielu najciekawszą daną – jest dążenie do przeplatania pracy zdalnej ze stacjonarną. Można nazwać ten system pracy modelem mieszanym, co wynika z tego, że część dni roboczych pracownik ma spędzać w domu, a część w firmie.
Pierwsze badania sugerują, że to rozwiązanie może przyjąć się w Polsce całkiem dobrze. Wielu liderów branż nie dość, że przystało na model pracy – na przykład – 2+3 (2 dni w domu, 3 w firmie), to jeszcze zaangażowało się w jego promocję. Mając na uwadze, że trendy są zwykle wyznaczane przez te duże firmy i z czasem zmierzają do coraz mniejszych działalności, można stwierdzić, że za jakiś czas to ten model pracy może zacząć dominować.
Pozwala on połączyć komfort i troskę o bezpieczeństwo pracownika z tradycyjnym modelem zarządzania, od którego wielu przełożonym trudno jest odstąpić. Zdarza się, że to pracodawca jest “nieprzystosowany cyfrowo” i woli zwoływać tradycyjne spotkania w sali narad. Cykl pracy mieszanej to odpowiedź na nową, kształtującą się na naszych oczach rzeczywistość.
Sytuacja jest elastyczna
Trudno wskazać jeden, najlepszy model pracy zdalnej. Można mówić o przeniesieniu wytycznych Kanban i SCRUM poza świat technologii – z którego te się w dużej mierze wywodzą – jednak problem jest nieco inny. Rynek pokazał, że nie wszyscy są gotowi na taką rewolucję. “Stara gwardia” wciąż preferuje tradycyjny model komunikacji, a szczytem awangardy często jest rozmowa czy konferencja telefoniczna.
Te modele pracy zdalnej z powodzeniem wykorzystywane są m.in. w marketingu, zarządzaniu oraz przy tworzeniu oprogramowania. Tablica kanban ma na celu zwizualizowanie procesu z rozbiciem go na etapy, określeniem limitów zadań oraz dalszej optymalizacji.
Nie wszystkie firmy chcą wdrażać tak daleko idące zmiany, które często ocierają się wręcz o rewolucję, jednak rozwój pandemii na całym świecie pokazuje, że być może za pewien czas stanie się to konieczne. Ostatecznie, praca zdalna znalazła uznanie nie tylko w oczach firm, ale i wielu pracowników, którzy dotychczas nie korzystali z jej dobrodziejstw.
Właśnie z myślą o wszystkich tych organizacjach i firmach, które nie są jeszcze przekonane do rewolucji, trzeba poważnie zastanowić się nad modelem mieszanym. Nie można wykluczyć, że zostanie on w jakiś sposób usankcjonowany prawnie, bowiem spełnia oczekiwania zarówno przełożonych, jak i pracowników, a wszystko wskazuje na to, że zagrożenie wywołane przez COVID–19 zostanie z nami na dłużej.
Można wskazać też na dość podstawowy, ale w niektórych sytuacjach zasadny podział na pracę zdalną w trybie online i offline. Nie zawsze trzeba być połączonym z siecią, aby szybko oddać do użytku projekt. Dobrym przykładem jest współpraca bazująca na tworzeniu treści lub ich edycji. Korektor książek nie musi być w ciągłym kontakcie z przełożonym. Wystarczy, że dziennie odda ustaloną ilość zredagowanych stron, wysyłając maila raz na dobę.
Tego komfortu nie mają osoby, które z założenia pracują w zespole. W ich przypadku praca online to nie tyle co opcja, a nieraz wręcz konieczność. Mimo tego, że ikona czatu nie świeci się cały czas, informując o kolejnych wiadomościach, to jednak w dobrym guście jest bycie dostępnym, gdyby nagle pojawiły się nowe pytania lub kwestie, które pracodawca chciałby doprecyzować.
O praktycznej ewolucji pracy na odległość będzie można mówić dopiero za rok, po wnikliwej analizie tego, jak zachowają się zarówno polskie, jak i globalne firmy po drugiej fali pandemii, która – niestety – wciąż jest dość prawdopodobnym scenariuszem.
Interesujesz się nowymi technologiami i chcesz w oparciu o nie rozwijać swoją organizację? Zajrzyj również na blog Sektora 3.0 i dołącz do naszego newslettera, by nie przegapić kolejnych przydatnych tekstów. Zapraszamy! 🙂
Źródło: Sektor 3.0
